Организация. Що е то?

Какво представлява една организация и защо тя е от съществено значение за нашия живот и работа?

Организациите оформят света около нас. Те са в основата на всичко – от малки общности до глобални корпорации.

Но какво всъщност стои зад този термин? Защо се създават организации? Какво представляват точно? И как се подхожда в тяхното управление?

Какво е организация?

Терминът “организация” произлиза от гръцката дума “ὄργανον” (чете се “органон”), както и от латинската дума “organum”, което означава “инструмент”, “средство”, “начин”.

Смисълът на думата “организация” отразява идеята й като средство за постигане на някаква цел. В исторически план организацията се разглежда като механизъм за координация между хората за изпълнение на общи задачи.

В този смисъл, дефиницията за организация е:

Организирана група от хора, създадена за постигане на определена цел.

Примери за организации са компаниите, училищата, болниците, спортните клубове и дори семействата. Всички те имат свои собствени особености, но споделят общата цел да структурират дейностите си за изпълнение на определени цели и постигане на максимална ефективност.

Ключови символи на организацията

Организациите са сложни структури, които се отличават с няколко ключови характеристики (символи), които на свой ред определят тяхната същност и начин на функциониране.

Ключовите символи на организацията са:

• Мисия, визия и цели. Това е смисълът, поради който организацията съществува и е водещият мотив, който обединява нейните членове. Организациите без ясно формулирани мисия, визия и цели често страдат от липса на фокус и ниска ефективност.
• Структура. Структурата на организацията определя как се разпределят ролите, отговорностите и ресурсите. Организационната структура изяснява кой, какво, къде, кога, с кого ще прави, включително и цялостните взаимоотношения по повод изпълнението на целите и мисията на организацията.
• Хора. Хората в организацията са нейните основатели, мениджъри и служители. Хората са сърцето на всяка организация. Те внасят енергия, креативност и експертиза, което прави тяхното управление критично.
• Култура. Организационната култура са споделени възприятия, нагласи, ценности и норми, които определят поведението на хората в организацията. Културата е съвкупност от споделени предположения, които определят как хората работят заедно.
• Процеси и технология. Процесите включват методите и процедурите за изпълнение на задачите и постигане на целите, включително и начините за вземане на решения. Технологиите също играят ключова роля – от автоматизация на процесите до анализ на данни.
• Лидерство. Лидерите са ключови фигури в управлението на организации. Те вдъхновяват, насочват и обединяват хората около общите цели.
• Комуникации. Добрите комуникации улесняват сътрудничеството и разрешаването на конфликти. Организациите, които поддържат отворени и прозрачни комуникационни канали, имат по-добра ефективност. Комуникациите са в основата на ефективното управление.
• Управление на промяната. Промените са неизбежни за всяка организация. Успехът често зависи от способността на организацията да се адаптира към нови условия.

Полезно e за всеки мениджър (и дори служител) да познава добре ключовите символи на своята организация.

Подобно познание помага да се разберат процеси, явления и трендове от историята, настоящето и бъдещето на съответната организация.

Oсновни теории за организацията

Възгледите за организацията днес се различават от възгледите за организацията преди 100 години.

Известни са три основни групи теории за организацията, които показват развитието на тези възгледи през годините.

1. Класически теории

Първата група теории са т.нар. “класически теории за организацията”.

Класическите теории акцентират върху строгите организационни структури и постигането на висока ефективност. Обясняват природата на организацията предимно чрез разделението на труда и структурата на организацията и във връзка с това извеждат на преден план нуждата от спазване на определени принципи на управление.

Например:

• Фредерик Тейлър. Въвежда стандартизацията на труда и набляга на ясното разделение на труда, на внимателния подбор на хора и на тяхното обучение, за да може организацията да функционира ефективно.
• Макс Вебер. Развива концепцията за бюрокрацията и поддържа тезата, че организацията, по подобие на обществото трябва да е добре структурирана, да е стабилна и демократична.
• Анри Файол. Извежда на преден план принципи на управлението на организации като специализация на задачите, централизация на властта, ясна отговорност, дисциплина и управление, с помощта на което се планира, организира, ръководи и контролира.

Пример за класическа организация: Автомобилният производител Ford по време на кулминацията на промишлената революция в началото на XX век създава поточната линия, постига изключителни икономии от мащаба и ефикасност, като по този начин трансформира производството.

2. Неокласически теории

Втората група теории са т.нар. “неокласически теории за организацията”.

