Модел RAPID за вземане на решения

Често в по-големите групи или организации е налице неяснота – как точно да се вземат важните решения и кой носи отговорност за тях?

Когато предмет на обсъждане е дадено комплексно решение, което включва множество аспекти и детайли, вероятно е в процеса му да се включат най-различни хора от организацията. Без ясно разграничение относно това кой за какво отговаря, има риск да настъпи объркване.

За да се улесни процеса по вземане на ефективни решения е създаден т.нар. “Модел RAPID”. Нека го разгледаме.

Модел RAPID за вземане на решения

Моделът RAPID за вземане на решения е създаден от Пол Роджърс и Марсия Бленко от консултантската фирма по мениджмънт Bain. Двамата публикуват своя модел през 2006 г. в статия за Harvard Business Review.

Моделът RAPID е създаден за ситуации, в които предстои да се вземат комплексни решения – такива, които изискват повече време, усилия и участие на повече от един човек. Това обичайно са най-важните решения в организацията – онези, при които правилният избор е от критично значение.

Моделът RAPID е акроним, зад който стоят пет роли в процеса по вземане на решение:

1. Кой ще препоръчва решението? (Recommend)
2. Кой ще се съгласява с решението? (Agree)
3. Кой ще изпълнява решението? (Perform)
4. Кой ще допринася с информация за решението? (Input)
5. Кой ще взема решението? (Decide)

Моделът RAPID за вземане на решения е представен на диаграмата по-долу:

Нека разгледаме по-подробно петте роли по модела RAPID.

1. Кой ще препоръчва решението?

Човекът или хората в тази роля са тези, които ще отправят препоръки относно вземането на решение.

Това може да са един или повече мениджъри или експерти, натоварени със задачата да съберат информация и направят анализ на проблема, който предстои да се решава. На основа на това, тези хора трябва да генерират идеи или да предложат определени действия.

Разбира се, една или друга препоръка все още не означава, че ще се вземе точно такова окончателно решение. Препоръката по-скоро служи за начало на процеса по вземане на решение. Тя е отправна точка и задава някаква посока, която впоследствие може да бъде променена или коригирана в зависимост от участието на други хора в процеса.

Полезни за изпълнение на тази роля са добрите комуникативни умения на хората, способността им за генериране на креативни идеи, както и уменията за работа в екип.

2. Кой ще се съгласява с решението?

Човекът или хората в тази роля са тези, които имат властта да казват “Да” или “Не” по отправените препоръки, така че изборът да се сведе до малък брой работещи алтернативи.

Това може да са един или повече мениджъри или експерти, които освен подкрепа за определена алтернатива могат да представят и собствени мнения, за да променят препоръката според ситуацията и нуждите. Крайният резултат от включването им следва да бъде предложение, около което всички се обединяват и подкрепят.

Полезни за изпълнение на тази роля са методи от типа на “Шест мислещи шапки”, които да провокират хората да мислят извън утвърдените мисловни схеми.

3. Кой ще изпълнява решението?

Човекът или хората в тази роля са тези, които ще приложат взетото решение в действие. Затова и тяхното участие е важно!

Тъй като, както вече уточнихме, става дума за комплексно решение, в тази група потенциално могат да влязат множество и най-разнообразни служители от различни отдели и звена в рамките на организацията.

В идеалния случай това биха могли да са хора от първата група – на препоръчващите решението, тъй като те са запознати, ангажирани и съпричастни към него. Разбира се, могат да бъдат и съвсем нови хора.

Във втория случай ще е от полза да се използват различни техники за управление на проекти, както и техники за управление на промяната, тъй като хората нерядко не обичат новостите и по инерция се съпротивляват към тях.

4. Кой ще допринася с информация за решението?

Човекът или хората в тази роля са тези, които ще предоставят информация във връзка с обсъждания проблем, която да е в помощ на хората, които ще препоръчват или вземат решението.

Подобна информация може да дойде по линия на експерти, консултанти или членове на аналитични звена и екипи вътре и дори извън организацията, които разполагат със задълбочен поглед върху текущата ситуация.

Ролята на хората, които допринасят с информация е също да разгледат отправените предложения или идеи и да дадат оценка каква е вероятността подобни предложения да доведат до положителен резултат.

Не е задължително да се търси консенсус между всички хора с тази роля в процеса по вземане на решение, но ако такъв съществува, това улеснява още повече изработването на крайното решение.

5. Кой ще взема решението?

Човекът или хората в тази роля са тези, които трябва да вземат финалното решение, веднъж когато всички мнения са поставени на масата. Най-често тези хора са от т.нар. “основна група” на организацията, т.е. ключови топ-мениджъри или други важни фигури.

Решението не само трябва да бъде направено официално за всички в организацията, но след това е нужно да бъде приведено в действие възможно най-бързо. Доколко привеждането в действие ще бъде просто или не зависи от много други фактори, например може да се окаже, че е необходима подготовка или други стъпки, преди да се задейства целия процес, но е важно да му се даде поне начало, без да се отлага.

В идеалния случай човекът или хората, които ще вземат финалното решение, трябва да притежават качества за трансформационно лидерство, като чрез визия и лична харизма да насочат всички към постигане на крайната цел в резултат на направения избор.

Приложение

Както стана дума и по-горе, очевидно моделът RAPID следва да се прилага само когато трябва да се вземат много важни решения. В зависимост от обстоятелствата, броят на хората, които участват в процеса по вземане на решения може да бъде значителен.

Ако в твоята организация планираш да използваш модела RAPID за вземане на решения, вероятно е добра идея да установиш някакъв тип праг, който трябва да бъде преминат, за да се използва тази опция.

Например, може да се използва определен финансов показател от сорта на стойност на поръчката или инвестицията, който, ако бъде надвишен, да се стартира и приложи модела RAPID.

По този начин лесно може да се филтрират повечето по-лесни и финансово по-безопасни решения, които да се вземат еднолично или в оперативен порядък, а само най-важните да бъдат обект на разглеждане чрез модела RAPID, когато е необходимо.

В резюме

Моделът RAPID изисква участието на пет различни роли в процеса по вземане на решение:

1. Кой ще препоръчва решението?
2. Кой ще се съгласява с решението?
3. Кой ще изпълнява решението?
4. Кой ще допринасяс информация за решението?
5. Кой ще взема решението?

Моделът RAPID е удачен преди всичко при вземане на по-сложни и важни решения, които ще повлияят на повече хора в организацията или биха били причина за по-висок финансов риск.

Прочети повече: Модел BRAN за вземане на решения.