Одит на длъжността. Очаквани резултати, обхват и техники

Одитират ли се длъжностите в твоята компания?

Има определени ползи от това периодично да се одитират длъжностите. Организациите, които нямат практиката за одит на длъжностите си определено губят, от което страда работата и на мениджъри, и на служители.

Какво е „одит на длъжността”?

За специалистите по управление на човешките ресурси понятието “одит на длъжността” следва да е добре познато.

Одитът на длъжността е преглед на длъжността с цел да се удостовери доколко длъжността е ефективна, какви са нейните “ползи” за организацията и “разходите” за поддържането й.

Целта е да се разбере дали всичко около една длъжност е наред и ако не е, да се препоръчат нужните корекции в длъжността и дори в органиграмата.

Oчаквани резултати от одита на длъжността

Одитът на една длъжност отнема време и изисква експертни знания. Това са време и знания, нужни за събиране на съответната информация, за нейната обработка и интрепретация, за формулиране на препоръки и план с нужните действия.

В замяна на това организацията, която провежда одит на една или друга своя длъжност, получава следното:

• Реална диагноза доколко длъжността оправдава очакванията за полезни резултати.
• Оценка на причините защо длъжността не е достатъчно ефективна.
• Спешните корекции в длъжността – задачи, отговорности, роля, изисквания, хоризонтални и вертикални връзки на длъжността с други длъжности.
• Най-добрият начин за приложение на направените корекциите.

Одитът на длъжността показва това, което трябва да се съхрани в нея, както и това, което трябва да се коригира. В случай на корекции, се обновява длъжностната характеристика.

Обхват на одита на длъжността

Длъжностите не са статични, те се променят под влияние на различни фактори като нова технолия, по-различни ресурси, нови стратегически цели, решения за въвеждане на нови продукти и какво ли още не.

Имам обаче убийствен пример за една много голяма българска компания, която не е променяла своите длъжностни характеристики от 1964 година досега с обяснението, че “Нищо ново не се случва, за да предприемат съответните промени и в самите длъжностни характеристики”.

Имам и друг пример от съвременна българска компания, която едва ли не всеки месец променя организационната си структура, но не бута по никакъв начин длъжностните характеристики.

Разбира се, не само давността и промяната на структурата на компанията са поводите да се предприеме одит на длъжностите в една организация. Важно е да се следят още и грешките в работата, оплакванията от клиенти, липсата на координация между хора и отдели (сектори) и др.

За жалост, когато има подобни симптоми, мениджърите обичат да ги обясняват или свързват преди всичко с хората, работещи на съответните длъжности. Разговарят със служителите, изискват писмени отчети и обяснения, дори предприемат драстични мерки като уволнение “заради несправяне с работата” или “за непригодност”.

Аз препоръчвам различен подход, а именно да се огледа дали няма някакъв “препъни камък” в длъжностите, което е възможно да се откриете при един одит. Разбира се, важно е да се прецени какво е новото на компетентност на служителите да заемат въпросните длъжности.

Одитът на длъжността следва да е е фокусиран към всички възможни аспекти на длъжността, за да е полезен с информацията, която ще предостави.

1. Наименование на длъжността

Може да изглежда абсурдно, но по време на одити или консултации в сферата на човешките ресурси в различни компании, съм имала случаи служителите да не знаят точното наименование на своите дължности.

А наименованието на длъжността е важно – както за самия служител, който се отъждествява със своята длъжност, така и за “продукта”, който създава или за крайния резултат от работата му.

Ако са ти дали името “Петър”, но ти се наричаш “Георги”, защото ти харесва да си като твой познат на име “Георги”, кажи това няма ли да има някакво значение за теб и за околните, които те знаят като “Петър”?

Наименованието на длъжността е важен аспект на длъжността и дефинира каква точно длъжност е тази длъжност.

2. Предназначение на длъжността

Предназначението на длъжността е нейната мисия и основното очакване (резултат), заради което е създадена длъжността в рамките на организацията.

Например, предназначението на длъжността “готвач” не е да готви ястия, предястия, десерти и т.н., а да съдейства с конкретни резултати в своята работа така, че клиентите да са доволни от своя престой в този ресторант.

Има значение, нали?

Одитът на длъжността показва как служителят възприема своята длъжност, колко важна и значима или маловажна и незначителна я вижда в своите представи. Не трябва да се забравя, че представите на всеки служител влияят върху начина, по който той си върши работата.

3. Хоризонтални и вертикални връзки на длъжността с други длъжности

Одитът на длъжността може да изненада с това как служителите си представят връзките на длъжността си с останалите длъжности в компанията. А във връзките се крият и причините за недостатъците в организацията на работа.

Защо някой не е казал това, което е трябвало да каже? На кого е трябвало да съобщи някаква информация? Кога? Това са все неясноти за хоризонталните и вертикалните връзки на длъжността с останалите длъжности в компанията.

