Обхват на контрол

Една от големите дилеми в мениджмънта е какъв е оптималният брой преки подчинени, които трябва да управлява един ръководител.

В практиката се срещат различни сценарии. В някои организации мениджърите управляват ограничено количество сътрудници – например трима или петима души, докато на други места количеството на преките подчинени на разположение на ръководителите може да двуцифрено число.

Какъв е правилният подход в това отношение? Отговор на този въпрос дава управленската концепция за “обхват на контрол”. Да я разгледаме.

Обхват на контрол

За първи път терминът “обхват на контрол” се използва през 1921 г. в книгата “The Soul and Body of an Army” на британския генерал Йън Хамилтън. В книгата си той утвърждава, че колкото повече преки подчинени има един военен командир, толкова по-нискоефективен е той.

Скоро след това терминът “обхват на контрол” (“диапазон на контрол”) се възприема в бизнес средите и различни изследователи на мениджмънта започват да проучват какъв е оптималният брой подчинени на ефективно разположение на един ръководител. За целта се въвеждат две понятия – “тесен обхват на контрол” и “широк обхват на контрол”.

Най-общо, колкото по-малко преки подчинени има един ръководител, толкова по-тесен е неговият обхват на контрол в организацията. И обратно – по-големият брой подчинени води до по-широк обхват на контрол за ръководителя.

На свой ред, тесният или широк обхват на контрол има пряка връзка с йерархичността на организационната структура.

Например, широкият обхват на контрол води до по-плоска организационна структура, по-бърза комуникация и по-ниски разходи, свързани с по-малък брой мениджъри. Тесният обхват на контрол води до повече йерархични нива, по-тромава комуникация и назначаване на повече мениджъри, което на свой ред води до по-високи разходи.

Следователно, от гледна точка на комуникация и разходи, за организацията е по-изгодно ръководителите й да имат по-широк обхват на контрол. От друга страна, широкият обхват на контрол често изправя мениджърите пред по-голям брой предизвикателства и проблеми.

Например, да се управлява голяма група хора е трудна задача, която изтощава и умствено, и физически и води до стрес. Също така, колкото повече са преките подчинени, толкова по-слабо осезаема е подкрепата, които ръководителят е в състояние да предостави на всеки от тях. Освен всичко, колкото повече са подчинените, толкова по-трудно става да се осъществява контрол върху тях.

Фактори, които влияят върху обхвата на контрол

Върху оптималния обхват на контрол влияят различни фактори, които следва да се имат предвид.

Най-важните фактори са:

• Компетентност на ръководителя. Ако мениджърът е компетентен, той би могъл да има по-широк обхват на контрол. Компетентността му се определя от способността му да взема решения, да комуникира, да прилага гъвкав лидерски стил, да планира, да организира, да осъществява контрол и др.
• Естество на работата. Ако подчинените извършват алгоритмична работа – рутинна и често повтаряща се, то ръководителят може да има по-широк обхват на контрол. По-евристичните задачи – динамични и творчески, предполагат по-скоро тесен обхват на контрол.
• Компетентност на служителите. Ако подчинените притежават нужната компетентност – знания, умения и опит, то обхватът на контрол на ръководителя може да е по-широк, тъй като компетентните служители по правило са по-автономни и нямат нужда от толкова често взаимодействие с прекия си ръководител.
• Размер на организацията. Ако организацията е малка, в нея е по-логично да има по-широк обхват на контрол. Големите корпорации са по-йерархични, следователно с по-тесен обхват на контрол.
• Географска отдалеченост. Ако отделните звена на организацията са разпръснати физически в различни географски локации, то ръководителят по-трудно ще може да осъществява ефективен контрол върху всяко от тях, което на свой ред изисква по-тесен обхват на контрол.
• Политики и процедури. Ако на работните места са налице ясни планове, системи, политики и процедури, които подпомагат работата на служителите и внасят ред и структура в действията им, то те няма да се нуждаят толкова често от съдействие от прекия си ръководител, което предполага по-широк обхват на контрол.
• Стойност, която се добавя от ръководителя. Ако с работата си ръководителят добавя допълнителна стойност за организацията – например като обучава служители или подпомага развитието им, то обхватът на контрол следва да е по-тесен. Ако обаче работата му е свързана повече с надзираване на преките подчинени, то е възможен по-широк обхват на контрол.
• Помощ за ръководителя. Ако в организацията са обезпечени механизми, които да улесняват работата на ръководителя или му спестяват време – например автоматизирани системи за управление, повече ресурси или подкрепа от секретарка, обхватът на контрол може да е по-широк.
• Финанси. Ако организацията разполага с повече средства, тя може да си позволи по-тесен обхват на контрол, но ако финансите са оскъдни, вероятно по-разумно е да се заложи на по-широк обхват на контрол.

Оптималният обхват на контрол

Какъв е оптималният обхват на контрол?

Както вече стана ясно, отговорът на този въпрос е относителен и преди всичко зависи от разнообразни фактори като компетентност на ръководителя, експертиза на служителите или естеството на работа.

Все пак, през годините различни експерти се ангажират с конкретни числа.

Например, един от първите консултанти по мениджмънт в света Линдъл Ъруик счита, че един ръководител не е в състояние да надзирава ефективно повече от 5-6 преки подчинени, чиято работа има пресечни точки. Това именно е и един от неговите десет принципа на организацията.

Подобен извод е в унисон с Теорията на Грайкунас от 1933 г., според която въвеждането на всеки нов подчинен удвоява броя на потенциалните отношения в звеното, за което отговаря ръководителя. В изследването си Грайкунас, който се е съветвал с Ъруик, установява, че ако броят на подчинените на един ръководител нараства в аритметична прогресия, то броят на потенциалните междуличностни връзки с подчинените, чиято работа е взаимносвързана, нараства в геометрична прогресия. Или – по-тесен обхват на контрол – по-добре.

През 50-те години проучване на Дейвис показва, че обхватът на контрол следва да е 3-8 души за висшите мениджърски позиции, но че колкото повече се отива към линейни мениджъри от нисък ранг, чиято работа е по-скоро техническа, а не концептуална или управленска, толкова повече обхватът на контрол би могъл да достигне дори 30 души.

През 2010 г., в своята книга “Decide and Deliver” бизнес консултантите Бленко, Маккинс и Роджърс аргументират идеята, че идеалният обхват на контрол е 7 души.

В същото време различни емпирични изследвания показват, че в една средностатистическа корпорация изпълнителният директор управлява средно 10 подчинени – почти два пъти повече спрямо преди четиридесет години назад.

В резюме

Обхватът на контрол в управлението е свързан с броя на преките подчинени, които има един ръководител.

Мениджър с тесен обхват на контрол е отговорен за работата на малък брой хора. Мениджър с широк обхват на контрол управлява по-голям брой хора.

Няма универсално правило за точният брой преки подчинени на един ръководител. Това зависи от множество фактори, които са индивидуални за всяка организация.

Прочети повече: Трите правила за делегиране на Бъфет.