Установяване на ефективни работни връзки между организации

Когато говорим за ефективната работа в екип, обикновено се сещаме за група от хора, работещи на дадено работно място.

В света на развиващите се услуги и комуникации обаче, екипът не е задължително да принадлежи само към една фирма или организация. Затова все по-често се спрягат понятия като „работа в мрежа”, „партньорство”, „междуфирмени връзки” и „мултиорганизационни връзки”.

Нека най-напред разгледаме разликите тези четири начина за установяване на работни връзки между организациите.

1. Работа в мрежа

Работа в мрежа (Networking) описва обмена на информация или подкрепа между организации. Служителите в тях се консултират един друг, с цел да се подобрят знанията на всеки от тях относно дадена услуга.

Успешната „работа в мрежа” зависи в голяма степен от ентусиазма на отделните служители за тяхната работа с клиенти и от желанието да се обменя и използва информация, която може да е от полза в индивидуалните случаи.

Работата в мрежа в различни организации продължава да играе важна роля при осигуряване на достъп до услуги на клиенти, чиито нужди трябва да бъдат удовлетворени цялостно, както и в развитието на доверие между организациите, оказване на подкрепа на служителите с комплексни (сложни) трудни задачи и в максимално ефективно оползотворяване на времето и ресурсите, с които всеки разполага.

2. Партньорство

Партньорство (Partnership) описва начина на работа, чрез който организации работят заедно, като споделят отговорности относно случай или проект, поделят си по равно ресурсите, като всеки извършва своята дейност в интерес на определен случай, клиент, проект или пък в интерес на развитието на двете организации.

Междуфирмените връзки често се определят като партньорство, дори когато инвестициите на едната организация са значително по-големи, отколкото на другата. За да бъде „партньорство”, служителите трябва да имат обща цел, ресурси и отчетност. Когато едната организация (фирма или НПО) се отчита за работата си на другата, терминът „партньорство” би бил погрешно употребен.

Партньорството се използва като термин и в мулти-организационните форуми, за да се опише начина, по който те работят заедно на статегическо ниво.

3. Междуфирмени връзки

Междуфирмени връзки (Inter-agency) описва процеса на съдействие и сътрудничество между две или повече организации, обикновено фокусирани върху определен проект. Например, обмен на информация или съвместна работа с друга организация по отношение на даден случай или установяване на процедури за пренасочване на клиенти/случаи една към друга.

„Работата в мрежа” и „партньорството” могат да бъдат резултат от между-фирмени връзки, но в същото време е също толкова възможно контакта между организациите да е ограничен до определена дейност, за която са се споразумели страните.

4. Мултиорганизационни връзки

Мултиорганизационните (Multi-agency) връзки описват отговора (реакцията) на няколко организации, в това число и държавни или доброволчески организации, както и често включват независими организации и/или хора, представители на дадена общност, относно справянето с наболял общ проблем.

Това обединение се споразумява относно план за действие или стратегия и дейности, разпределени за изпълнение от различните организации. Този мултиорганизационен форум обикновено включва висшия управленски персонал на различните организации, тъй като участниците в него трябва да могат да ангажират своите организации/агенции и техните ресурси за изпълнение на стратегията.

Има и няколко примера за успешни мултиорганизационни групи, инициирани от работещия персонал. Такива са например групите на специалистите (лекари, счетоводители, социални работници), като условието е, участниците да могат да осигурят достъп до вземащите решения в тяхната организация.

Принципи за установяване на работни връзки между организации

В своята практика съм участвала в повечето описани по-горе форми на работни връзки, а като човек, които вярва в мултидисциплинарния подход при предоставянето на услуги, разчитам много на изграждането на ефективни работни взаимоотношения с колеги от други организации. Вярвам, че обвързвайки своята организация с други организации или доставчици на услуги, предоставящи сходни или допълващи услуги и продукти на моята, мога да отговоря по-адекватно на нуждите на моите крайни потребители.