Неокласическата школа обръща внимание на човешките фактори. Според тези теории най-важното в организацията са нейните хора, а поведението на индивидите и групите е от решаващо значение за доброто функциониране на организацията.

Например:

• Елтън Мейо. Открива, че върху производителността на работа в организациите от основно значение са поведенческите фактори и подчертава значението на мотивацията и взаимоотношенията на служителите с техните ръководители.
• Мери Паркър Фолет. Насърчава сътрудничеството между хората като ключ към успеха на цялата организация. Счита, че хората имат желание за коопериране, но трябва да бъдат предразположени чрез подходяща организационна среда и отношение от преките ръководители.

Пример за неокласическа организация: Авиокомпанията Southwest Airlines е известна със своята философия “Служителите на първо място,” която поставя акцент върху създаването на позитивна и подкрепяща работна среда. Това води до висока мотивация на служителите, които от своя страна осигуряват изключително клиентско обслужване, превръщайки организацията в лидер в индустрията.

3. Съвременни теории

Третата група теории са т.нар. “съвременни теории за организацията”.

Съвременните теории представят организацията като система, състояща се от отделни подсистеми и изпитваща силна необходимост от адаптиране към околната среда, за да може да е ефективна в своята дейност.

Например:

• Питър Дракър. Като представител на системния подход в изучаване на организациите, той акцентира на елементите на организацията, на връзките помежду им и на необходимостта от организационни цели, около които да са ориентирани тези елементи и връзки.
• Питър Сенги. Развива теория за учещата организация, чрез която подчертава ролята на постоянния процес на учене и адаптация към променящата се среда като основен двигател на иновациите и успеха.
• Ситуационен подход. Експерти като Хърбърт Саймън, Фред Фидлър и др. извеждат на преден план нуждата от добро познаване на ситуацията (като съвкупност от различни фактори), за да бъдат вземани добри управленски решения в организацията.

Пример за съвременна организация: Компанията Netflix започва като доставчик на DVD по пощата, след което преминава към дигиталния стрийминг, а сега се фокусира върху създаването на оригинално съдържание и глобална експанзия. Netflix демонстрира как организацията може да бъде гъвкава и бързо да се адаптира към новите технологични възможности, както и към нуждите и предпочитанията на потребителите, като прилага принципите на организационното учене и иновациите.

Нека разгледаме малко по-подробно някои от най-влиятелните схващания за организациите от водещи експерти.

Организацията като система за създаване на стойност

Питър Дракър, наричан “баща на съвременния мениджмънт“, разглежда организацията като система, чиято основна задача е да създава стойност за своите клиенти, служители и обществото. Според него организацията съществува, за да постигне резултати, които не могат да бъдат постигнати индивидуално.

Питър Дракър казва по отношение на бизнес организациите:

“Основна цел на бизнеса е да създаде и задържи клиент.”

Ключови идеи на Дракър за организациите:

• Организацията трябва да има ясна цел и мисия.
• Ефективността на организацията зависи от способността за правилно разпределение на ресурсите, както и за непрекъснато учене и адаптация.
• Успешните организации са тези, които умеят да внедряват иновации и да отговарят на променящите се нужди на пазара.

Пример: Apple и иновативният подход на организацята към разработването на продукти. Вместо да следва пазарните тенденции, Apple създава нови категории продукти (iPhone, iPad), добавяйки стойност за клиентите.

Дракър вярва, че организациите, които не се адаптират към промените или не създават стойност, са обречени на провал.

Бюрокрацията като идеален модел на организация

Макс Вебер развива концепцията за бюрокрацията като рационален модел, който гарантира ефективност и предсказуемост. Според него успешната организация трябва да се основава на формални правила и ясно разпределение на ролите.

Макс Вебер казва:

“Рационалността и предсказуемостта са основата на ефективната организация.”

Ключови характеристики на организацията според Вебер:

• Йерархия: Всеки член на организацията има точно определена позиция и отговорности.
• Формални правила: Дейностите трябва да се основават на писани процедури.
• Меритокрация: Назначенията се извършват въз основа на квалификация, а не на лични връзки.

Пример: Голяма финансова институция като британската банка HSBC използва принципите на бюрокрацията, за да гарантира предсказуемост и контрол над процесите си.

Макар моделът на Вебер да е критикуван за липсата на гъвкавост, той остава основа за много традиционни организации.

