Метод GTD за управление на времето на Алън

Всички ние имаме нужда от доказани методи за управление на времето. Нуждаем се от прости и ефективни навици, които да ни правят по-продуктивни и да ни помагат да постигаме целите си.

Но в ежедневие, доминирано от огромен брой задачи, продуктивността идва с цената на увеличен стрес. Това не е разумна стратегия в дългосрочен план.

Известен е инструмент, наричан “Методът GTD”, който показва как можем да обработваме огромната по обем информация, която ежедневно ни залива. Инструментът има солидна логика и помага да установим контрол върху работата си и да управляваме времето си по-ефективно.

Нека го разгледаме.

Метод GTD за управление на времето

Методът GTD е откритие на Дейвид Алън (на снимката горе). Алън е консултант по управление на времето от САЩ, който се нарежда сред най-влиятелните експерти в света по въпросите на високата продуктивност.

През 2001 г. Дейвид Алън публикува своята книга “Getting Things Done”, издадена на български език под заглавието “Да задвижим нещата”. “GTD” е абревиатура, която се получава от първите букви на заглавието на неговата книга. Така методът на Дейвид Алън става известен като “Метод GTD”.

Методът GTD на Алън показва прост процес за обработка на постъпващата информация (задачи) в рамките на работния ден, така че да можем да държим нещата под контрол и да не изпускаме от поглед най-приоритетните неща.

На диаграмата по-голу е представена нагледно философията на Метода GTD.

Най-общо казано, Методът GDT обхваща две дейности – събиране (1) и обработка (2) на информация (задачи).

1. Събиране

Всичко в Метода GDT на Дейвид Алън стартира със събирането на постъпващата информация.

Информацията пристига при нас всеки ден чрез различни канали, във различни формати – имейли, прикачени документи, телефонни разговори, съобщения, срещи, бележки и дори мисли и идеи.

Дейвид Алън смята, че е наложително да не товарим мозъка си да помни всички тези неща. Ключът към това е да събираме постъпващата информация с помощта на определени инструменти, за да можем след това да я обработим подобаващо.

Някои от основните инструменти за събиране на постъпващата информация са:

• Физическа “кошница” – кутия, папка или органайзер за бюро. Това е пластмасова, дървена или метална табличка за събиране на всякаква информация на хартиен носител, която трябва да бъде обработена по някакъв начин – поща, напомнителни бележки, списания, фактури и т.н.
• Хартия за писане. Това може да е тефтер, лепящи листчета, папка със спирала, подложка за бюро – всичко, което подпомага записването и съхраняването на постъпваща информация, задачи за свършване, идеи и т.н.
• Електронна поща. На нея се съхранява постъпващата входяща кореспонденция, координати за контакт с определени хора, както и прикачени файлове.
• Уеб базиран софтуер. С негова помощ могат да се съхраняват документи, бележки, снимки, линкове, задачи, откъси, идеи и всичко останало, което може да ни дойде наум.

Трите основни изисквания за събиране на информация на Дейвид Алън са:

1. Всяка отворена задача трябва да се намира в системата за събиране на информация и задължително извън съзнанието и мислите ни. Важно е така да организираме работното си място, а така също и дома си, че да разполагаме с удобни инструменти за събиране на постъпващата информация.
2. Трябва да поддържаме минимален брой инструменти за събиране. Нужни са ни само толкова инструменти, колкото да си свършим работата и да можем да ги контролираме ефективно.
3. Трябва редовно да “изпразваме” натрупалата се информация. Това означава регулярно да обработваме постъпващата информация, следвайки строго определен процес, според собствените ни приоритети.

Нека сега разгледаме как следва да се обработва информацията по Метода GDT.

2. Обработка

Втората основна дейнст в Метода GDT на Дейвид Алън е свързана с обработката на вече събраната информация.

Какво трябва да се попитаме при всеки нов имейл, пристигнал документ или внезапно възникнала идея? Още в началото следва да решим дали ще действаме или не във връзка с постъпилата информация. Първият ключов въпрос, който трябва да си зададем (и да му отговорим) е “Ще правя ли нещо?”

Ако отговорът е “Не”, т.е. ако постъпилата информация е нещо маловажно или тривиално, което не изисва действие, следва или да изпратим информацията “В боклука” (например да изтрием имейл или да изхвърлим рекламна брошура), или да архивираме информацията (да архивираме имейл или да поставим рекламната брошура в специална за целта папка), за да ни е под ръка в случай на нужда в бъдеще.

Ако отговорът е “Да”, е ред на следващия ключов въпрос – “Бързо ли е да се свърши?” Под “бързо” Дейвид Алън и Методът GTD разбират задача, която може да се свърши за по-малко от 2 минути.

Ако отговорът е “Не” и задачата не може да се свърши за по-малко от 2 минути, тя следва да се отложи за по-подходящ момент. В зависимост от отговора на третия ключов въпрос – “Има ли краен срок?”, тя може да се планира за свършване с конкретна дата в календара според принципите на Матрицата на Айзенхауер и Кови или да се постави в списък със задачи за изпълнение “някой ден”, след което да се архивира подходящо така, че да е под ръка в случай на нужда.

Ако отговорът е “Да” и задачата може да се свърши за по-малко от 2 минути, тя просто трябва да се свърши. За две минути човек може да свърши много неща – да отговори с кратък имейл (няколко изречения), да проведе кратък телефонен разговор, да си каже няколко думи с колега и дори да делегира на някой друг да свърши задачата.

И разбира се, целият процес на обработка на информацията следва да се изпълнява с дисциплина и постоянство. Добра практика е в края на всяка седмица да се прави кратък преглед – има ли задачи, останали “висящи” (необработени), има ли задачи с изтекъл краен срок (нужно е да им се постави веднага нов), има ли задачи, за които е най-добре да отидат “В боклука” и т.н.

В резюме

Методът GTD за управление на времето на Дейвид Алън е система за събиране и обработване на постъпващата информация. Тя дефинира основите на един ефикасен работен поток и показва стъпките това да се реализира на практика.

Голямата идея на GTD е, че ако се прилага систематично, методът може да спомогне чувствително за повишаване на продуктивността и намаляване на стреса в работата.

Прочети повече: Правилото 50-30-20 за управление на времето.