Работните срещи са обичайно явление във фирмите, особено там, където работят повече хора и е нужна добра координация между тях. Работните срещи са една от основните форми на вътрешнофирмена комуникация.
В същото време, работните срещи са се превърнали за мнозина в бич, в “чудовище”, което изяжда времето на хората и не им позволява да вършат своята работа ефикасно и в срок.
Сред най-големите спънки пред ефективните работни срещи спадат зле организираните срещи, започване на срещите със закъснение, прекъсвания на срещите заради закъснели участници, напускащи срещите участници, телефонните разговори по време на срещи, както и прекалено дългите срещи.
Пол Слоун, експерт по креативност и ефективна работа, предлага шест практични съвета за по-ефективни работни срещи, с помощта на които да не позволяваме да се изяжда ценно време. От своя страна аз добавям един седми съвет в края на статията.
Така, съветите за провеждане на работни срещи са:
- По-малък брой участници;
- Фокус и дневен ред на срещата;
- Обучение за водене на срещи;
- Конкретен метод за водене на срещи;
- Искане на обратна връзка;
- Никакви работни срещи преди обяд;
- Резюме и план за действие.
Нека разгледаме по-подробно всеки от седемте съвета за провеждане на ефективна работна среща.
1. По-малък брой участници
Първият съвет за провеждане на по-ефективна работна среща е броят на участниците да бъде по-малък. Колкото повече са участниците в една работна среща, толкова по-нефокусирана може да стане дискусията и толкова повече време и усилия отнема тя на всички.
Участниците в срещата следва да са само онези, които са пряко свързани с обсъжданата тема. Хората, които не са пряко свързани с темата, а по-скоро косвено, могат да получат по е-мейл резюме на обсъжданите теми и взетите решения.
В моята практика в различни фирми съм ставал свидетел и пряк участник на работни срещи, провеждани в значителен състав – 15, 20 и повече души. Спомням си как преди време в една от фирмите, в които работех пристигна нов Изпълнителен директор и на втората седмица поде инициативата да провежда редовни работни срещи във връзка с продуктовото развитие, на които канеше буквално половината фирма. Според точните му думи, всеки можел да допринесе с някаква идея.
На практика се получаваше така обаче, че огромният брой хора (20+) буквално убиваше каквато и да е възможност за сериозен и фокусиран разговор. Напротив, всеки трябваше да седи и търпеливо да слуша мнението на всеки друг и така, докато се изредим всички.
На подобни срещи винаги съм участвал с голямо нежелание и съвсем не бях единствен. Тези срещи бяха значителна загуба на време и нерядко продължаваха по 2 часа и дори повече. От това страдаше същинската ми работа.
2. Фокус и дневен ред на срещата
Добре е една работна среща да има ясна тема, цел и дневен ред. Това позволява участниците в срещата да са наясно защо са поканени на нея и какво се очаква от тях.
По този начин всички в срещата участват фокусирано, с яснота какви са крайните резултати от срещата и не гледат на нея като на досадна загуба на време.
Какво се случва в редица фирми у нас обаче? Провеждат се срещи, без участниците в тях да имат идея за какво ще става дума в заседателната зала. Просто ги викат – “Шефът те вика на оперативка в 11,00ч.”
Това е гаранция за отслабване на мотивацията за участие и приемане на срещата като бреме, не като важна част от работата на служителя. Освен това, по този начин нерядко се всява страх в хората и се демонстрира власт (каквато е и основната цел на някои мениджъри, които използват подобен подход, между другото).
Пол Слоун съветва следното – ако си поканен на срещата, но не знаеш какво включва нейния дневен ред, е добре учтиво да помолиш да те запознаят с него – с темата на срещата и нейната продължителност.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.3. Обучение за водене на срещи
Третият съвет е много показателен – всеки, който води работни срещи би следвало да е преминал поне базисно обучение за това как да води срещи.
Тук си представям въпросителното повдигане на вежди на някои ръководители или служители – “Какво?! Обучение за водене на работни срещи?! Това пък какво е?”
Това най-вече означава човек да придобие нагласи, знания и умения, които да го подпомагат, когато води работни срещи, за да може:
- да се придържа към основния тематичен фокус на срещата
- да се съобразява с времето
- да се справя с конфликти, които могат да възникнат по време на срещата
- да съумява да постига решения като резултат от срещата и др.
