Защо се нуждаеш от система?

Известен факт е, че едно от най-важните умения, свързани с постигането на високи резултати, е да си поставяш цели, при това SMART цели.

Целите могат да бъдат най-различни – бизнес цели, лични цели… Например, човек може да си постави за цел да привлече определен брой нови клиенти за своя бизнес, да открие по-добра работа, да научи чужд език, да спре да пуши или да отслабне.

Факт е обаче и още нещо – хората, а и фирмите, невинаги постигат своите цели. Да имаш цел все още не значи, че тя ще се превърне в постигната цел. За да се постигне една цел, имаш нужда от нещо много важно. Имаш нужда от система.

Какво е “система”?

Нека още в началото дефинирам какво точно е “система” в контекста на темата на тази статия:

Система е набор от принципи, правила или процедури, според които се извършва някаква дейност. Система е организиран метод за действие.

На практика, системите са навсякъде около нас, при това от ранна детска възраст, а и много след това:

• Когато се учим да четем, пишем или смятаме, ние изпозваме система. Например, има специални правила, които използваме, за да събираме, изваждаме, умножаваме и делим. Спазването на математическите правила (система) ни гарантира постигане на целта – безпогрешни изчисления. Незачитането на правилата ни носи единствено грешки и стрес.
• Когато се учим да шофираме, ние използваме система. Най-напред завъртаме ключа, за да запалим колата. Поглеждаме в страничното огледало, за да се уверим, че отзад не идва някой. Подаваме мигач. Преминаваме на първа скорост. Подаваме газ. Потегляме. Спазването на правилата за движение (система) ни гарантира постигане на целта – уверено и безопасно пристигане в крайната точка на пътуването. Незачитането на правилата ни носи сериозни страдания или глоби.
• Когато се учим да готвим, ние използваме система. Всяка рецепта практически е мини-система за приготвяне на определено ястие. Първо се определя какви и колко ще са продуктите, в зависимост от порциите, за които ще се готви. След това се пристъпва към самия процес на готвене, като се спазва определена последователност и техники за приготвяне на храната. Спазването на правилата и техниките, описани в рецептата (система) ни гарантира постигане на целта – приготвяне на вкусно ястие. Неспазването на правилата ни носи разочарование, критика и дори присмех.

Горните примери, а и десетки други, които лесно могат да се приведат, показват, че за да постигаме определени цели и високи резултати, ние се нуждаем от системи, при това добри системи. И колкото по-важна е някоя цел, толкова по-ключова става нуждата от система, с чиято помощ да постигнем целта. А стига въпросната цел да трябва да се постига отново и отново във времето, тогава необходимостта от система е от критично значение.

Приложение на системите в бизнеса

В бизнеса нуждата от добри системи е навсякъде. Например:

• Ако си собственик на фирма, целта ти може да е да развиваш успешно компанията си и да постигаш определено ниво на продажби. За да постигнеш подобна цел, имаш нужда от система. Трябва да знаеш как да създаваш интересни продукти, как да ги продаваш, как да извършваш маркетинг, как да управляваш човешките ресурси.
• Ако си мениджър, целта ти може да бъде да управляваш ефективно сътрудниците си. За да постигнеш подобна цел, имаш нужда от система. Трябва да знаеш как да управляваш хора, как да им определяш цели, как да хвалиш и порицаваш, как да делегираш.
• Ако си служител, целта ти може да е свързана с твоята професия. Например, ако си продавач, целта ти може да е свързана с постигане на определени продажби през годината и привличането на определен брой нови клиенти. За да постигнеш подобна цел, имаш нужда от система. Трябва да знаеш как да продаваш – какво да правиш първо, какво второ, какво трето.

