Топ 10 грешки в управлението на времето

Каквато и да е твоята житейска ситуация, за теб ще е полезно да знаеш кои са най-често срещаните грешки в управлението на времето.

На всеки се случва да допуска грешки в управлението на времето, но истината е, че колкото повече грешки допускаме, толкова повече се влошава ефективността ни по отношение на важни неща, като например здраве, кариера или личен живот.

Да разгледаме Топ 10 на типичните грешки в управлението на времето.

Топ 10 грешки в управлението на времето

Тъй като водя обучение по управление на времето (в зала и онлайн) и онлайн курс по управление на времето, аз контактувам с хора с най-разнообразен професионален, личен и обществен статус.

Освен това, притежавам над 20 години целенасочена лична практика в управлението на времето, която продължава и в момента.

Не на последно място, вече дълги години инвестирам време в четене на книги, статии и изследвания, посветени на успешното управление на времето.

Наблюденията ми в тази сфера ме водят до заключението, че съществуват типични грешки в управлението на времето, които често се допускат както от млади и неопитни, така и от зрели и опитни хора.

Топ 10 на грешките в управлението на времето са:

1. Управление на времето без система;
2. Неразбиране на времето като ресурс;
3. Неяснота относно личните ценности;
4. Живот без цели;
5. Неумение да се определят приоритети;
6. Липса на фокус;
7. Отлагане;
8. Перфекционизъм;
9. Мултитаскинг;
10. Непознаване на най-слабото място.

Можеш да се погледнеш отстрани и да прецениш дали и ти не допускаш някоя от тези грешки. Ако това е така, следва да промениш поведението си, за да планираш и организираш по-ефективно времето си.

Нека разгледаме по-подробно всяка от тези грешки в управлението на времето.

1. Управление на времето без система

Хаотичното управление на времето е бич за мнозина и води до непостоянни или краткотрайни резултати в техния професионален и личен живот.

Основна грешка, която много хора допускат е, че подценяват силата на работата със система. Те наивно вярват, че планирайки и организирайки времето си със спонтанни хрумвания и откровени импровизации могат да постигат устойчиви резултати. Това няма как да се случи!

Тази грешка се допуска от хората, когато те:

• Не са получили добро обучение по управление на времето и действат в разрез с главните принципи на ефективното планиране и организиране на дейности и задачи.
• Вярват, че работата със система не е нещо важно и предпочитат да действат по “личен усет”.

Ако един човек непрекъснато импровизира по отношение на управлението на времето в професионален или личен план, понякога може да се сдобие с успех, но по-често ще допуска грешки, които ще спъват ефективността му.

2. Неразбиране на времето като ресурс

Много хора не си дават ясна сметка какво точно представлява времето. Те гледат на него като на нещо отвлечено и абстрактно, което не заслужава чак толкова сериозно внимание.

Подобно схващане е фатална грешка, която разкрива известна незрялост на личността и характера! На времето следва да се гледа изключително отговорно, тъй като то е най-важният ресурс в живота на човека – при това невъзобновяем ресурс!

Когато времето ни на този свят изтече, ние просто умираме и повече няма какво да планираме и организираме относно която и да е важна област от нашето “колело на живота”.

Следователно можем да заключим, че времето е нашият живот! На свой ред, управлението на времето практически е управление на живота, или казано по друг начин – начинът, по който планираме и организираме живота си.

Ако не осъзнаваме, че времето е нашият най-ценен ресурс на този свят, който не бива да пилеем с лека ръка, е невъзможно да го управляваме ефективно и да постигаме значими резултати.

3. Неяснота относно личните ценности

Много хора не знаят какви са собствените им ценности. Ако ги попиташ например: “Какво е най-важното за вас в живота?” или “Кои са Топ 5 на вашите лични ценности?”, те дават прекалено общи отговори или дори не са в състояние да отговорят.

Неяснотата по отношение на личните ценности показва, че човек не осъзнава какво лежи в центъра на ценностната му система, т.е. не е наясно със себе си и не се познава добре.

Ценностите са важни и трайни убеждения или идеали, споделяни от хората за това какво е добро или лошо, желателно или нежелателно, правилно или неправилно. Те са приоритетите на хората за това как да живеят живота си – в личен план, в служебен план, във всякакъв план.

Управлението на времето е невъзможно без яснота по личните ценности. Ако ние не сме наясно кои са главните ни приоритети или още по-лошо – ако действаме в разрез с тях, просто няма как да планираме и организираме ефективно времето си.

