Петте нива на делегирането на Хаят

Делегирането е основно умение за ефективно лидерство. То включва възлагане на задачи на други хора, за да се освободи време за отговорности от по-високо ниво и да се овластят и развиват членовете на екипа.

На помощ при нужда от делегиране идва моделът за “Петте нива на делегирането”, който предлага структуриран подход и гарантира яснота както за ръководителите, така и за техните сътрудници.

Да го разгледаме.

Петте нива на делегирането

Моделът за петте нива на делегирането е дело на Майкъл Хаят – експерт по лидерство и лична продуктивност от САЩ, който го публикува за пръв път в книгата си “Your Best Year Ever” през 2018 г.

Петте нива на делегирането са пет отличителни нива на взаимоотношения, всяко от които предлага на ръководителя различна степен на автономия и контрол според особеностите на задачата и способностите на неговите сътрудници.

Майкъл Хаят подчертава, че ефективното делегиране не е просто разтоварване на задачи, а доверие и комуникация. Той казва:

“Делегирането е двигателят на личната продуктивност. Без него не можете да израснете като лидер.”

Петте нива на делегирането на Хаят са:

1. Прави каквото казвам.
2. Проучи и докладвай.
3. Проучи и препоръчай.
4. Реши и информирай.
5. Действай самостоятелно.

Разбирането и прилагането на тези пет нива може да промени начина, по който мениджърите управляват работния си график и развиват екипа си.

Петте нива на делегирането на Хаят са представени на диаграмата по-долу:

Нека разгледаме по-подробно всяко от петте нива на делегирането по модела на Хаят.

1. Прави каквото казвам

Ниво 1 на делегиране е ситуация на директен надзор според максимата “Прави каквото казвам”.

На това ниво ръководителят дава заповеди и инструкции на служителя какво точно да прави, как да го прави и кога трябва да бъде завършено. Това ниво обикновено се използва, когато задачите са прости, но изискват прецизност или когато членът на екипа е нов или неопитен.

Пример: Мениджър в онлайн магазин инструктира нов служител да следва конкретна процедура, когато отговаря на запитвания на клиенти за връщане на продукти. Мениджърът предоставя точните думи и стъпки, за да гарантира последователност и спазване на политиката на магазина.

Ниво 1 е от решаващо значение за задачи, които не подлежат на обсъждане и изискват стриктно спазване. То гарантира, че основните задачи се изпълняват правилно и помага за изграждането на основата за по-сложни отговорности.

Прекомерното използване на Ниво 1 обаче може да доведе до микромениджмънт и да попречи на развитието на уменията на служителя.

2. Проучи и докладвай

Ниво 2 на делегиране е ситуация на общ надзор според максимата “Проучи и докладвай”.

На това ниво ръководителят иска от служителя да събере информация и да му докладва. Фокусът тук е по-скоро върху събирането на данни, отколкото върху вземането на решения. Това ниво е подходящо за задачи, които изискват задълбочено разбиране на темата, преди да може да се предприеме някакво действие.

Пример: Маркетинг мениджър изисква от стажант да проучи най-новите тенденции в маркетинга в социалните медии и да представи доклад за своите открития. От стажанта не се очаква да дава препоръки или решения, а да предоставя изчерпателна информация, която мениджърът да прегледа.

Ниво 2 насърчава членовете на екипа да развиват своите изследователски умения и да се запознаят по-добре с темата. Включвайки се в този процес, служителите започват да разбират нюансите на задачата и се подготвят за по-високи нива на делегиране.

Въпреки че Ниво 2 позволява по-съществено участие на служителя, то все още поддържа вземането на решения централизирано от лидера. Това ниво може да бъде особено ефективно при подготовката на членовете на екипа за по-автономни роли чрез подобряване на техните аналитични способности.

3. Проучи и препоръчай

Ниво 3 на делегиране е ситуация на ограничен надзор според максимата “Проучи и препоръчай”.