Защо е нужно обучения за това? Нужно е, тъй като хората не се раждат научени да водят работни срещи и често просто не притежават подобни умения. По тази причина и много работни срещи са тотална загуба на време, непродуктивни и разпиляни, а хората, които присъстват на тях – отегчени и демотивирани.
Едно обучение за водене на работни срещи няма да отнеме много време, то може да е само 1-2 часа, но да свърши полезна работа.
4. Конкретен метод за водене на срещи
Пол Слоун използва метода “Шест мислещи шапки” на Едуард де Боно.
По думите му, чрез придържането към подобен метод за провеждане на срещи неизяснените гледни точки на хората излизат на бял свят и това дава възможност да се чуят по-разнообразни мнения и да има конструктивен сблъсък на идеи.
5. Искане на обратна връзка
Ето още една хубава идея – в края на всяка работна среща водещият да запита участниците – “Как можем да направим нашите работни срещи по-добри?”
Може да се даде възможност на участниците в сдераща да дадат своето мнение директно и публично или анонимно. И в двата случая водещият на срещата ще получи ценна обратна връзка как може да направи следващите подобни срещи по-кратки и по-продуктивни.
Подобен подход обаче е възможен само, ако водещият на срещата не изживява себе си като човек с власт, от когото останалите да се страхуват, а е истински загрижен за успеха на своята фирма и ефективността на всички.
6. Никакви работни срещи преди обяд
Този съвет е един от най-лесно осъществимите.
Защо има логика да не се провеждат работни срещи преди обяд?
Защото най-често времето от сутринта до обяд е един от най-продуктивните периоди от време, в които хората да вършат своята основна работа. Много експерти по управление на времето, в т.ч. и Брайън Трейси в книгата “Изяж жабата!” съветват да се стартира деня с най-важната своя задача – тази, която ще има основна роля за успеха в работата и/или бизнеса. Едва след като се приключи с най-важните и приоритетни за деня задачи, следва да се насочат усилия към по-малко приоритетните задачи.
Една работна среща в масовия случай не е най-приоритетната задача на когото и да е било. Да, често пъти тези срещи са спешни и дори могат да бъдат важни, но на практика те не са същината на работата на повечето хора.
Съдейки от личната си практика мога да кажа, че почти всеки път, когато имам среща или разговор преди обяд, в т.ч. и с клиенти, това лесно сваля нивото на енергията, фокуса и продуктивността ми и до края на деня не съм способен да приключа с голям обем от задачи.
И обратното – ако оставя работната си среща за по-късните следобедни часове (например 16,00ч.), тогава имам повече време и енергия да върша качествено своята същинска работа.
7. Резюме и план за действие
Смятам, че е добра идея всяка една по-важна работна среща да приключи с резюме и план за последващи действия. Особено ако в срещата са взели участие повече хора, това може да е полезна практика.
Би могло да се изготви кратко писмено резюме на срещата, което да бъде изпратено до всички участници в нея. В резюмето следва да се изложат в много стегнат вид решенията, които са взети по време на срещата, както и действията, които трябва да се предприемат и хората, отговорни за тези действия.
Не е нужно резюмето да е прекалено дълъг или ангажиращ документ. Един, два или три кратки абзаца най-често ще свършат достатъчно добра работа. Това ще фокусира вниманието на участниците към необходимите практически стъпки, които следва да се предприемат.
Резюмето от срещата може да се използва като отправна точка за дискусия при нова среща по същата тема в бъдеще – със същия или различен състав от хора.
В резюме
Седемте съвета за провеждане на ефективни работни срещи са:
- По-малък брой участници;
- Фокус и дневен ред на срещата;
- Обучение за водене на срещи;
- Конкретен метод за водене на срещи;
- Искане на обратна връзка;
- Никакви работни срещи преди обяд;
- Резюме и план за действие.
Колкото повече от тези седем неща присъстват в практиката за провеждане на работни срещи в една група или организация, толкова по-ефективни ще бъдат самите срещи, а времето, прекарано в тях – правилно използвано.
Прочети повече: Модел за лидерски континуум на Таненбаум и Шмид.