Научи повече от статията “Как да определиш ценностите си?”

4. Живот без цели

Стотици проучвания и експерименти, които са провеждани по света неизменно потвърждават едно и също заключение: животът с цели подобрява значително управлението на времето и увеличава успеваемостта във всички сфери – бизнес, кариера, семейство, здраве, финанси, социални контакти, духовност и др.

И обратно – ако човек живее без цели, той няма ясна посока, в която да фокусира енергията си. Неслучайно и известната мъдрост твърди, че:

“Няма попътен вятър за кораб без посока.”

Ако живеем без ясни цели, които да са в синхрон с най-важните ни ценности, няма как да управляваме времето си ефективно, а ще действаме по инерция, което е рецепта за посредствени резултати в живота. Неясните цели произвеждат неясни резултати.

5. Неумение да се определят приоритети

Редица хора не съумяват да управляват добре времето си, тъй като не умеят да определят правилно своите приоритети и се фокусират в неправилните неща в своята работа, бизнес или личен живот.

За да управляваме несекващия поток от задачи, ни се налага непрекъснато да вземаме решения върху какво да се фокусираме. Не съумяваме ли да степенуваме дейностите си по степен на важност, няма да успяваме и да постигаме ключовите си цели.

Всичко това изисква да съумяваме да разграничаваме правилно нашите задачи и дейности, спрямо усилията, които трябва да полагаме, за да ги свършим и въздействието, което те биха имали за нас.

Един от най-добрите инструменти в това отношение е матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови. Тя изхожда от идеята, че всичко, което правим в живота, може да се определи чрез показателите „Спешност“ и „Важност“:

• Спешни задачи. Обикновено те са ясно забележими и изискват нашето внимание. Те изникват пред нас и трябва да ги свършим, а ако не го сторим, последиците са незабавни.
• Важни задачи. Това за задачите, свързани с резултатите. Те допринасят за постигането на целите и главните ни приоритети.

Фокусът върху важните задачи е рецепта за успешно управление на времето и висока продуктивност. Ако обаче се фокусираме по-скоро върху спешните задачи, това ще разпилява енергията ни и ще сме вечно заети, без да постигаме ефективност и реални резултати.

6. Липса на фокус

Дори и човек да има яснота по ценности, цели и приоритети, той лесно може да действа с влошена ефективност, ако не прилага лазерен фокус във всичко, с което се захваща.

Основно правило за пикова продуктивност е да се вършат малко, но истински важни неща всеки ден. Това се потвърждава от Закона на Парето, според който повечето неща в живота (резултати, награди, усилия) не се разпределят равномерно и някои имат по-голямо значение от други. Казано с езика на цифрите, 20% от усилията раждат 80% от резултатите.

Само малка част от дейностите водят до високи резултати. Това са най-важните задачи. Най-важните задачи обикновено са и най-трудните задачи, но отплатата им е забележителна.

Ако се фокусираме върху 20% от задачите през деня, седмицата или месеца, винаги ще инвестираме нашия най-ценен ресурс – времето, в дейности с максимална възвращаемост за нас.

Но ако действаме без фокус и не умеем да казваме “Не” на по-маловажните неща, ще се опитваме да вършим всичко и е твърде вероятно в крайна сметка да не постигаме нищо.

7. Отлагане

Установено е, че около 95% от хората отлагат в една или друга степен.

Отлагането може да е активен процес – съзнателно решение, или пасивен процес – плод на мързел. Във втория случай, отлагането определено е груба грешка, която води до влошаване на ефективността в управлението на времето.

Когато се допуска тази грешка, тя води до:

• Губене на ценно време;
• Пропиляване на възможности;
• Липса на резултати;
• Ниска самооценка;
• Рискове за здраве, кариера и взаимоотношения.

Ако имаме склонността да отлагаме действията си, това най-често е за сметка на важните неща в нашия професионален и личен живот. Няма как да постигаме високи резултати и постижения, докато вечно отлагаме важните неща.

8. Перфекционизъм

Перфекционизмът е мисловен модел, който ни кара да считаме, че съвършенството е възможно и че всичко, което е несъвършено, е неприемливо.

Перфекционизмът може да бъде полезен и здравословен, когато си поставяме високи, но постижими цели и непрекъснато предизвикваме себе си към нови постижения, с оптимизъм и желание за самоусъвършенстване.

