Една и съща организация може да работи добре или не в зависимост от организационната структура, която е избрала да има. Но коя е най-добрата организационна структура?
Известни са пет основни организационни структури, формулирани от Минцбърг, които представят пет отделни възможности за структуриране на процесите и дейностите в една компания.
Всяка организационна структура има своите плюсове и минуси. Всяка организационна структура е подходяща за специфична ситуация, в зависимост от различни фактори.
Петте организационни структури на Минцбърг
През 1979 г. канадският експерт по управление Хенри Минцбърг публикува книгата си “The Structuring of Organizations”. В нея се изтъква, че структурата на една организация произхожда от нейната стратегия и от външни фактори, които действат спрямо организацията.
Когато има съвпадение между структура, стратегия и външни фактори, това помага на организацията да работи успешно. Когато няма съвпадение, организацията обикновено изпитва сериозни проблеми.
Първоначално Минцбърг дефинира пет основни организационни структури:
- Проста структура;
- Машинна бюрокрация;
- Професионална бюрокрация;
- Дивизионална структура;
- Адхокрация;
По-късно, Минцбърг формулира още две структури – мисионерска организация и политическа организация.
Хенри Минцбърг изгражда своя модел за организационни структури около идеята, че всяка от тях може да се състои от шест главни части:
- Стратегически топ мениджмънт;
- Среден мениджмънт;
- Изпълнителско ниво;
- Поддържащ персонал;
- Технологична поддръжка;
- Идеология, която характеризира фирмената култура.
Всяка от шестте части на организацията има различно проявление и приоритет в различните организационни структури.
Да разгледаме по-подробно всяка отделна организационна структура.
1. Проста структура
Простата структура е известна също и като “Предприемаческа структура”. Тя е опростена и плоска. Има ясно изразен връх, на който стои един или няколко висши ръководители. Всички основни процеси се управляват директно от върха. Отсъства среден мениджмънт.
Подобна проста структура е типична за стартираща фирма, начело на която стои основателят – предприемач. Обикновено той взема всички ключови решения и контролира всички важни дейности.
Организацията е относително неструктурирана и неформална спрямо останали видове структури. В нея няма изградени системи, процедури и стандарти за работа.
Простата (предприемаческа) структура осигурява бързина и гъвкавост, но има своите ограничения. Ако организацията расте, в нея неизбежно ще се появят отдели и среден мениджмънт, който да ги управлява. Редица решения повече няма да се вземат само от върха, което ще наложи използването на друга структура.
Главен координиращ механизъм в простата структура е директното надзираване.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.2. Машинна бюрокрация
Машинната бюрокрация е структура, характерна със своята стандартизация. Работата е структурирана с помощта на стандарти, процедури и правила. В духа на идеите на Фредерик Тейлър, дейността се извършва с помощта на различни функционални отдели – производство, продажби, доставки, счетоводство и т.н. Това изисква наличието на сериозен среден мениджмънт.
В машинната бюрокрация всяка длъжност е ясно дефинирана с помощта на длъжностна характеристика. Налице е строга вертикална йерархия на подчиненост, в която вземането на решения е централизирано – “отгоре-надолу”. Топ-мениджмънтът има контрол върху ключовите процеси.
В организации с машинна бюрокрация се обръща голямо внимание на планирането, бюджетите и одитите. Налице е стремеж към системно усъвършенстване на процедурите и правилата. Главният фокус е върху техническата способност на отделните звена да вършат добре своята дейност.
Организация с подобен тип структура може да бъде много ефикасна и да работи като добре смазана машина. Колкото по-голяма става подобна организация, толкова по-сериозна икономия от мащаба е в състояние да направи тя.
Проблемът с машинната бюрокрация е, че правилата водят до висока специализация до степен, в която отделните функционални отдели започват да имат противоречащи се или взаимноизключващи се цели, които не са в синхрон с главните цели на организацията.
Машинната бюрокрация е удачна за големи производствени компании, както и за държавни и общински структури, които изпълняват рутинни задачи.
Главен координиращ механизъм в машинната бюрокрация е стандартизирането на работата.
3. Професионална бюрокрация
Професионалната организация е също бюрократична структура. Тя обаче разчита на професионалисти с висока компетентност, които запазват автономност и контрол върху работата си.
Или, в професионалната бюрокрация има специализация, но вземането на решения е децентрализирано. Фокусът в подобна организационна структура е на оперативно ниво, поради което е удачна за организации, в работят голям брой експерти – например училища, университети, счетоводни фирми, юридически кантори, консултантски фирми и др.
Професионалната бюрокрация може да бъде комплексна, с редица процедури и правила, които се спазват стриктно. Това осигурява ефикасност, като в същото време е налице и автономия за отделните специалисти.
