Правило 50-30-20 за управление на времето

В последно време изпробвам нов и многообещаващ метод за управление на времето. С този метод, вместо да определям лимит от време за извършването на дадена работа, аз разпределям цялото си време между три групи задачи.

Ето как става това…

Първо, определям трите групи задачи, в зависимост от периода, след който очаквам възвръщаемост от тях.

Видове задачи:

Задачи от група А. Те имат за цел да донесат значителни дивиденти едва след 5 години. Примери за това са стартирането на нов бизнес, писането на книга, промяната в хранителния режим и т.н. Би било чудесно, ако задачите от група А донесат резултати в по-кратък срок, но не трябва да се очаква това да се случи по-рано от 5 години. Очакването към тези задачи следва да бъде реалистично.

Задачи от група В. Тяхната цел е постигането на резултати след около 2 години или по-малко. Това може да бъде писането на нови поредици от статии и теми в блог, продажбата на рекламна площ в сайт или тренировки за участие в маратон. И въпреки че ползите могат да се окажат дългосрочни, основният стремеж тук е резултатите да се постигнат в рамките на първите две години, без да се очаква дългосрочна възвръщаемост. Тези задачи следва да се разглеждат като еднократни и след постигане на целите да се търсят нови задачи, нови проекти и нови цели.

Задачи от група С. Те целят постигане на резултати в рамките на 90 дни или по-малко. След този период ползите от тях вече не са от значение. Тук се включват рутинни операции като писане на е-мейли, плащане на сметки, телефонни разговори и подреждане на документация. Ако тези задачи не се изпълняват, това може да доведе до възникване на проблеми в бъдеще. В същото време, влагането на твърде голямо старание в изпълнението на подобни задачи не води до съществена възвращаемост в дългосрочен план.

Със сигурност съществува известна неопределеност и двусмисленост в дефинициите по-горе, но това не ме притеснява, тъй като това дава възможност за по-голяма гъвкавост.

Разпределение на времето 50-30-20

Правилото 50-30-20 определя използването на 50% от времето за задачи от група А, 30% за задачи от група В и 20% за задачи от група С. Например, ако работя 8 часа на ден, това би означавало да отделям 4 часа за задачи от група А, 2 часа и 24 минути за задачи от група В и 1 час и 36 минути за задачи от група С.

Времето за изпълнение на задачите от група С е задължително и е горна граница. Това означава, че не трябва да надхвърлям 20% от общото си време за деня в изпълнение на задачи от тип C. Ако времето не ми достига, прехвърлям задачите от група С за следващия ден.

Времето за изпълнение на задачи от група А е долна граница. Това означава, че трябва да прекарвам поне 50% от времето си за изпълнение на задачите от група А.

Задачите от тип В поглъщат остатъка от времето, което ми остава след изпълнение на другите два типа задачи.

Прилагам това правило едва от няколко дни и вече усещам неговите ползи. То може да бъде оприличено на други методи, като например този на Стивън Кови и подходът му за четирите квадранта, но всъщност правилото 50-30-20 определя колко време да се инвестира във всеки тип работа. Въпреки, че разпределението на времето би могло да е на седмична основа, намирам, че е по-добре да се прави ежедневно, ако е възможно. Ако сте претрупани със задачи от група С в даден ден, то на следващия ден бихте могли да не отделяте време за тях, за да се запази седмичния баланс.

Първоначално ми беше много трудно да свикна да отделям толкова малко време на задачите от група С, особено когато ми се искаше да ги отметна като свършени в списъка ми. Успях обаче да осъзная, че губя прекалено много време за задачите от група С, за сметка на много по-важните задачи от група А. Когато се вгледам в една задача и установя, че тя на практика не ми носи никакви ползи след седмица или месец, това ми помага да осъзная, че съм си губил времето с нея. Тъй като нямам възможност да се справя с всички задачи от списъка, налага се да жертвам много от тях, за да мога да инвестирам времето си в най-перспективните. Да вършиш това, което ти изниква през деня, и така ден след ден, се оказва абсолютно непродуктивно – знам това, защото съм го изпитвал лично на гърба си.

