Модел за управление на промяната на Левин

Управлението на промяната е важна тема за всяка будна и динамична организация.

Организациите, които се справят добре с управлението на промяната, обикновено се развиват възходящо и просперират. Организациите, които не съумяват да управляват промяната достатъчно добре, нерядко тъпчат на едно място и спират своето развитие.

За да се управлява добре промяната е важно хората в организацията да разбират какво точно представлява самият процес на промяна. Отговор на този въпрос дава един от основните модели, свързани с промяната, а именно моделът за управление на промяната на Левин.

Нека разгледаме този модел.

Модел за управление на промяната на Левин

През 40-те години на XX век известният психолог и социален изследовател Курт Левин разработва модел за управление на промяната, който представлява процес от три стъпки. Левин обяснява процеса на промяна, като прави аналогия с ледено кубче.

Първоначално ледът е с формата на куб, но ако искаме да го превърнем в леден конус, първо трябва да размразим куба, след което да налеем ледената вода в съд с формата на конус и отново да я замразим. Така ще постигнем желаната промяна.

Или, моделът на Левин за управление на промяната включва следните три етапа:

1. Размразяване;
2. Промяна;
3. Замразяване.

Моделът за управление на промяната на Левин е представен на диаграмата по-долу:

Много често хората тръгват да правят определени промени рязко или на сляпо, което може да ги доведе до множество неясноти, голям хаос или силен стрес.

Подобни негативни последници могат да се избегнат или поне частично неутрализират, ако на промяната се гледа като на процес от няколко отделни етапа. По този начин можем да се подготвим за онова, което предстои и да планираме осъществяването на по-плавен преход от старото към новото състояние на нещата.

По този повод Курт Левин отбелязва следното:

“Преди да настъпи една промяна, трябва да се създаде мотивация за промяна. Трябва да се помогне на хората да преразгледат своите твърди убеждения за себе си и отношенията си с околните.”

Това е именно и етапът на “Размразяване”, с който започва управлението на промяната.

1. Размразяване

Размразяването е първата стъпка в процеса на управление на промяната на Левин.

Размразяване означава да се подготви организацията да приеме, че дадена промяна е необходима. Това изисква нов поглед и отношение към статуквото, преди изобщо да се предприемат действия за промяна.

От ключово значение тук е на хората в организацията да се посочи убедителна причина, която да обяснява защо не може да се продължи с досегашния начин на вършене на нещата. За целта може да се цитират конкретни цифри – намаляващи продажби, лоши финансови резултати, недоволни клиенти и т.н. Подобни обективни факти нагледно и достъпно ще докажат, че нещо трябва да се промени.

Но само факти не са достатъчни. За да се подготви организацията за промяна, ръководството следва да разгледа ключовите й ценности и норми, които я дефинират в ежедневието. За да се осъществи една по-значима промяна е необходимо да се изследва и подготви промяна в съществуващите основи. Докато това не се стори, промяната трудно ще се осъществи.

Точно поради подобни причини, етапът на “Размразяване” обикновено е най-трудният и стресов за всички. Когато на анализ и проверка се подложат основни начини за вършене на нещата в организацията – неща, с които всички са свикнали и намират за лесни и удобни, това поставя хората под напрежение и ги вади извън баланс.

Възможно е дори да се стигне до остри реакции, но това не е обезателно нещо лошо. Чрез предизвикване на “контролирани кризи”, ръководителите на една организация могат да изградят в хората силна мотивация за търсене на нови възможности за работа. Без подобна мотивация е невъзможно да се осигури съпричастие за каквато и да е значима промяна.

В етапа на “Размразяване” са подходящи следните мениджърски действия:

• Определяне на нуждата от промяна – чрез проучване на текущото положение и задълбочено разбиране на необходимостта нещо да се промени.
• Привличане на ключова подкрепа – чрез убеждаване и приобщаване към нуждата от промяна на ключови ръководители на органиацията, в т.ч. от най-висш ранг.
• Създаване на потребност от промяна – чрез формулиране на убедителна причина защо трябва да се случи промяната и използване на организационна мисия, визия и стратегия, които да подкрепят нуждата от промяна.
• Управление и разбиране на реакцията срещу промяната – чрез открита и честна комуникация със служителите.

