Как един мениджър може да постигне повече, когато времето му никога не стига? Отговорът на този въпрос се крие в делегирането – изкуството да възлагаме отговорности на правилните хора по правилния начин.
Известен е т.нар. “Модел DELEGATE”, който подчертава значението на ясната комуникация, овластяването и отчетността по време на процеса на делегиране.
Нека го разгледаме.
Какъв е моделът DELEGATE?
Произходът на модела DELEGATE е неясен и изглежда, че той има различни вариации. Приписва се на експертите по управление и организационно поведение Ричард Л. Дафт и Дороти Марчич от САЩ, които го представят в книгата си “Understanding Management” през 2012 г.
Моделът DELEGATE очертава цялостен процес за делегиране на задачи с осем взаимосвързани стъпки:
- D (Define the Task) – Определи задачата.
- E (Evaluate Skills) – Оцени уменията.
- L (Let Them Know) – Уведоми ги.
- E (Establish the Parameters) – Установи параметрите.
- G (Generate Commitment) – Създай ангажираност.
- A (Authorize Action) – Упълномощи действие.
- T (Track Progress) – Следи прогреса.
- E (Evaluate Results) – Оцени резултатите.
Всяка стъпка има своята уникална роля за осигуряване на яснота, мотивация и резултатност при делегирането. Целта на модела DELEGATE е да предостави структура за ефективно делегиране, която подпомага ангажираността, повишава продуктивността и улеснява постигането на стратегическите цели на екипа или организацията.
Да разгледаме малко по-подробно всеки от осемте елемента на модела DELEGATE за делегиране на задачи.
1. Определи задачата
Първата и най-важна стъпка от модела DELEGATE е ясно да се дефинира задачата, която ще бъде делегирана.
Това включва формулиране на конкретни цели, очертаване на обхвата им и уточняване на очакваните резултати.
Според Дафт и Марчич:
“Яснотата в началото е ключът към успеха в края.”
Ясното определяне на задачата гарантира, че няма да възникнат неразбирателства относно това, което се очаква.
Пример: Ако се възлага проект за обновяване на уебсайта на една организация, трябва да се уточнят целите, като например увеличаване на трафика с 20% или оптимизация на потребителското преживяване.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.2. Оцени уменията
Преди задачата да бъде възложена на някого, е необходимо да се направи внимателна оценка на уменията, опита и компетенциите на членовете на екипа.
Това позволява избор на най-подходящия човек за изпълнението ѝ.
Този етап изисква познаване на силните и слабите страни на всеки член на екипа, както и разбиране за това кой би могъл да допринесе най-добре за конкретната задача.
Пример: За сложни технически задачи, като създаване на нови функционалности за уебсайт, подходящ избор би бил разработчик със съответен опит.
3. Уведоми ги
След като се определи кой ще поеме задачата, следващата стъпка е ефективната комуникация.
Това включва предоставяне на информация за задачата, нейната важност и целите, които трябва да бъдат постигнати.
Тази комуникация може да се осъществи както чрез официално възлагане на задачата, така и чрез неформален разговор. Важно е служителят, на когото ще се делегира, да разбере точно какво се очаква от него.
Пример: Провеждане на кратка среща, на която се обяснява задачата с конкретни примери и очаквания.
5.Създай ангажираност
Генерирането на ангажираност е критичен етап, който гарантира, че задачата ще бъде изпълнена с ентусиазъм и отдаденост.
Това включва обсъждане на интереса, готовността и потенциалните притеснения на избрания служител.
Чрез отворен диалог се изгражда взаимно доверие, което насърчава служителя да приеме задачата с увереност.
Пример: Провеждане на разговор, за да се разбере дали задачата представлява интерес за служителя и какви допълнителни ресурси биха били полезни за него.
6. Упълномощи действие
Следващата стъпка е предоставяне на необходимите правомощия и ресурси за изпълнение на задачата.
Това включва както осигуряване на достъп до инструменти и информация, така и свободата за вземане на решения в рамките на зададените параметри.
Пример: Осигуряване на достъп до необходимите софтуерни приложения и потвърждение, че служителят може да взема оперативни решения без допълнителни одобрения.
7. Следи прогреса
Редовното проследяване на напредъка гарантира, че делегираната задача се движи в правилната посока.
Това обаче трябва да бъде съобразено с принципите на автономия, за да се избегне нежелан микромениджмънт.
Пример: Провеждане на регулярни срещи за отчет на напредъка, обсъждане на възникнали предизвикателства и предоставяне на необходимата подкрепа.
8. Оцени резултатите
Последната стъпка от модела DELEGATE е оценката на постигнатите резултати спрямо предварително дефинираните цели.
Този процес включва анализ на успехите, идентифициране на възможности за подобрение и предоставяне на обратна връзка.
Пример: След приключване на проекта за уебсайта се анализира дали поставените цели – като увеличаване на трафика и подобряване на потребителския интерфейс – са били постигнати.
Приложение
Моделът DELEGATE предоставя ефективна рамка за делегиране на задачи, която може да бъде прилагана в различни контексти и на различни организационни нива.
Чрез систематичното му прилагане мениджърите могат не само да подобрят процесите на работа, но и да постигнат по-добри резултати чрез ангажиране и мотивация на служителите.
По-конкретно:
- Подобряване на екипната ефективност. Делегирането на задачи, които отговарят на уменията и интересите на екипа, води до по-голяма ангажираност и мотивация. Когато задачите са ясно дефинирани, служителите разбират какво се очаква от тях, което води до по-добри резултати.
- Прозрачност и отчетност. Ясното дефиниране на задачите и редовното проследяване на напредъка създават атмосфера на доверие. Комуникацията е ключова за предотвратяване на недоразумения и за коригиране на процеса, ако е необходимо.
- Насърчаване на автономията и отговорността. Моделът дава на служителите свободата да вземат решения в рамките на установените параметри, което води до по-голяма отговорност и личен ангажимент за успеха на задачата.
- Развитие на лидерски умения. Делегирането не само, че подобрява текущите резултати, но и стимулира развитието на лидерски качества сред членовете на екипа. Това ги подготвя за по-големи отговорности в бъдеще.
- Стимулиране на иновациите. Когато служителите имат свобода да изпълняват задачи по свой начин, това може да доведе до нови идеи и иновации, които да подобрят процесите и конкурентоспособността на организацията.
В резюме
Моделът DELEGATE е важен инструмент за ефективно делегиране, който оптимизира работните процеси и насърчава ангажираността на служителите.
Прилагането му може да доведе до по-висока екипна ефективност, развитие на лидерски умения и иновации, като същевременно създава условия за дългосрочен успех на организацията.
Прочети повече: Ефективно делегиране. Защо, кога, какво и как?