Напоследък съм затрупан от многобройни писма по електронната поща и не съм в състояние да отговоря на всичките. На практика, воденето на кореспонденция е задача от група С. Много често писмата са спешни, но едва ли са толкова важни, колкото задачите от група А. Ако трябва да бъда коректен и да отговоря на всички получени писма, това означава да си изгубя по-голямата част от работното си време. Дали ще се справя добре или зле в отговарянето на е-мейлите едва ли ще има някакво значение за това в какво положение ще съм след 5 години. Отделянето на много часове за отговори на писма няма да ми помогне да осъществя моите цели, освен ако не съм голям късметлия. Ето защо, аз пренасочвам времето си към решаване на задачите от групи А и В, тъй като е по-вероятно те да ми донесат резултати в дългосрочен план.

Една от настоящите ми задачи от група А е да определя моите цели за 2006 година (бел.ред. – статията е писана в края на 2005г.). Това за мен е много важна дейност със много силен ефект в зависимост от целите, които си поставя. От това какви цели си поставя, зависи в какво положение ще бъда в бъдеще. Днес смятам да отделя поне по два часа за осъществяването на тази задача.

Писането на статия като тази в блога ми причислявам към задачите от група В. Убеден съм, че и след 90 дни тази статия ще бъде полезна за читателите. Не мога да предскажа обаче какъв ще е приносът на тази статия за мен след 5 години. Колкото по-дълъг е времевия хоризонт, толкова по-малко важна става всяка една отделна статия. В толкова отдалечен времеви хоризонт следва да изработя дългосрочна стратегия за писане и развиване на статии и теми (задача от група А).

Писането на е-мейли е една задачите ми от група С за днес. Най-вероятно няма да отделя повече от 15 минути за всички отговори на е-мейлите, които съм получил. Това означава, че ще имам възможност да отговоря само на едно-две писма от общо десет (без да броя спама). Ще прочета цялата си нова поща, за да почерпя някои нови идеи и предложения. Времето ми обаче ще е по-добре използвано, ако днес пиша статии, които ще бъдат прочетени от хиляди хора, отколкото ако пиша един е-мейл, който ще бъде прочетен само един човек.

Да направиш компромис със спешното за сметка на важното

Понякога е трудно да правиш компромис със задачите от група С. Използвам електронна поща от 1989 година и сега е първият път, когато ми се налага да се откажа от писането на редица е-мейли, за да намеря време за нещата с по-голяма значимост. Не ми е лесно, но ми харесва това, че системата ми помага да се фокусирам върху задачите, които целят постигането на ефект в дългосрочен план, вместо да се занимавам с маловажни неща. Ограничавайки задачите от група С всеки ден, аз намирам време за задачите от група А.

В случай, че след години на упорита работа откриете, че нямате особен напредък, възможно е причината да се крие във фокусиране на времето и усилията ви върху задачи от група С, такива като отговаряне на е-мейли, ходене на делови срещи, фирмени събрания и подреждане на документация. Може би можете да намалите времето за извършване на подобни дейности, за сметка на по-значимите? В противен случай, тези дребни задачи ще ви засипват ежедневно и ще засенчват по-важните задачи.

Съотношението 50-30-20 е условно, но на мен ми пасва идеално. То ми дава възможност да се справям с неотложните задачи и същевременно да инвестирам време в дейности, които знам, че ще донесат значителни ползи в бъдеще. Вие бихте могли да променяте това съотношение в зависимост от вашата работа и вашите цели. Важното е непрекъснато да сте наясно в какво точно инвестирате времето си.

Преструктуриране на вашето времево портфолио

Ако имате представа от инвестиране на акции, разглеждайте този модел като портфолио с различни нива на риск. Задачите от група А са най-рисковите и най-доходоносни инвестиции, които могат да претърпят значителни колебания в краткосрочен план, но в дългосрочна перспектива носят по-добра възвръщаемост от която и да е друга инвестиция. Това са акциите ви с агресивен растеж. Задачите от група С са вашите сигурни и ниско рискови инвестиции, подобно на банковите спестовни влогове. Група В спада към инвестициите с премерен риск. Ако не сте обръщали внимание на времевото си портфолио в последно време, добре е да го погледнете сега и да го преструктурирате.

Смисълът да инвестирате в задачи от група А е да трупате капитал в дългосрочна перспектива. Тези задачи представляват мащабни проекти, които могат да доведат до съществени ползи в живота ви в бъдеще. Примерите от моя живот са следните: стартирането на бизнеса ми, женитбата ми и възприемането на вегетарианството като начин на живот. Трудно е да отдаваме много време на този тип задачи, но е добре да инвестираме колкото може повече в тях. В тази група задачи е добре да се инвестира колко се може повече, стига да можем да управляваме тези инвестиции подобаващо.