На това ниво служителят има за задача да проучи определен въпрос и след това да препоръча подходящ курс на действие. Това ниво на делегиране започва да прехвърля част от отговорността за вземане на решения от мениджъра към члена на екипа, като насърчава критичното мислене и уменията за решаване на проблеми.

Пример: Ръководител на проект иска от член на екипа да оцени три различни вида софтуер за управление на проекти и да препоръча най-добрата алтернатива въз основа на определени критерии. Членът на екипа трябва да вземе предвид различни фактори и да предостави обоснована препоръка.

Това ниво на делегиране помага за изграждане на увереност и демонстрира доверие в преценката на служителя. Като участват в това по-задълбочено ниво на анализ, членовете на екипа се научават да претеглят плюсовете и минусите и развиват своите способности за вземане на решения.

Ниво 3 е етап, в който лидерът трябва да осигури конструктивна обратна връзка относно направените препоръки. Тази обратна връзка е от ключово значение за развитието на членовете на екипа и им помага да разберат очакванията и мисловния процес на ръководителя.

4. Реши и информирай

Ниво 4 на делегиране е ситуация на минимален надзор според максимата “Реши и информирай”.

На това ниво на служителя се дават правомощия да взема решения и след това да информира лидера за резултата. Това ниво представлява значителна промяна в посока на автономия и доверие. Лидерът разчита на способността на члена на екипа да се справи самостоятелно със задачата, като същевременно го държи в течение.

Пример: Ръководител на отдел упълномощава опитен член на екипа да избере и приложи нова процедура за обслужване на клиенти, с очакването, че служителят ще информират ръководителя, след като решението бъде взето и протоколът е въведен.

Ниво 4 на делегиране е особено ефективно за опитни членове на екипа, които са демонстрирали своите способности и разбиране на целите и ценностите на организацията. Това доверие овластява членовете на екипа и може да доведе до повишено удовлетворение от работата, креативни идеи и иновации.

От съществено значение обаче е лидерът да постави ясни граници и очаквания на това ниво. Редовните проверки гарантират, че делегираните задачи се изпълняват в съответствие с общите цели и че всички проблеми се решават своевременно.

5. Действай самостоятелно

Ниво 5 на делегиране е ситуация на пълно делегиране според максимата “Действай самостоятелно”.

Това е най-високото ниво на делегиране, при което членът на екипа има пълна автономия да действа самостоятелно, без дори да е необходимо да докладва на лидера, освен ако не реши. Това ниво означава пълно доверие в способността на служителя да управлява задачата или проекта.

Пример: Собственик на фирма поверява на опитен мениджър отговорността за разширяване на бизнеса на нов пазар. Мениджърът получава пълен контрол върху вземането на решения относно стратегията, изпълнението и процеса на вземане на решения, без да е необходимо да търси предварително одобрение от собственика.

Ниво 5 е подходящо за опитни членове на екипа с висока компетентност, които вече са доказали себе си при предишни задачи или проекти. Това ниво изисква от лидера да се довери изцяло на своите служители и му позволява да освободи време, за да се фокусира изцяло върху други задачи.

Ниво 5 може значително да подобри организационната гъвкавост и иновациите, тъй като сътрудниците са овластени да поемат инициативата и бързо да вземат самостоятелни решения. Постигането на подобно ниво обаче изисква голямо доверие, прозрачна комуникация и дълбоко разбиране на силните страни и способности на съответния служител.

В резюме

Петте нива на делегирането на Хаят предоставят структуриран подход към делегирането, който може значително да подобри производителността и развитието на екипа.

Петте нива са:

1. Прави каквото казвам.
2. Проучи и докладвай.
3. Проучи и препоръчай.
4. Реши и информирай.
5. Действай самостоятелно.

Чрез овладяване на петте нива на делегиране, ръководителите могат да си гарантират, че задачите се управляват ефективно, членовете на екипа се развиват и общата производителност е увеличена в максимална степен.

Прочети повече: Модел за лидерски континуум на Таненбаум и Шмид.