Петте правила за правилно делегиране

Какво означава да делегираме правилно? Какво да се делегира? На кого да се делегира? Как да се делегира?

Известни са пет правила за правилно делегиране – универсални насоки за работа, когато ефективното управление на задачи е от ключово значение.

Нека разгледаме кои са тези правила и как могат да бъдат приложени за подобряване на делегирането.

Кои са петте правила за делегиране?

Петте правила за правилно делегиране са формулирани от “Американската асоциация на медицинските сестри” (American Nurses Association), която през 1995 г. публикува документ, озаглавен “Five Rights of Delegation”.

Основната цел на петте правила е да осигурят безопасно, отговорно и ефективно делегиране на задачи. Това е особено важно в области, където грешките могат да имат сериозни последствия, като например в здравеопазването. В същото време принципите са универсални и могат да се прилагат и във всякакви други области в работата и живота.

Петте правила за правилно делегиране са:

1. Правилна задача.
2. Правилни обстоятелства.
3. Правилен човек.
4. Правилни инструкции.
5. Правилен контрол.

Чрез ясна структура и конкретни насоки, моделът с петте правила за делегиране помага на лидерите да вземат информирани решения относно това какви задачи да делегират, на кого и при какви условия.

Петте правила за правилно делегиранеса представени на диаграмата по-долу:

Нека разгледаме малко по-подробно всяко от петте правила за делегиране.

1. Правилна задача

За да делегира ефективно, ръководителят трябва първо да преценим дали задачата е подходяща за делегиране.

Това означава да избере задачи, които:

• Са рутинни и предвидими;
• Имат ясен краен резултат;
• Не изискват специализирани умения или сложен анализ.

Препоръката в документа на “Американската асоциация на медицинските сестри” гласи:

“Не всяка задача може да бъде делегирана. Ключът е да познаваме границите на отговорностите на всеки член на екипа.”

Пример: В здравеопазването, медицинска сестра може да делегира измерването на жизнените показатели на пациента на своята помощница. Това е проста и рутинна процедура, която не изисква специализирани умения и не подлага пациента на риск.

2. Правилни обстоятелства

Дори и да е налице правилна задача, делегирането й няма да е добра идея, ако обстоятелствата не са подходящи.

Затова ръководителят е важно да оцени:

• Наличието на достатъчно ресурси;
• Условията на работната среда;
• Спешността на задачата.

Пример: Ако дадена задача трябва да бъде изпълнена в стресова ситуация, като авария, тя може да изисква повече опит и умения, отколкото се очаква от лицето, на което може да се делегира.

3. Правилен човек

Едно от най-важните правила е да се избере подходящ човек за изпълнение на задачата.

Тук става въпрос за:

• Оценка на компетентността – знания, умения и опит на лицето;
• Проверка дали лицето разбира задачата и последствията от нея;
• Увереност, че лицето е готово да приеме отговорността.

Пример: В маркетингов екип, ако трябва да се делегира на някого определен анализ на данни, следва да се избере член на екипа, който има аналитичен опит, вместо някой с предимно творчески профил.

4. Правилни инструкции

Без ясна комуникация от ръководителя към човека, на когото се делегира, всяка задача е обречена на провал.

Правилните инструкции включват:

• Ясно обяснение на очакванията;
• Предоставяне на детайли относно сроковете и методите на изпълнение;
• Възможност за задаване на въпроси.

Препоръката в документа на “Американската асоциация на медицинските сестри” гласи:

“Ефективната комуникация е мостът между делегирането и успешното изпълнение.”

Пример: Ако се възлага на служител задача за организиране на събитие, мениджърът трябва да уточни какъв тип събитие е, очакванията за брой участници, бюджета и крайните срокове.

5. Правилен контрол

Делегирането не свършва със самото възлагане на задачата. Необходим е още и контрол и оценка на изпълнение на задачата.

Правилният контрол изисква:

• Наблюдение на напредъка;
• Предоставяне на обратна връзка;
• Финална оценка на резултатите.

Пример: Ако на служител е възложено разработването на някакъв проект, то ръководителят следва да провежда периодични срещи за преглед на напредъка, за да гарантира, че задачата върви в правилната посока.

Приложение

Моделът с петте правила за правилно делегиране намира приложение не само в здравеопазването, но и в редица други области, където ефективното управление на задачи е от ключово значение.

Например:

• В бизнеса. Оптимизацията на работата на екипите чрез ясно делегиране и разпределение на отговорностите води до повишаване на ефективността и продуктивността. Например, при управлението на търговски екип, правилното делегиране на задачи като анализ на пазара, планиране на срещи с клиенти и управление на взаимоотношенията с тях може да освободи време за стратегическо мислене на мениджъра. Това също така създава среда, в която членовете на екипа се чувстват ангажирани и отговорни за собствените си роли.
• При управление на проекти. Успешното изпълнение на сложни задачи в големи проекти изисква прецизно разпределение на дейности между членовете на екипа. Например, при IT проект с кратък срок, делегирането на разработването на софтуер, тестването и създаването на документация на отделни специалисти гарантира, че всички аспекти на проекта се движат паралелно. Това не само минимизира риска от закъснения, но и позволява на ръководителя на проекта да се фокусира върху стратегическите цели и взаимодействието с всички заинтересовани страни.
• В личния живот. Делегирането на домакински задачи или семейни ангажименти не само помага за избягване на претоварване, но и изгражда по-силни връзки и екипен дух в семейството. Например, когато всеки член на домакинството поеме своя част от задачите, като пазаруване, готвене или поддържане на чистота, това създава баланс и сплотеност. Освен това, делегирането може да бъде чудесен начин за учене и развитие на умения, особено за децата, които придобиват усещане за отговорност и самостоятелност.

В резюме

Петте правила за правилно делегиране са:

1. Правилна задача.
2. Правилни обстоятелства.
3. Правилен човек.
4. Правилни инструкции.
5. Правилен контрол.

Спазването на тези пет правила може да подобри продуктивността, да намали стреса и да изгради по-добра комуникация в екипите. Петте правила осигуряват структура, която помага на ръководителите да бъдат едновременно ефективни и отговорни.

Прочети повече: Ефективно делегиране. Защо, кога, какво и как?