Закон на Парето (Правило 80/20)

Правилото 80/20, официално наричано “Закон на Парето”, “Принцип на Парето”, а понякога и “Закон за елита” гласи, че за много събития приблизително 80% от резултатите се дължат на 20% от причините.

Тази закономерност е открита от италианския икономист Вилфредо Парето още през 1896 г. и е публикувана в неговия първи труд “Курс по политическа икономия”. В наши дни вероятно най-големият експерт в света по тази тема е Ричард Кош, автор на “Принципът 80/20 и още 92 силови закона на природата”.

Първоначалната идея се родила, когато в своята зеленчукова градина Парето установил, че около 20% от граховите шушулки раждат 80% от граховите зърна. Впоследствие, анализирайки разпределението на богатството в Италия, той установил подобно съотношение – 80% от земята е собственост на 20% от населението.

Правилото 80/20 става популярно през 1937 г., когато експертът по управление Джоузеф Джуран му дава публичност и предлага да се казва “Закон на Парето”.

Главната теза на Закона на Парето е, че повечето неща в живота (резултати, награди, усилия) не се разпределят равномерно – някои имат по-голямо значение от други. Казано с езика на цифрите, 20% от усилията раждат 80% от резултатите.

Голямата идея на Закона на Парето

Ако приемем тезата, че повечето неща в живота не се разпределят равномерно и че някои имат по-голямо значение от други, то каква е голямата идея на Правилото 80/20?

За мен отговорът се крие в определяне на приоритети и фокус към най-важните неща.

Ако само 20% от усилията раждат цели 80% от резултатите, всичко, което човек следва да прави е да полага въпросните 20% от усилията в своята работа и да игнорира останалите 80%.

Това изисква яснота по главните приоритети и фокус в работата. При равни други условия, резултатите ще са много добри, може би дори отлични, с цената на по-малко време, енергия и стрес.

Преди да разгледаме приложението на Правилото 80/20 в различни сфери от работата, бизнеса и живота, нека отговорим на един важен въпрос.

“Закон” ли е наистина Законът на Парето?

Законът на Парето не е закон в строгия смисъл на думата. Не винаги съотношенията между нещата са 80/20.

Например, в една фирма е възможно 20% от служителите да създават не 80%, а само 10% от резултатите. Или 50%. Или 90%. Напълно е възможно 20% от служителите да вършат 100% от работата, а останалите 80% да не вършат абсолютно нищо.

Ето защо, трябва да имаш предвид, че Законът на Парето всъщност е по-скоро наблюдение върху начина, по който често пъти се случват нещата. Правилото 80/20 е относителен, понякога груб ориентир за типичните разпределения в живота. Просто тези разпределения, особено когато става дума за съотношение между работа и резултати, много често са несиметрични.

Как да прилагаш Закона на Парето в управлението, работата и бизнеса?

Правилото 80/20 в управлението на хора

Ето как можеш да отнесеш Закона на Парето (Правилото 80/20) в управлението на хора:

• 20% от служителите създават 80% от резултатите. Това означава, че като мениджър следва да знаеш кои са твоите топ-служители, които правят най-високи продажби, създават най-добрите продукти или разрешават най-големите проблеми. Отдавай на тези хора нужното признание, уважавай ги и ги възнаграждавай подобаващо. Не бива да забравяш, че служителите в Топ 20% са твоите “звезди”.
• 20% от служителите предизвикат 80% от проблемите. Става дума за неща като междуличностни конфликти, влошаване на атмосферата, безпричинни отсъствия, неспазване на стандартите за работа и др. Като мениджър следва да познаваш добре проблемните служители и да се фокусираш върху техния прогрес, а когато това не е възможно – вероятно да се освободиш от тях.
• 20% от мениджърските действия допринасят за 80% от мениджърската ефективност. Това означава, че следва да познаваш отлично твоите мениджърски роли и отговорности. Фокусирай се върху най-важните роли и отговорности, без разпиляване, микроуправление или стремеж към тотален контрол.