Съществува обаче и нездравословен перфекционизъм! Той се проявява, когато си поставяме нереалистични цели и никога не сме доволни от състоянието на нещата около нас. Подобен перфекционизъм е сериозен проблем, който с течение на времето може да доведе до влошено здраве, ниска самооценка и намалена креативност.

Нездравословният перфекционизъм най-често води и до отлагане, което е пряко свързано с управлението на времето. Отлагането се случва, тъй като хората, които имат нереалнистични стремежи и вечно не са доволни от нещата около себе си, се страхуват много от грешките, чак до степен на парализа.

В резултат, подобни перфекционисти вечно търсят “идеалния” момент или “съвършените” условия да свършат някаква задача. И тъй като идеалното и съвършеното така и не идват, задачата се отлага, а крайния й срок се пропуска.

Резултатът – ниска самооценка, влошена репутация, проблемни взаимоотношения, стрес.

9. Мултитаскинг

В забързаното ежедневие на XXI век немалко хора се опитват да постигнат по-висока продуктивност, използвайки техниката на “мултитаскинг” – едновременното изпълнение на повече от една задача.

Често мултитаскингът се превръща в траен навик и естествена част от ежедневното поведение. Ако мултитаскингът обаче се прилага сляпо в работата или живота, той по-скоро носи негативи.

Три са основните минуси на мултитаскинга:

1. По-ниско качество при сложни задачи;
2. Хронично разсейване и загуба на време;
3. Проблем с отлагането и липса на приоритети.

Въпреки, че на повърхността изглежда, че мултитаскингът е полезно качество, което подпомага ефективната работа, твърде често това е само един мит за продуктивността, на който робуват хората.

На практика, обикновено се случва обратното – мултитаскингът вреди на качеството, сроковете или цената на една работа.

10. Непознаване на най-слабото място

Няма перфектни хора. Всеки човек има както силни страни, така и слабости. За успешното управление на времето е от особена важност да познаваме своите слабости.

Например, установено е, че една от главните причини за застой на работното място е, че хората избягват да вършат дейности и задачи от областите, в които се представят слабо.

На свой ред, нашите слабости в една област се отразяват на нивото ни на реализация на останалите ни умения и способности. Дори са се справяме отлично в няколко от областите, които са важни в работата ни, лошото представяне в само една от тях ще определя степента на постигане на нашите цели.

Ако не познаваме слабото си място, то винаги ще ни ограничава и няма да можем да управляваме времето си максимално ефективно. Неслучайно, още от времето на древногръцкия философ Сократ над храма в Делфи виси следния надпис: “Опознай себе си”. За да опознаем света и себе си и да управляваме живота си в добра посока, е нужно да осъзнаем ограниченията на собственото ни невежество.

Ето защо, полезно е от време на време да си задаваме следния ключов въпрос:

“Кое е нещото, което ако правя редовно (но не правя в момента), би предизвикало най-голямо положително влияние?”

В резюме

Както виждаш, управлението на времето не е проста задача. Има куп “камъчета”, които могат да “обърнат каруцата” – грешки, които се допускат дори от най-опитните и зрели хора:

1. Управление на времето без система;
2. Неразбиране на времето като ресурс;
3. Неяснота относно личните ценности;
4. Живот без цели;
5. Неумение да се определят приоритети;
6. Липса на фокус;
7. Отлагане;
8. Перфекционизъм;
9. Мултитаскинг;
10. Непознаване на най-слабото място.

Ако желаеш да научиш как да планираш и организираш ефективно времето си, за да постигаш резултати в най-важните за теб области на живота, бих искал да ти отправя предложение:

• Получи конкретни тактически насоки за теб и твоите колеги с oбучението “Златните правила за успешно управление на времето” (на живо в зала или онлайн). Чуй моята подробна беседа, почерпи опит от реални примери и намери отговори на всичките си въпроси.
• Научи ключови техники и управлявай по-уверено и професионално времето си с онлайн курса “Златните правила за успешно управление на времето” (видео уроци). Изгледай моята подробна беседа и получи ценни знания в комбинация с неограничен доживотен достъп и бъдещи ъпдейти.
• Или, ако предпочиташ четенето пред гледането на видео, прочети е-книгата “Ръководство за успешно управление на времето”. Научи ценни похвати и техники за управление на времето, които иначе отнемат години за осъзнаване по метода “Проба-Грешка”.

Успешно управление на времето!