Петте функции на мениджмънта на Файол

Каква е работата на мениджъра? Какво следва да върши той, за да е ефективен?

Тези въпроси вълнуват специалистите по управление вече повече от 100 години.

Още преди около един век, изтъкнатият експерт по управление Анри Файол формулира пет основни функции на мениджмънта. Ако един ръководител изпълнява добре тези функции, той ще е максимално успешен в работата си, при равни други условия.

Петте функции на мениджмънта на Файол

Анри Файол е френски инженер и един от изтъкнатите теоретици и практици на управлението от началото на ХХ век. Той е създател на т.нар. “Школа на административно управление” и автор на няколко важни концепции за управление, превърнали се в класически в наши дни.

През 1916 г. Файол публикува своя най-голям труд – книгата “Индустриална и обща администрация”. В нея той разкрива петте функции на мениджмънта, които всеки мениджър следва да изпълнява.

Петте функции са:

1. Планиране;
2. Организиране;
3. Разпореждане;
4. Координиране;
5. Контролиране.

Нека разгледаме по-подробно всяка от петте функции на мениджмънта на Файол.

1. Планиране

Планирането е първата функция на мениджмънта. Планиране е опит да се предвиди бъдещето на организацията и да се определят мерки, необходими за преход към това ново състояние.

В основата на процеса по планиране лежи разработката на официален план за действие. Този план следва да почива на ресурсите, с които организацията разполага и на възможните тенденции, които могат да се проявят в бъдещето.

Файол счита, че планирането е една от най-трудните и важни задачи пред ръководството, в която трябва да взема активно участие цялата организация.

Идеалният план следва да съчетава в себе си:

• целенасоченост, т.е. общият план да се поддържа от отделните планове на по-малките структури и звена в организацията;
• непрекъснатост, т.е. планираните действия да се разглеждат като елементи на непрекъсваем процес на развитие;
• гъвкавост, т.е. планът да отчита възможности за появата на неочаквани обстоятелства;
• точност, т.е. планът по възможност трябва да е максимално точен.

В унисон с планиращата функция на мениджмънта, Файол обръща сериозно внимание и на прогнозирането, което изисква разработването на еднодневни, седмични, месечни, годишни, петгодишни и десетгодишни прогнози, които следва да се коригират своевременно с оглед на обстоятелствата.

За своето време, акцентите на Файол към планирането и прогнозирането са били нещо уникално, което други ръководители тогава не са имали предвид.

2. Организиране

Организирането е втората функция на мениджмънта. Организиране е дейността, с която предприятието получава всичко, от което има нужда за своето функциониране – суровини, инструменти, капитал и персонал.

Файол обръща сериозно внимание на т.нар. “организационна структура” и допуска, че формата на организацията зависи най-вече от количеството на персонала. С увеличаване на броя на хората се увеличават и разнообразните функции, които се изпълняват в организацията, респективно увеличава се необходимостта от контрол върху работата на хората.

Всичко това води до известния модел за организационна пирамида или йерархия. В тази връзка Файол счита, че:

“Всяка нова група от десет, двадесет, тридесет работника има нужда от майстор, който да я оглавява. Ако тези майстори са двама, трима или четирима, възниква нуждата от някой сред тях, който да е с по-висш ранг. На двама или трима с по-висш ранг е необходим ръководител, който да оглавява цял отдел.

Организационната пирамида следва да се изгражда по подобен начин, докато не обхване цялата организация до най-високото й ниво. При това, всеки нов началник не бива да има повече от 4-5 подчинени.”

3. Разпореждане

Разпореждането е третата функция на мениджмънта. Разпореждането има за цел да се постигне оптимален ефект от усилията на работниците, в интерес на цялата организация.

Успехът в мениджмънта зависи от съчетаването на лични качества и познания за общите принципи на управление. По мнението на Файол, един мениджър следва да помни и спазва следните правила:

• Старай се да опознаеш по-добре своите подчинени;
• Бори се с некомпетентността;
• Бъди наясно с всички детайли относно договорите, сключени между компанията и служителите.
• Давай добър личен пример;
• Провеждай периодични проверки в организацията;
• Провеждай съвещания заедно с водещите сътрудници, на които да даваш насоки за действие и да акцентираш на основните приоритети на фирмата;
• Не изпадай в прекалено дребни детайли;
• Стреми се да създадеш такава работна атмосфера сред колектива, която да стимулира единството на персонала, енергията, инициативата и лоялността на работниците.

Очевидно е, че тези съвети повтарят отчасти известните 14 принципа за управление на Файол.

По отношение на фукнцията “Рапореждане”, Файол отдава голямо значение на важността на мотивацията, както и на делегирането на права на персонала. Файол счита, че:

“Ръководителят може да стимулира инициативността на подчинените си, като им делегира права, с което им предоставя възможности изцяло да реализират потенциала и уменията си. Това може да се случи с цената на допускане на отделни грешки, сериозността на които значително се ограничава при подходящ контрол.

Ръководителят може бързо да превърне човек с неизявени способности в първокласен специалист, като не върши цялата работа вместо него, а му помага чрез метода на подсказването. Да, за целта ръководителят ще трябва смирено да ограничава своята собствена гордост.”

4. Координиране

Координирането е четвъртата функция на мениджмънта. Координирането има за цел да обезпечи оптимална хармония между различните дейности на организацията.

Доброто координиране облекчава работата и прави функционирането на организацията по-успешно. Тази функция е призвана да балансира различните аспекти от работата, например да съблюдава пропорционално разходване на средства с оглед на наличните финансови ресурси, производствените нужди, складовите наличности и пазарното търсене.

За целите на доброто координиране, Файол препоръчва провеждането на ежедневни съвещания. Целта на съвещанмието е следната:

“Съвещанието трябва да информира ръководството за работата на предприятието, да обсъжда въпроси относно сътрудничеството между различните отдели и да решава проблеми от общ интерес.

Участниците в подобно съвещание не следва да се занимават с планиране, а с въпроси за изпълнението на вече съществуващи планове.

На съвещанието дискусията може да се води само в краткосрочен период, обикновено не превишаващ една седмица, във връзка с хармонизиране на дейностите и определяне на текущите приоритети.”

5. Контролиране

Контролирането е петата функция на мениджмънта. Контролирането е призвано да обезпечи съответствие на всичко, което се случва в организацията с предварително набелязаните планове, принципи и стандарти за работа.

В такъв контекст, контролирането има за цел да открива грешки и слабости в работата, за да се неутрализират и да не им се дава възможност да се проявяват отново в бъдеще. Както пише Файол:

“Контролът засяга всичко – продукти, хора и работни операции.”

Файол счита, че с контролиране не трябва да се занимава само ръководството. С това следва да се занимават безпристрастни отговорници по качеството, които не са в йерархични отношения на власт спрямо работещите. Контрол от подобен характер се явява ценно допълнение към управлението, който позволява да се получи информация, която иначе остава недостъпна при обичайния контрол.

В резюме

Петте функции на мениджмънта на Файол са:

1. Планиране;
2. Организиране;
3. Разпореждане;
4. Координиране;
5. Контролиране.

Днес тези функции звучат близо до ума, дори елементарно, но за времето си, идеите на Файол са били изключително иновативни и пионерски.

Поради това не е случайно, че Анри Файол е считан за родоначалник на идеи, които нямат аналог в теорията и практиката на мениджмънта към този момент.

Прочети повече: Анри Файол. Биография и идеи.