2. Промяна

Промяната е втората стъпка в процеса на управление на промяната на Левин.

В този етап хората в организацията започват да преодоляват състоянието на несигурност, породено в етапа “Размразяване” и опитват да открият нови начини за вършене на нещата. Хората постепенно започват да действат в унисон с новата посока за развитие, за която са се обединили, че ще следват.

Преходът от размразяване към промяна не се случва бързо. Необходимо е време, за да се поеме осъзнато и мотивирано по новия път и да се участва проактивно в осъществяване на промяната.

За да се случи всичко това, хората да разбират как промяната ще им бъде от полза. Не всички ще искат да участват в един процес по промяна, само защото тя е необходима. Но всички ще желаят да узнаят как тя ще им помогне да спечелят нещо или най-малкото да не загубят нещо.

Хората трябва да разбират ползата за себе си от една или друга промяна. Мениджърите, които не осъзнават този факт, ще се сблъскат с много големи трудности в процеса по управление на промяната.

В етапа на “Промяна” са подходящи следните мениджърски действия:

• Честа комуникация – чрез описване на ясни ползи за хората от промяната и обяснение как тя ще повлияе на всички.
• Справяне със слухове – чрез открито и честно отговаряне на въпроси и притеснения и незабавно справяне с нововъзникнали проблеми.
• Подкрепа за активно действие – чрез осигуряване на множество възможности за включване на служителите в процесите по промяна и насърчаване на линейните ръководители да оказват ежедневни насоки в работата.
• Включване на хората в процеса – чрез постигане на “бързи победи” за засилване на усещането за прогрес и договаряне с външни организации там, където е необходимо – например профсъюзи, работодателски организации и др.

3. Замразяване

Замразяването е третата стъпка в процеса на управление на промяната на Левин.

Когато действията по осъществяване на промяната се осъществят и хората свикнат с новия начин на работа, организацията трябва да затвърди постигнатото чрез съответни промени в организационната структура, длъжностните характеристики, стандартите за работа и т.н.

По този начин промяната ще се официализира и институционализира. Трябва да е сигурно, че хората работят по новия начин през цялото време и че новостите са вплетени в ежедневните дейности и операции. Това на свой ред дава на служителите усещане за стабилност и увереност, че новият начин на действие наистина върши работа.

Ако липсва “Замразяване”, служителите могат да останат с усещането за нещо недовършено, за постоянни реорганизации и инициативи без край, което като цяло ще ги доведе до извода, че не работят по правилен начин.

Или, ако отсъства “Замразяване”, всяка следваща организационна промяна ще бъде още по-трудна и дори невъзможна за осъществяване. Няма как да убедиш и мотивираш хората, че трябва да работят за осъществяване на определена промяна, ако предходната промяна е била с неясен резултат.

В този етап е много важно да има отпразнуване на успехите. Хората трябва не просто да почувстват осезаем прогрес в работата, но и насърчение и благодарност за добре свършената работа.

В етапа на “Замразяване” са подходящи следните мениджърски действия:

• Вграждане на промяната в организационната култура – чрез идентифициране на нещата, които подкрепят промяната, както и бариерите пред промяната.
• Развитие на устойчива промяна – чрез непрекъсната подкрепа от ръководството, създаване на нова система за оценка и възнаграждение, адаптиране на организационната структура и длъжностите, ако се налага.
• Оказване на обучение и подкрепа – чрез ефективна комуникация, подпомагане и усъвършенстване.
• Отпразнуване на успехите.

В резюме

Моделът за управление на промяната на Левин е процес от три основни стъпки:

1. Размразяване;
2. Промяна;
3. Замразяване.

Моделът на Левин помага на хората в организацията както да разберат по-добре причините за промяна, така и да осъществят същинската промяна, а така също и да стабилизират промяната и да я направят трайна и устойчива.

Прочети повече: Курт Левин. Биография и идеи.