Това, което забелязах е, че в срещите за установяване на междуфирмени връзки, всеки участник носи със себе си различни очаквания. Това обикновено се дължи на ролята и отговорностите, за които те отговарят в организация, за която работят. Алтернативно, представителите на общности донасят своите собствени ценности и нагласи, очакванията на тяхната общност, както и тези на тяхната работи или бизнес интересите, които могат да имат.

Затова, успешното установяване на работни взаимоотношения между организации, според мен, пряко зависи от това да можем:

• Да ценим принципите, които другата организация внася в работните взаимоотношения;
• Да развием общ набор от принципи, които да прилагаме в съвместната си работа.

Споделянето на обща визия би било идеалният вариант, но това рядко е възможно в междуорганизационната работа. Причината често се корени в различните индивидуални нагласи и ценности, базирани на сложните взаимовръзки между жизнен опит, професионално обучение и организационна култура, които от своя страна оказват влияние върху нашата визия за нещата.

Въпреки това е възможно и необходимо да бъдат споделени набор от принципи, които ще подпомогнат развитието на разбирателство, съгласие, доверие и синхрон в споделената част от работата. Това също ще спомогне да бъдат избегнати спорове и конфликти в бъдещо време.

В своята първа комуникация с други организации, обикновено се стремя да установя няколко неща.

1. Обща дефиниция относно работата и хората

Стремя се да установя:

• Работата, с която ще се ангажираме
• Хората, с които ще работим.

2. Общ ангажимент за съвместна работа

Когато преговорите се водят от служители без управленски функции и пълномощия за вземане на решение, двете страни е необходимо да се консултират с техните организации. Без ангажимент от страна на тяхната организация, проектът може да се провали или служителите да бъдат изолирани в тяхните решения.

Това включва създаване на механизми за информиране и обратна връзка към съответните заинтересовани лица, независимо дали това са колегите или началниците.

3. Общо намерение или причина за съвместна работа

Това означава да се установи обща база, като се вземат под внимание намеренията на собствената организация и нейните цели.

Тези общи договорености по принцип е възможно да бъдат устно споразумени в този първоначален етап от вашите работни взаимоотношения, а впоследствие, между участниците е необходимо да се оформи писмено списък от принципи.

4. Списък или споразумение за общата цел и това, което трябва да се постигне

Всеки от участниците ще има изградена визия, където съществува област с общи стремежи, от които ще бъдат развити общите и индивидуални задачи или очаквани резултати.

5. Принципи за начина, по който ще се работи заедно

• Информацията, която ще бъде обменена, включително въпроси около нейната конфиденциалност;
• Методите, които ще ползвате в работата.

За някои организации, може да е необходимо да бъдат обсъдени и принципите на равните възможности. Това е особено добре възприемаща се концепция в редица големи организации с напредничаво мислене и честа практика в нестопанския сектор при осъществяването на проекти.

Тези принципи включват:

• Начините, по които потребителите /или представителите на общности/ могат да участват, давайки мнение, и дали ще имат възможност и достъп до вземане на решения.
• Как ще се подсигурява достъп до услугите, които се предлагат на хора с увреждания, хора от уязвими /рискови/ групи или хора от етнически малцинства.
• Ангажимент за недупостимост на предразсъдачно отношение и расизъм.

Често установяването на междуфирмените връзки се поражда като необходимост в резултат на взети решения при договорени мултиорганизационни отношения, когато персоналът трябва да приведе стратегическите планове към действие. В тези случаи, вероятно е още по-важно служителите да установят принципите на междуфирмената работа с нови колеги от други агенции.

Развитието на общ набор от принципи за съвместна работа е въпрос на внимателно балансирани преговори. Всяка страна трябва да бъде сигурна, че има принципи които:

• Няма да компрометират техния ангажимент за работа.
• Няма да компрометират задачите на тяхната организация.
• Ще срещнат одобрението на тяхната организация, като постигнат подкрепа от колеги и управители и като отговарят на ресурсите, необходими за изпъление за проекта.

Прочети повече: Метод Делфи.