4. Основни задачи

Умело проведеният одит на длъжността разкрива и кои са причините за грешки, за системно несправяне с изпълнението на задачите, за нарушена координация.

Впечатленията засега са, че редица ръководители и служители не умеят да определят, групират и подредят точно тези задачи, които би следвало да се изпълняват на конкретна длъжност. Но пък се чудят защо организацията на работа не е особено добра! Губи им се така наречената “анатомия на длъжността” – съставните части на длъжността, които като се сглобят в едно, се получава цялата длъжност – такава, каквато си представят и искат да имат.

5. Групирането на задачите

Групирането на задачите означава да се определи например кои задачи се изпълняват всекидневно, кои седмично или месечно или по някакъв друг принцип.

Да се маркира организацията на работа на конкретната длъжност е много важно преди всичко за самия служител. За него става от ясно по-ясно какво се изисква да прави и какво очаква мениджърът му от него.

Всичко това, разбира се, подлежи на взаимно договаряне между служителя и мениджъра.

6. Лична отговорност за конкретни резултати

Одитът на длъжността разкрива доколко служителят е наясно с крайните резултати, които се очакват от него. В т.нар. “готови” длъжностни характеристики няма да намериш никога конкретни лични отговорности.

Ако одитът на длъжността открои липсата на ясно формулирани лични отговорности за конкретни цели, мениджърите могат да се ориентират какво е това, което изисква спешна поправка в структурата на длъжността.

7. Изисквания към служителя

Има много примери за това как одитът на длъжности изважда на бял свят всички неточни и неподходящи формулировки на изисквания към служителя, който заема съответната длъжност.

Ако впоследствие се изчистят неподходящите и неточни изисквания, не би следвало да има непреодолими проблеми с намирането на нови служители, с обучаващите програми, с оценяването на работата.

Две техники за одит на длъжността

След като се вземе решение за провеждане на одит на една или друга длъжност, време е да се реши как точно ще се събира информация за въпросната длъжност.

За тази цел, предлагам ви две техники. Използвам ги постоянно в моята работа. Това са “Въпросник за одит на длъжността” и “Разговор/Интервю” със служителя, неговия ръководител и негов колега.

1. Въпросник за одит на длъжността

Най-дългият въпросник за одит на длъжността, за който знам, съдържа 357 въпроса. Това за мен е прекалено.

Аз лично съм пробвала по-скромни варианти – въпросници с различно количество въпроси – от 10-15 до 35. Най-добра работа ми е вършел въпросник с около 15 въпроса. Десет въпроса са понякога твърде малко, а тридесет и пет – прекалено много, което ще отегчи този, който го попълва. А аз имам интерес въпросникът да се попълни с желание от страна на служителите.

Старая се въпросите, които включвам във въпросника да са по всички акценти на една длъжност:

• Наименование на длъжността
• Нейна мисия от гледна точка на служителя
• Подчинеността й
• Основни задачи и групи от задачи
• Лична отговорност за резултати на длъжността
• Организация на изпълнение на задачите
• Изисквания за заемане на длъжността
• Някои мнения и идеи

Особено много внимавам въпросите да са написани простичко, кратко и ясно, така че да се разбират и от най-обикновения служител.

Писменият въпросник разкрива картината на възприятията на служителя за неговата длъжност и работата. Повечето мениджъри остават изненадани от отговорите на въпросите. Нерядко те се разминават с отговорите на самите мениджъри относно една и съща длъжност.

Техниката “Въпросник” е събира информация от различни хора за една и съща длъжност, сравнително икономична е от гледна точка на време и разкрива интересни възприятия, често пъти противиречиви, но това може да е много полезно.

2. Разговор/Интервю за одит на длъжността

Разговорът/Интервю се води със служителя, който заема длъжността, с неговия ръководител и/или с негов колега.

Аз лично предпочитам да водя подобно интервю по-спокойно, за да предразположа събедседника си, но все пак имам фокус. Фокусът ми е да уточня тази информация за длъжността, която е най-оскъдна в отговорите на въпросника, или е най-противоречива.

В този смисъл се старая да си приготвя въпроси според конкретния случай. Понякога въпросите за интервю дублират част от въпросите във въпросника, понякога са съвсем различни. Има значение разбира се как ще бъдат подредени – с кои въпроси да се започне, кои да бъдат зададени след това и как да се приключи.

Тази техника за одитиране на длъжността дава ценна информация за “културната среда”, в която служителят изпълнява своята работа, за норми и ценности, за възприятия, които по една или друга причина не са били уловени от въпросника.

В резюме

Одитът на длъжността е страхотна управленска практика. Тя генерира големи ползи за компанията, за мениджърите, за служителите, но също така и за потребителите (клиентите) на компанията.

Прочети повече: Пълно ръководство за успешно управление на човешките ресурси.