Във всяка организация съществуват възможности за подобрения, които да доведат до увеличена производителност и рентабилност.
Един от начините тези подобрения да се осъществят е като организацията се фокусира върху своите “тесни места” – слабости, които я ограничават и спъват ефективността й.
На основата на тази идея е изградена една от най-популярните бизнес концепции за управление в света, известна като “Теория на ограниченията на Голдрат”. Да я разгледаме.
Теория на ограниченията
Теорията на ограниченията е разработена от Елиаху Голдрат – израелски експерт по бизнес управление, който я публикува за първи път в книгата си “The Goal” (“Целта”) през 1984 г.
Теорията на ограниченията разглежда организацията като система, която се състои от ресурси, свързани чрез бизнес процеси, в които те участват. В рамките на тази система съществуват ограничения – тесни места, по подобие на най-слабите брънки от една верига, които я ограничават да постигне по-висока производителност и да постигне целите си.
Философия на управлението, базирано на Теорията на ограниченията, се изразява в това непрекъснато да се търсят и отстраняват тесните места в ключовите процеси на организацията. Основният стремеж е преди всичко да се увеличи скоростта на потока за генериране на стойност за потребителите.
Теорията на ограниченията на Голдрат твърди, че всяка система, без значение колко добре функционира, има поне едно ограничение, което ограничава ефективността й. Това е най-слабата брънка във веригата.
Теорията на ограниченията също така твърди, че една система може да има само едно ограничение в конкретен момент във времето, и че останалите тесни места не са ограничения, докато не се превърнат в “най-слаба брънка”.
Теорията на ограниченията препоръчва на ръководителите да използват цикличен процес от пет стъпки, за да се справят със слабостите и повишават организационната ефективност.
Тези пет стъпки от цикличния процес са:
- Идентифициране на ограниченията на системата;
- Вземане на решение как да се използват ограниченията на системата;
- Подчиняване на всичко останало на взетото решение;
- Отстраняване на ограниченията на системата;
- Оценка и затваряне на цикъла.
Нека разгледаме по-подробно петте стъпки на Теорията на ограниченията.
1. Идентифициране на ограниченията на системата
Първата стъпка в Теорията на ограниченията е да се идентифицират ограниченията на системата.
Това означава да се определи кое е най-слабото звено измежду всички бизнес процеси – факторът, който най-силно задържа развитието на организацията.
Следва да се направи преглед и анализ на най-често използваните процеси. Достатъчно ефективно ли работят те? Какви са най-очевидните ограничения и тесни места?
Ограниченията, според Голдрат, биват няколко вида:
- Ограничения на вътрешни ресурси – недостатъчно квалифициран персонал, недостатъчно добро оборудване, недостатъчни суровини и материали, недостатъчна информация;
- Ограничения на пазара – доставчици, потребители;
- Ограничения в начините за правене на бизнес – системи, политики, правила, процедури.
Полезно е да се направят една или повече брейнсторминг сесии, за да се набележат важните ограничения, след което да се определи най-главното сред тях.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.2. Вземане на решение как да се използват ограниченията на системата
Втората стъпка в Теорията на ограниченията е да се вземе решение как да се използват ограниченията на системата.
Това значи да се реши какво може да се стори, за да се увеличи пропускателната способност на тясното място – най-слабото звено във веригата от бизнес процеси на организацията.
И тук е от полза да се използват брейнсторминг сесии, за да се набележат различни алтернативи за действие. Крайното решение ще се вземе с оглед на целите на организацията и конкретното ограничение, което трябва да бъде преодоляно.
При вземането на решение могат да се използват различни методи, като например метода Focus, метода 8D или техниката “5 Защо”.
3. Подчиняване на всичко останало на взетото решение
Третата стъпка в Теорията на ограниченията е взетото решение да се синхронизира с ритъма на всички останало в организацията.
Това често пъти изисква създаването на специални “буфери”, които се поставят преди ограничението да възникне, за да се вземат превантивни мерки, че то повече няма да се проявява.
Например, буферът за материали осигурява запас от материали за непредвидени ситуации. Буферът за готова продукция осигурява запас от продукция, за да се спазят сроковете за доставка, договорени с клиентите.
4. Отстраняване на ограниченията на системата
Четвъртата стъпка в Теорията на ограниченията е отстраняване на ограничението в системата.
Специалистите твърдят, че ако организацията приложи първите три стъпки от цикличния процес, това обикновено гарантира минимум 30% по-висока ефективност и разкриване на скрит потенциал още през първите няколко месеца. При това, вози положителен ефект се случва напълно безплатно, без нуждата от инвестиции.
Все пак, ако ограничението е прекалено голямо и трябва да се отстрани, инвестициите са необходими. Те могат да включват инвестиции в ново нови машини и оборудване, наемане на допълнителни служители, преквалификация на персонала, подобряване на каналите за доставки и дистрибуция и т.н.
Нужно е да се има предвид, че прибързаните инвестиции с цел отстраняване на едно ограничение увеличават твърде скоро и риска.
5. Оценка и затваряне на цикъла
Петата стъпка в Теорията на ограниченията е оценка на стореното и затваряне на цикъла, т.е. преминаване към стъпка 1, но по отношение на следващото най-важно ограничение.
Това означава да се направи преглед как работи всичко. Работи ли добре? Има ли някакви проблеми, които ограничават организационната ефективност и “задръстват” системата?
Ако ограничението все още се отразява негативно на ефективността, организацията следва да се върне обратно в стъпка 2. Ако ограничението е неутрализирано успешно, организацията следва да премине към стъпка 1 и да идентифицира друго ограничение.
Ето как, процесът от пет стъпки е цикличен, т.е. никога не спира. Всеки път, когато едно ограничение е отстранено, организацията следва да набележи друго, върху което да се фокусира.
В резюме
Теорията на ограниченията на Голдрат е бизнес философия, която разглежда организацията като система, в която има поне едно ограничение, което ограничава ефективността й.
Това е най-слабата брънка във веригата и тя следва да бъде заздравена чрез цикличен процес от пет стъпки:
- Идентифициране на ограниченията на системата;
- Вземане на решение как да се използват ограниченията на системата;
- Подчиняване на всичко останало на взетото решение;
- Отстраняване на ограниченията на системата;
- Оценка и затваряне на цикъла.
Теорията на ограниченията на Голдрат първоначално се използва с успех в производствени предприятия, но на практика цикличният процес от пет стъпки може да се прилага във всякакви организации и различни ситуации.
Прочети повече: Кайзен. Философия за непрекъснато усъвършенстване.