Причината да инвестирате в задачи от група С е да предотвратите възникването на проблеми. Трябва да отделяте съвсем малко време за тях, толкова, колкото да стоите далеч от неприятности. Това включва навременното плащане на сметките ви, плащане на данъците и отделянето на оптимално време за поддържане на делови контакти. В повечето случаи е излишно да се отделя прекалено голямо внимание на тези задачи, а вместо това трябва да се наблегне на задачите от група А и В.

Задачите от група B попадат по средата между задачите A и C. тези задачи ви помагат да се предпазвате от неприятности, но също така те ви помагат да прогресирате леко напред. Тези задачи включват умерен риск и предлагат умерена възвращаемост. Задачите от група B често помагат да се намали необходимостта да се отделя време за задачи тип C и освобождават повече време за задачи тип A. Организирането и оптимизирането на различни неща обикновено попада в задачите от тип B. Тези задачи ви подпомагат да наблегнете и да извличате по-големи ползи от задачите тип A. за вас, четенето на тази статия вероятно е задача от тип B – можете да откриете една добра идея, която да ви помогне да работите повече по задачи тип A и по-малко по задачи тип C.

Встрани от моята работа, имам и списък със задачи, касаещи личния ми живот. Той включва семейни ангажименти и работа по къщата ми. Все още не съм се опитал да подредя тези задачи по правилото 50-30-20, но ако то работи добре за бизнеса ми, може би ще опитам да го приложа и в личния си живот.

Ако искате да изпробвате тази система за седмица, просто отбележете буквите A, B и C срещу всяка задача в списъка ви. После вземете лист хартия и нарисувайте три колони или квадрата, в които да отбелязвате точно колко време ще отделите на задачите от трите групи. Преценете колко точно време предполагате, че ще работите всеки ден (без да се броят почивките) и после пресметнете общото време, с което ще разполагате за работа по трите групи задачи. Ако искате да използвате друго разпределение, различно от 50-30-20 – може да го направите съвсем спокойно.

В хода на работния си ден, използвайте хронометър или часовник, за да измервате всяка една работа, която подхващате през деня, след което записвайте изразходваното време в една от трите колони, които предварително сте нарисували на листа хартия. В края на деня, сумирайте времената, записани във всяка една от трите колони, след което ги сметнете като процент от общото работно време, за да сте наясно как сте се справили.

През първите 1-2 дни може би ще искате просто да замерите какво е количеството време, което отделяте на различните типове задачи, без да искате непременно да променяте каквото и да е било. Най-вероятно, ще откриете дисбаланс, който бихте искали да промените в своя полза. Например, ако установите, че съотношението при вас е 10-10-80, ще сте наясно, че си губите времето и че трудно ще постигнете съществен прогрес в кариерата си. Така че, може би ще искате да анализирате по-сериозно тези задачи от тип C, за да намерите начини да ги ограничите, отложите или просто да се откажете от тях с цел да си освободите повече време за задачи тип A и B. сам по себе си, самото измерване на времето, което отделяте в момента за различните типове дейности ще повиши самосъзнанието ви относно това къде и в какво ви отива времето. А колкото повече време отделяте на задачите от тип A, толкова по-добре.

Ако чувствате, че сте претрупани със задачи тип C, откраднете възможно повече време от тях и го пренасочете към задачи тип B. Използвайте задачите от тип B, за да станете по-организирани и по-ефективни, тъй като вече няма да сте толкова притискани от спешните обстоятелства. След това, можете да опитате да посветите време на задачи тип A. Напълно възможно е и да променяте съотношението между трите типа по всяко време. Например, ако в началото съотношението ви е 10-10-80, може би няма да сте в състояние да преминете незабавно към 50-30-20, но пък можете да опитате с 5-40-55, а по-късно 20-50-30, за да ограничите задачите от тип C.

В дългосрочна перспектива, именно задачите от тип A са тези, които предпоределят успеха или неуспеха ни. Ако не работим по тях, ние просто разпиляваме потенциала си. Кой иска да посвети по-голямата част от живота си на това да отговаря на е-мейли и да плаща сметки? Трябва да държим под контрол подобни задачи, за да не завладеят живота ни и за да имаме време да работим по онези големи предизвикателства, които могат да се окажат истински значими за нас… и за света.

Прочети повече: Матрица за управление на времето на Айзенхауер и Кови.