Мултитаскинг. Плюсове и минуси

Съвременният свят е забързан и динамичен, а времето все не стига.

Когато сме прекалено заети, е много изкушаващо да започнем да вършим по няколко неща едновременно. Например, по време на оперативка с колеги може да проверяваме имейла си и дори да провеждаме телефонни разговори… Това са три дейности, които се извършват едновременно!

Едновременното извършване на различни дейности е известно като “мултитаскинг”. Подобна практика има известни плюсове, но така също и сериозни минуси. Нека видим кои са те.

Какво е “мултитаскинг”?

“Мултитаскинг” е чуждица, която навлезе в българския език през последните години. Тя е производна от две думи – “multi” – “много” и “task” – “задача”. Наставката “ing” показва действие.

Или, мултитаскинг е способността да изпълняваме едновременно повече от една задача.

Любопитен факт е, че думата “мултитаскинг” се използва за първи път през 1965 г. в документ на технологичния гигант IBM във връзка с техния компютър IBM System/360.

В наши дни мултитаскингът се прилага за дейности и задачи както от професионалния, така и от личния живот. Често мултитаскингът се превръща в траен навик и естествена част от ежедневното поведение.

Нека разгледаме основните плюсове и минуси от тази практика.

Плюсове на мултитаскинга

Три са основните плюсове на мултитаскинга:

1. Ефикасност при прости задачи;
2. Устойчивост срещу разсейване;
3. Гъвкавост и адаптивност.

Едно от големите предимства на мултитаскинга е свързано с повишената ефикасност при изпълнение на по-прости задачи. Например, една майка може едновременно да приготвя обяд за децата си, да гледа телевизия и да говори по телефона. Когато задачите са алгоритмични и рутинни, мултитаскингът позволява те да бъдат свършени едновременно, което спестява време. Или, в подобни случаи мултитаскингът увеличава производителността за единица време.

Друго предимство на мултитаскинга е, че с негова помощ се изгражда устойчивост срещу разсейване. Днес средностатистическият човек е бомбардиран от всевъзможни неща, които го разсейват и му пречат да се фокусира – мобилни телефони, социални мрежи, чатове, видео… Мултитаскингът позволява на човек да изгради определена устойчивост срещу подобни разсейвания, тъй като умът му вече е зает с няколко задачи, които се вършат едновременно.

И най-накрая, мултитаскингът осигурява гъвкавост и адаптивност. Това е важна особеност, тъй като съвременният свят е много динамичен, в него постоянно се случват разнообразни промени и те не винаги са планирани предварително. В редица случаи е важно да се приложи мултитаскинг, при който едновременно да работят два или повече мисловни процеса, с цел да се направи бърза оценка на новата ситуация и да се вземе решение как да се действа. Или, мултитаскингът позволява развитието на навик за по-гъвкава реакция спрямо различни обстоятелства, което на свой ред помага човек да се нагажда по-лесно към промените в заобикалящата го среда.

Минуси на мултитаскинга

Три са основните минуси на мултитаскинга:

1. По-ниско качество при сложни задачи;
2. Хронично разсейване и загуба на време;
3. Проблем с отлагането и липса на приоритети.

Първият минус на мултитаскинга е свързан с по-ниско качество при сложни задачи. Колкото повече една задача е творческа и евристична, толкова повече тя изисква по-голяма концентрация и вглъбяване. Жонглирането с няколко подобни дейности едновременно най-често сваля качеството на работа, спъва креативността и увеличава вероятността от грешки. В този смисъл, мултитаскингът е вреден за продуктивността.

Мултитаскингът води и до хронично разсейване и загуба на време. Когато човек работи по няколко задачи едновременно, той непрекъснато превключва от една на друга и обратно, с което обичайно повишава нивата на стрес и губи концентрация. Типичен пример е говоренето по телефона по време на шофиране, което неслучайно е забранено и се преследва с глоби. Човешкият мозък не успява да се пренастройва мигновено към резки промени в извършваните дейности и обикновено има нужда от средно до 15 минути за пълноценна адаптация и превключване. С течение на времето, разсейването в резултат на мултитаскинга се превръща в хроничен проблем, който води след себе си значими загуби на време.