Приложение на системите в живота

И в личния живот нуждата от добри системи е навсякъде. Например:

• Ако си решил да живееш здравословно, целите ти могат да бъдат свързани с отслабване. За да намалиш теглото си и за да го поддържаш в здравословни граници след това, имаш нужда от система. Трябва да знаеш какво точно да ядеш (и какво да избягваш), в какви количества, колко често. Трябва да знаеш как да тренираш някакъв спорт – с какви натоварвания, с каква продължителност, с каква честота.
• Ако си решил да научиш чужд език, целта ти може да е свързана с овладяване на определено ниво – A1, A2, B1, B2, C1… За да постигнеш подобна цел, имаш нужда от система. Трябва да знаеш какви точно методи за учене ще използваш, колко често, с каква продължителност, как ще подготвяш домашни работи и ще приемаш обратна връзка от водещия на езиковия курс.
• Ако си решил да кандидатстваш за нова работа, целта ти може да бъде да спечелиш конкретно работно място за сметка на останалите кандидати. За да постигнеш подобна цел, имаш нужда от система. Трябва да знаеш как точно да изготвиш атрактивна автобиография, как да съставиш убедително мотивационно писмо и как да се държиш по време на интервю за работа.

Какво се случва, когато се работи без система?

От всички примери, приведени дотук, е логично да се заключи, че човек има нужда от система за всяко важно нещо, което прави.

И все пак, какво се случва, ако действаш без система, особено ако това, което правиш, е нещо важно?

Когато правиш нещо важно без система, възниква хаос. При липсата на система ти си принуден да импровизираш, но има един фундаментален проблем при импровизациите – те не гарантират високи резултати и постижения.

Импровизациите сами по себе си са нещо хубаво, но ако се разчита основно на тях, те обикновено водят до смесени, колебливи, противиречиви резултати. Веднъж можеш да направиш “добро попадение” с някоя импровизация, но това, уви, ще е един моментен успех. Друг път със сигурност ще сбъркаш, при това може би фатално.

Помисли как би изглеждала работата в една фирма, ако всички в нея импровизират, всеки по свой личен вкус и усет. Мениджърите импровизират, когато управляват… Служителите импровизират, когато изпълняват… Нима това няма да е една тотално хаотична и зле организирана фирма? И нима не е пълно с такива фирми?

Не е добра идея за важни неща в живота да се разчита на голи импровизации. Не забравяй, че дори най-добрите импровизатори в света на музиката – джазмените, когато импровизират, винаги следват определена музикална тема (система).

Системите изграждат навици

И така – използването на системи за важните неща в работата и живота помага за постигането на високи резултати (цели).

Но успехите не бива да се епизодични, временни, краткотрайни. Всички ние се нуждаем от устойчиви и систематични успехи, от резултати, които да постигаме отново и отново, по относително предсказуем и последователен начин.

Например в бизнеса, ако стремежът ни е той да се развива стабилно, се нуждаем от систематични успехи. В кариерата, ако искаме да процъфтява, се нуждаем от систематични успехи. В личния живот, ако желанието ни е да му се наслаждаваме, се нуждаем от систематични успехи.

Систематичността в постигането на определени цели изисква използването на добри системи. Това на свой ред е пряко свързано с изграждането на добри, трайни навици за високоефективна работа.

Най-големият експерт в света по въпросите на навиците и високата ефективност е Стивън Кови, автор на “Седемте навика на високоефективните хора” и “Осмият навик”. Той по един великолепен начин обрисува разликата между цели и системи и нуждата от баланс между двете неща.

Използвайки баснята на Езоп за “Кокошката и златните яйца”, Кови посочва, че колкото повече се грижиш за кокошката си, толкова повече и по-дълго ще получаваш златни яйца от нея. Казано с други думи, колкото повече инвестираш в усвояването на добри системи (знания и умения как да се върши нещо), толкова повече високи цели и резултати ще постигаш.

В определен момент, всичко това ще доведе до изграждането на специални навици за висока ефективност. Те на свой ред ще гарантират систематични успехи.

В резюме

За всяко важно нещо, с което се захващаш, ти ще имаш нужда от две неща – цел и система. Докато целта е много полезна за планиране и задаване на определена посока, системата е това, което кара нещата да се случват и прави прогресът възможен.

Много хора се фиксират твърде силно върху своите цели, а игнорират или не се замислят за системите, което е груба грешка. Това е главната причина защо нещо иначе толкова важно, каквото е позитивното мислене, което нашумя като концепция от книгата “Тайната” на Ронда Бърн, съвсем не е достатъчно за постигане на устойчиви успехи.

Усвояването на добра система за всяко важно нещо от твоя професионален и личен живот, в комбинация с дисциплинираното придържане към нея, е ключовата съставка за постигане на сериозни резултати в дългосрочен план.

Прочети повече: Как да постигаш целите си.