Правилото 80/20 в продажбите

Ето как можеш да отнесеш Закона на Парето (Правилото 80/20) в продажбите:

• 20% от клиентите създават 80% от оборота. Това означава, че като продавач е нужно да познаваш задълбочено твоите клиенти и да знаеш кои от тях правят по-големи или по-чести поръчки/покупки. Твоят главен приоритет като търговец следва да е насочен към максимално удовлетворяване на нуждите и желанията именно на тази група клиенти.
• 20% от търговския персонал прави 80% от оборота. Това значи, че като мениджър по продажбите следва да знаеш кои са твоите топ-продавачи и да им отдаваш нужното признание и възнаграждения.
• 20% от клиентите правят 80% от оплакванията.Главната ти задача тук е да идентифицираш тази група клиенти, техните основни оплаквания и да откриеш начини за оптимизиране на усилията и времето, които се отделят за работа с тях.

Ето и една интересна подробност. Установено е, че Правилото 80/20 в продажбите работи и на по-дълбоко ниво. 20% от 20% на клиентите са причина за 80% от 80% от оборота. Или, сметката показва, че съгласно Закона на Парето 4% от клиентите носят 64% от оборота.

Вгледай се в тези Топ 4% от клиентската ти база. Как би могъл да откриеш повече такива клиенти? Това би имало огромно значение за твоите продажби.

Правилото 80/20 в маркетинга

Ето как можеш да отнесеш Закона на Парето (Правилото 80/20) в маркетинга:

• 20% от продуктите носят 80% от оборота. Това означава, че продуктовата диверсификация може да има ограничено влияние върху продажбите и да не си струва усилията и инвестициите. Това е тема от съществено значение за твоя бизнес план.
• 20% от маркетинговите дейности водят до 80% от маркетинговите резултати. Това значи, че е добре да се фокусираш върху онези маркетингови дейности (промоционални, дистрибуционни), които имат най-висока възвръщаемост. Подобни решения без съмнение ще имат силно влияние върху твоя маркетинг микс.

Правилото 80/20 в управлението на проекти

Ето как можеш да отнесеш Закона на Парето (Правилото 80/20) в управлението на проекти:

• 20% от усилията в един проект произвеждат 80% от резултатите. Това е добре известно в управлението на проекти. За да не надхвърляш заложените срокове или бюджети, като мениджър на проект следва да използваш Правилото 80/20 за по-добро планиране, изпълнение и проследяване на резултатите, както и управление на риска.
• 20% от дефектите причиняват 80% от проблемите. Това означава, че като мениджър следва да идентифицираш източниците на основните проблеми, които водят до дефекти, сривове или кризи в дейността. Фокусирай се върху тях и вложи максимална енергия. Понякога тези проблеми са по-комплексни и нямат бързи решения, но разрешаването им следва да бъде основен приоритет.

Правилото 80/20 в управлението на времето

Ето как можеш да отнесеш Закона на Парето (Правилото 80/20) в управлението на времето:

• 20% от задачите през деня ще донесат 80% от резултатите. Следва да избираш внимателно в какви задачи инвестираш времето си. Като правило това трябва да са малко на брой, но важни задачи. Да се прави планиране на дейностите за работния ден или седмица и да се избира работа по важните (но често неспешни) задачи, е клювочо умение за успешно управление на времето.

В резюме

Законът на Парето (или Правилото 80/20) има своите ограничения, но основната идея е проста и полезна: повечето неща в живота не се разпределят равномерно.

На база на тази идея, твоята задача, без значение конкретната ти дейност или длъжност, следва да е да вземеш определени решения за разпределяне на времето, ресурсите и усилията ти, за да получиш максимални резултати и възвращаемост.

Направи списък с всички твои главни цели, дейности, проекти и отговорности в живота. Кои от тях са, или биха могли да са, твоите Топ 20% на дейностите, които водят, или биха могли да доведат, до 80% от твоите резултати?

Прочети повече: Концепция TEAM за висока продуктивност.