И най-накрая, мултитаскингът често води до проблем с отлагането и липсата на приоритети. Мултитаскингът не прави достатъчно добро разграничение между важни и маловажни дейности, при което хората често се насочват да вършат повече на брой спешни, но не толкова важни задачи. Това създава фалшиво усещане за прогрес и ефективност, но така на практика важните задачи се отлагат във времето и дори понякога не се изпълняват изобщо. Мултитаскингът стимулира характерно мислене, че една задача винаги ще се намери време и че може да се свърши по всяко време, което именно води и до нейното отлагане и фокус към погрешни приоритети.

Митът за продуктивността

Въпреки, че на повърхността изглежда, че мултитаскингът е полезно качество, което подпомага ефективната работа, твърде често това е само един мит за продуктивността, на който робуват хората.

Всъщност, с оглед на изброените по-горе плюсове и минуси може спокойно да се направи извод, че мултитаскингът като цяло не води до увеличаване на продуктивността.

На практика, обикновено се случва обратното – мултитаскингът вреди на качеството, сроковете или цената на една работа. И колкото повече човек практикува мултитаскинг, толкова повече се влошава качеството, или се насърчава отлагачеството, или се работи по погрешни цели.

Мултитаскингът е най-вреден в ситуации, в които се работи по комплексни, творчески и неструктурирани проблеми, които изискват значителна креативност и работа в “поток”. В подобни случаи правилното решение е да се работи максимално фокусирано, с лазерно насочване на енергията единствено към топ-приоритетната задача.

Как да неутрализираме мултитаскинга?

Вероятно е невъзможно изцяло да се преустанови мултитаскингът, а и както стана ясно от по-горе – понякога просто не е нужно.

И все пак, в редица ситуации мултитаскингът следва да се ограничава, за да се неутрализират негативните ефекти, които той носи.

Ето какво можеш да сториш:

• Знай приоритетите си. Категоризирай всички основни задачи, които обикновено извършваш или отнемат от времето ти, според степента им на важност и спешност. Важните задачи са твоите приоритетни задачи и ако работиш по тях, като правило избягвай мултитаскинга. Ако задачите са спешни, но относително маловажни, мултитаскингът има повече място в ежедневието ти.
• Планирай времето си. Създай си навик да планираш предварително деня или още по-добре – седмицата си. Определяй си блокове от време – например 60 или 120 мин., в които да работиш концентрирано по една-единствена важна задача, в среда без прекъсвания или разсейвания.
• Елиминирай нещата, които те разсейват. Делегирай по-маловажните задачи на твоите подчинени, ако си мениджър. Отказвай (любезно) да работиш по задачи, които не са важни. Научи се да казваш “Не” на някои хора, телефонни разговори и срещи, за да ти остане повече време за ключовите дейности, без накрая да се налага да извършваш по няколко неща едновременно в последната секунда.
• Живей в настоящето. Когато присъстваш на работна среща, например, не се тормози, че имаш да отговаряш на много имейли, които те очакват на работното ти място. Фокусирай се в настоящето и живей “за момента”, за да го използваш максимално пълноценно, без ненужни тревоги и стрес.
• Почивай регулярно и проактивно. Много често хората, които са в режим на мултитаскинг, са заети с това да са заети. Използвай обратния подход – вземай си регулярно почивки, възползвай се от обедната си почивка, далеч от работния плот и несекващия списък от задачи. Това ще ти даде възможност не само да презаредиш силите си, но и да се откъснеш от едновременната работа по няколко задачи, с което ще получиш по-добра перспектива относно работния си процес.
• Измервай резултатите. Прави периодично преценка доколко успяваш да се справиш с мултитаскинга и дали това те води до по-високи резултати. Ако забележиш повишаване на качеството на работа или ако се чувстваш по-спокойно и уверено, без напрежение и прекомерен стрес, значи си на прав път. Продължавай все така да неутрализираш мултитаскинга, за да затвърждаваш позитивната промяна.

В резюме

Много хора вярват, че мултитаскингът е ефикасен начин за работа в съвременни условия, който им спестява усилия и време и повишава коефициента на полезно действие.

Докато това е вярно за определен кръг дейности и задачи, много по-често подобно схващане е погрешно. Твърде често едновременната работа по няколко задачи влошава качеството, стимулира отлагането и води до хронично разсейване и загуба на време.

Стреми се да намаляваш мултитаскинга в работното си ежедневие и вероятно ще установиш, че се чувстваш по-спокойно и постигаш по-високи резултати и постижения.

Прочети повече: Матрица за управление на времето на Айзенхауер и Кови.