Организационната култура като основа

Едгар Шайн поставя културата в центъра на организацията. Според него културата е “некодифицираната сърцевина“ на организацията, която влияе върху начина, по който хората мислят, действат и взаимодействат.

Едгар Шайн отбелязва:

“Организационната култура е това, което определя поведението, когато никой не гледа.”

Трите нива на културата спореьд Шайн са:

1. Артефакти: Видимите аспекти на организацията като офис среда и работна атмосфера.
2. Споделени ценности: Какво организацията счита за важно (например иновации или етика).
3. Основни вярвания: Дълбоко вкоренените предположения за света и начина на работа.

Пример: Google демонстрира силна организационна култура, която насърчава креативност и сътрудничество чрез гъвкави работни процеси и подкрепа за иновации.

Според Шайн културата може да бъде както двигател, така и пречка за промяна и растеж.

Научи повече от статията “Модел за организационна култура на Шайн”.

Организацията като конфигурация

Хенри Минцбърг предлага модел с пет организационни конфигурации, които описват различните видове организации в зависимост от техните цели, стратегии и външна среда.

Хенри Миндбърг казва:

“Всяка организация има своя уникална структура, която отразява нейната среда и цел.“

Петте организационни структури на Минцбърг са:

1. Проста структура. Подходяща за малки организации с централизирано управление.
2. Машинна бюрокрация. Подходяша за големи организации със строго определени роли и правила.
3. Професионална бюрокрация. Подходяша за организации като болници или университети, където професионалистите вземат решения.
4. Дивизионална структура: Подходяща за корпорации с множество бизнес единици, като Procter & Gamble.
5. Адхокрация: Подходяща за гъвкави организации, като стартиращите технологични фирми.

Минцбърг подчертава, че успешните организации съчетават структурни елементи в зависимост от нуждите си.

Научи повече в статията “Петте организационни структури на Минцбърг”.

Организацията като ученик

Крис Аргирис развива концепцията за “организационно учене“. Според него успешните организации са тези, които постоянно се учат и адаптират.

Крис Аргирис казва:

“Най-голямата заплаха за организацията е нейното нежелание да учи.”

Двата вида учене според Аргирис са:

• Едноциклово учене. Проблемите се решават без промяна в основните предположения.
• Двуциклово учене. Проблемите се решават чрез преосмисляне на основните принципи и адаптиране към нови реалности.

Пример: Toyota прилага философията “Кайзен” – непрекъснато усъвършенстване чрез учене и адаптация.

Аргирис подчертава, че организациите, които не се учат, са обречени да се провалят в динамична среда.

Организацията като система на кооперация

Честър Бърнард предлага идеята, че организацията е преди всичко система на кооперация между хора. Той разглежда организацията като социална система, в която комуникацията и взаимодействието са от решаващо значение.

Честър Бърнард отбелязва:

“Организацията е доброволен инструмент на хората за постигане на цели, които не могат да бъдат постигнати самостоятелно.”

Основните идеи на Бърнард за организациите са:

• Организацията съществува, когато има съгласувани усилия за постигане на обща цел.
• Ефективността зависи от способността на организацията да задоволява както личните потребности на индивидите, така и колективните цели.
• Ръководството на организацията има ключова роля в осигуряването на баланс между тези две изисквания.

Пример: Нестопанските организации като Червения кръст обединяват доброволци и ресурси, за да постигат хуманитарни цели.

Бърнард поставя акцент върху сътрудничеството като основен механизъм за успех на всяка организация.

Човешкият фактор в организацията

Ренсис Лайкърт е известен със своите изследвания върху лидерството и организационните структури. Според него, успешната организация е тази, която използва човешкия капитал по най-ефективния начин.

Ренсис Лайкърт казва:

“Хората са най-важният ресурс на всяка организация.”

Моделът на Лайкърт класифицира организационните управленски системи в четири категории, вариращи от авторитарни до демократични:

1. Експлоатационно-авторитарна управленска система с ниска ангажираност на служителите.
2. Доброжелателно-авторитарна управленска система, с известно участие на служителите.
3. Консултативна управленска система, с по-голяма отвореност за идеи и предложения от служителите.
4. Демократична управленска система, където решенията се вземат колективно от мениджър и служители.

Пример: Компании като Zappos използват демократични управленски системи, за да насърчат иновациите и ангажираността на служителите.

