Вътрешна и външна среда на организацията

Всяка организация има своя вътрешна и външна среда. Познаването им помага на ръководители да управляват по-прозорливо своите организации.

1. Вътрешна среда

Вътрешна среда на организацията е съвкупност от нейните ресурси и интегрираните системи и механизми за управление. Затова и до голяма степен управлението на една организация е насочено към поддържане на подходящо съотношение между ресурсите и интегрираните системи и механизми в нея, от една страна, но и към осигуряване на условия ресурсите, системите и механизмите да си взаимодействат.

Независимо, че не всички изследователи в теорията на мениджмънта използват понятието “вътрешна среда на организацията”, може да се каже, че литературата по мениджмънт изобилства с научни тези и твърдения за един или друг аспект на вътрешната среда на организациите. Това се наблюдава особено отчетливо още през 80-те и 90-те години на ХХ век.

Така например, концепциите за стратегическото планиране, за избор на подходяща стратегия, за анализ на вътрешната среда на организацията (известен като SWOT анализ) и др., са пряко отражение на разбиранията на изследователите, сред които най-известни са тези на Питър Дракър и Игор Ансоф.

Впоследствие Майкъл Портър, на основа на вътрешната среда, развива концепцията за “веригата на създаване на стойност” в организацията и с това идентифицира кои са нейните конкурентни предимства.

Теоретичните уточнения показват, че когато става дума за “ресурси на организацията” като част от вътрешна среда, следва да се има предвид:

• Материалните ресурси на организацията – с какви суровини се създава продукта, с какви машини и съоржънения, какви са сградите, офисите, оборудването, каква е енергията, която се ползва, разбира се и какъв е крайният продукт;
• Човешките ресурси – какви са хората, които работят в организацията, какъв е демографският им профил, нивото на професионализъм, съотношението между основния, спомагателния и обслужващия персонал;
• Финансовите ресурси – в какво съотношение са собствения и привлечения капитал, каква е структурата на използване на капитала, какъв е оборотът на капитал на организацията, размерът на инвестициите и др.;
• Информационните ресурси – какво организацията знае (с каква информация разполага и как актуализира тази информация) за своите контрагенти, за сегашните си и потенциални конкуренти, достатъчна и точна ли е информацията, която тече по съответните канали в организацията, какъв е официалният и неофициалният живот на фирмата.

Когато става дума за интегрирани системи и механизми като част от вътрешната среда на организацията, се има предвид:

• Каква е технологията на производство – как хората са включени в системата от материални, финансови, информационни ресурси, за да произвеждат продукта;
• Каква е системата на комуникация в организацията – как хората в организацията научават за минали и предстоящи съботия, за взети решения, как протича формалното и неформално общуване;
• Каква е управленската структура – кои са длъжностите и служителите, които участват във вземане на решения, как са разпределени правата и отговорностите;
• Каква е организационната култура – кои са разпространените ценности, убеждения, нагласи, по какъв начин функционират неписаните правила за поведение на хората;

Някои изследователи причисляват към интегрираните системи и механизми (т.е. към вътрешната среда на организацията) още и целите на организацията, политиката за управление на човешките ресурси, използваните контролни механизми.

Понятието “вътрешна среда” не е само “теоретично” понятие. То има смисъл и практическо приложение.

Благодарение на изясняване на съдържанието и ролята на вътрешната среда на организацията, е разработен метода за анализ на вътрешната среда, известен повече като “SWOT анализ”. С него се анализират достатъчно точно и обективно силните и слабите страна на организацията, както и разкриващите се заплахи и възможности, които организацията може има предвид във вземането на оперативни и стратегически решения за своето развитие.

2. Външна среда на организацията

Външната среда на организацията е съвкупност от такива фактори и институции извън организацията, които влияят и могат да влияят потенциално на нейната дейност и резултати от дейността.

В този смисъл управлението на организацията е зависимо от външната среда, затова и управленските решения на мениджърите следва да са съобразени с нея. Само по този начин една организация е в състояние да постигне своите предварително определени цели.

Подобно звучение има и ключовата идея в теорията за организацията като отворена система. Според тази теория организацията е зависима от своята външна среда, а самата външна среда е повече или по-малко променлива и сложна. Това схващане е противоположно на схващането, че организацията се развива в едни и същи условия и че управленските решения са еднотипни, независимо какви са външните условия.

Практиката на различни организации по света и у нас показва, че по-добре е мениджърите да познават външната среда, за да вземат по-ефективни управленски решения в една конкретна ситуация, в която се намира тяхната организация.

Условно външната среда може да разглежда по два начина: обща външна среда и специфична външна среда.

Общата външна среда включва:

• Икономическите условия (инфлация, стадии на икономическия цикъл на развитие, ниво на доходите на населението и др.);
• Политическите условия (обща стабилност на страната, отношението на държавата към бизнеса);
• Социалните условия (обществени ценности, манталитет);
• Технологически условия (технически прогрес, състояние на иновационните процеси, научни открития и перспективи, телекомуникации и др.).

Специфичната външна среда включва:

• Доставците на организацията (на суровини, оборудване, на човешки ресурси, на информация, финансови средства);
• Потребителите и клиентите на организацията (структура, доходи, целеви групи, възприятия, нагласи, ценности, мотиви, решения за покупка);
• Конкурентите (цялостното управление на конкурентната организация, бизнес резултатите, отношението на клиентите и др.);
• Държавните институции (закони, законови актове, разпореждания);
• Групи в обществото, които влияят на дейността на организацията (организации и физически лица).

По мнението на специалистите по-силно изразено е влиянието на факторите на специфичната външна среда, отколкото влиянието на факторите на общата среда. Въпреки това външната среда на управлението на съвременните организации се характеризира с неопределеност – не може да се каже с абсолютна точност какво, кога и как би оказало влияние или има потенциал да окаже влияние върху организацията.

Същевременно външната среда не е застинала. Тя не е и еднаква за всичка организации, въпреки че се намират на една и съща територия. Външната среда не е също така представена само от един единствен фактор, въпреки че при някои организации се забелязва силно въздействие по линия на само един единствен фактор на външната среда.

Независимо от неопределеността на външната среда специалистите са на мнение, че тя може да бъде оценена с помощта на две измерения – степен на променливост и степен на сложност.

Външната среда се оценява като устойчива, когато появата на конкуренти е по-рядко срещано явление, когато обществените групи на въздействие са пасивни, когато самите конкуренти не променят своята политика на водене на бизнес, когато не се забелязват особено ярки прояви на промяна в други фактори на външната среда като потребителите, например. Външната среда се оценява като сложна, когато са налице по-голям брой фактори на външната среда, които оказват влияние на дейността на организацията.

Прочети повече: 14 принципа за управление на Файол.