Недостатък на професионалната бюрокрация е липсата на контрол от страна на висшия мениджмънт, тъй като оперативните служители имат самостоятелност и власт да вземат редица решения. Това е предпоставка за по-трудно управление на промяната в подобни организации.
Главен координиращ механизъм в професионалната бюрокрация е стандартизирането на уменията.
4. Дивизионална структура
Дивизионалната структура възниква тогава, когато организацията притежава множество самостоятелни продуктови линии и бизнес единици, които се контролират от централен офис.
Това е структура, подходяща за големи компании, които управляват множество марки, произвеждат разнообразни продукти или оперират в различни географски пазари. Това са все предпоставки за автономност на бизнес единиците в рамките на дивизионалната структура.
Ключовото предимство на дивизионалната структура е, че тя позволява на средния мениджмънт да има по-голям контрол върху процесите, в сравнение с машинната бюрокрация. Ежедневните решения са децентрализирани и се вземат “на място” в съответното подразделение. Топ мениджмънтът на свой ред се фокусира главно върху голямата картина и стратегическите цели, както и върху подсигуряването на бизнес единиците с нужната подкрепа и ресурси, за да работят успешно.
Слабост на дивизионалната структура е дублирането на ресурси и дейности. По-трудно е да се постигне икономия от мащаба, тъй като отделните бизнес единици имат самостоятелност в провеждането на своите политики. Също така, отделните бизнес единици могат да изпаднат в конфликт за ресурси, които се отпускат от централното управление.
Поради тези особености, дивизионалната структура е най-удачна за организации, които оперират в стабилни браншове, които не изискват изключително голяма гъвкавост. Подходящи са за големи компании, които залагат на продуктова или пазарна диверсификация, т.е. развиват нови продукти или навлизат на нови пазари.
Главен координиращ механизъм в дивизионалната структура е стандартизирането на резултатите.
5. Адхокрация
Адхокрацията е организационна структура, известна още и като “Иновативна организация”. Тя е подходяща за организации в нови индустрии, които трябва да иновират и да функционират “ад хок”, т.е. да оперират в специални, строго индивидуални ситуации.
Примери за адхокрация са консултантски фирми, филмови компании, инженерингови фирми или всякакви други организации, които оперират на проектен принцип. В тези ситуации обикновено се образуват екипи с децентрализирано вземане на решения и силна степен на делегиране. Подобни практики на свой ред затрудняват силно контрола върху подобни структури.
Предимството на адхокрацията е, че тя функционира около екипни структури с балансиран микс от екипни роли – нагласи, знания и умения. В зависимост от изискванията на ситуацията и фазата, на която се намира проекта, в екипа могат да бъдат привлечени едни или други специалисти, които да бъдат най-полезни в точния момент. Когато един проект бъде завършен, служителите се прехвърлят в друг екип, където се захващат за работа по нов проект.
Поради тази своя особеност, адхокрацията е гъвкава организационна структура, която бързо може да реагира на изискванията на ситуацията. Тя е в помощ при работа по различни цели и задачи. В подобни организации има предпоставки за развитие на творчество и креативност на служителите.
В иновативните адхокрации обаче има и предизвикателства, най-вече породени от конфликти поради неяснота кой точно каква власт има да взема решения. Подобни проблеми са възможни особено в по-ранни етапи на екипно развитие, характерни с различия, а понякога и сблъци на идеи, мнения и гледни точки за най-подходящите начини за изпълнение на задачите.
Независимо от проблемите и предизвикателствата, адхокрацията е напълно валидна организационна структура, която се използва с успех в динамична среда. Тя е особено популярна за млади организации, които се нуждаят от гъвкавост, бързина и екипна работа.
Главен координиращ механизъм в адхокрацията е взаимното напасване между хората.
Две допълнителни организационни структури
Хенри Минцбърг добавя още две организационни структури към първоначалните пет:
- Мисионерска организация – организация, обединена около някаква мисия или идеология. Пример за подобна организация е Apple на Стив Джобс. Дейността на мисионерската организация е структурирана около принципи, правила, норми, ценности и култура.
- Политическа организация – организация, в която властта е централна тема. В резултат на това отсъства типична организационна структура и е неясно кой за какво отговаря. Организацията се задвижва от това, което е приоритетно за хората, които са на власт.
В резюме
Петте организационни структури на Хенри Минцбърг са:
- Проста структура;
- Машинна бюрокрация;
- Професионална бюрокрация;
- Дивизионална структура;
- Адхокрация;
Няма “добра” или “лоша” структура. Всяка структура е подходяща за определена ситуация и акцентира на едни или други организационни компоненти.
Прочети повече: Десетте мениджърски роли на Хенри Минцбърг.