Лайкърт подчертава, че организации, които дават приоритет на човешките отношения, са по-успешни в дългосрочен план.

Научи повече от статията “Теория за четирите лидерски стила на Лайкърт”.

Организацията като отворена система

Даниел Кац и Робърт Кан популяризират идеята, че организациите са отворени системи, които взаимодействат с околната среда. Тяхната теория поставя акцент върху адаптивността и взаимозависимостта на организацията и нейната среда.

Кац и Кан посочват, че:

“Организацията не може да бъде изолирана от средата, в която съществува.”

Ключови елементи от модела на Кац и Кан:

• Организацията получава входни ресурси от средата, преобразува ги и ги връща обратно като изходни резултати.
• Успехът на организацията зависи от способността й да се адаптира към промените във външната среда.
• Вътрешните процеси на организацията трябва да бъдат координирани и съгласувани с външните изисквания.

Пример: Организации с глобални международни операции като Amazon използват сложни системи за анализ на данни, за да се адаптират към различните пазари по света.

Кац и Кан подчертават значението на гъвкавостта и динамичния обмен на ресурси за дългосрочния успех на организацията.

Организацията като метафора

Гарет Морган е известен с използването на метафори, с които обяснява сложността на организациите. Според него, начинът, по който възприемаме организацията, определя начина, по който я управляваме.

Гарет Морган отбелязва:

“Метафорите не само обясняват организацията, но също така формират начина, по който я възприемаме.”

Популярни организационни метафори на Морган са:

1. Машина. Организацията се разглежда като механична система, в която структурите, процесите и функциите са строго координирани и предвидими, подобно на части от часовников механизъм.
2. Организъм. Организацията е жива система, която трябва да се адаптира към своята среда, за да оцелее и да расте, като взаимодейства динамично с външни фактори.
3. Мозък. Организацията се описва като интелигентна система за обработка на информация, способна да се учи, планира и взема решения.
4. Културна система. Организацията е социална общност, изградена около споделени ценности, убеждения, ритуали и символи, които определят нейния уникален характер.
5. Политическа система. Организацията е арена на властови борби, преговори и конфликти, където различни интереси и коалиции се стремят към влияние и контрол.
6. Психологически затвор. Организацията е система, която може да ограничава мисленето и поведението на своите членове чрез културни и структурни ограничения.
7. Поток и трансформация. Организацията се разглежда като процес на непрекъсната промяна и развитие, който преминава през различни фази и етапи на трансформация.
8. Инструмент за доминация. Организацията е средство за упражняване на власт и контрол върху ресурси и хора, често за постигане на целите на доминиращите интереси.

Пример: Стартиращи компании често се разглеждат като “организми”, тъй като са гъвкави и адаптивни към промените в пазара.

Морган подчертава, че успешните организации могат да използват различни метафори за различни ситуации.

Научи повече от статията “8 организационни метафори на Морган”.

Организацията и конкурентното предимство

Майкъл Портър, един от водещите експерти в стратегическото управление, разглежда организацията като средство за постигане на конкурентно предимство. Според него, организацията трябва да създава стойност, която е уникална и трудна за копиране от конкурентите.

Майкъл Портър казва:

“Конкурентното предимство е резултат от уникални дейности, които организацията извършва по-добре от конкурентите си.”

Ключови идеи на Портър относно организациите:

• Организацията трябва да избере една от три основни стратегии: разходно лидерство, диференциация или фокус.
• Вътрешните процеси в организацията трябва да бъдат синхронизирани с целите и стратегията й.
• Веригата на стойността (value chain) е основен инструмент за анализ на дейностите, които създават конкурентно предимство.

Пример: IKEA успешно прилага стратегията за разходно лидерство чрез оптимизация на производството и логистиката.

Портър подчертава, че успешните организации не само реагират на конкурентната среда, но също така я оформят.

Научи повече в статите “Конкурентно предимство” и “Трите конкурентни стратегии на Портър”.

В резюме

Организацията е сложна и многолика структура, която обединява хора, цели, ресурси и процеси в стремежа си към успех и устойчивост.

Разглеждана през различни перспективи – от класическите до съвременните подходи, и анализирана чрез символи като хората, целите и културата, организацията остава динамична система, адаптираща се към промените в света.

Разбирането на тези аспекти дава на мениджърите и лидерите необходимите инструменти да създават, управляват и трансформират организации, които да постигат успех в дългосрочен план.

Прочети повече: Кратка история на мениджмънта.