В автомобилния производител Ford има създадена специална процедура за решаване на проблеми, известна като “Метод 8D” или “Осемте дисциплини за решаване на проблем” (Eight Disciplines of Problem Solving).
Методът 8D се прилага от служители и екипи на Ford. Насочен е едновременно както към бързото разрешаване на проблеми в настоящия момент, така и към тяхното неутрализиране в бъдеще.
Нека видим в какво се изразява Методът 8D.
Метод 8D за решаване на проблеми
Методът 8D (“8-те дисциплини”) е разработен от Ford Motor Company и е публикуван за първи път през 1987 г. във фирмения наръчник “Екипно ориентирано решаване на проблеми”. Този метод има своите корени още от Втората световна война, когато се е използвал от Американската армия.
От Ford създават Метода 8D, за да помогнат на своите екипи да се справят с проблеми, свързани с качеството и безопасността, да разработват трайни решения на проблеми и да неутрализират появата на проблеми в бъдеще. Идеята е всичко това да се случва по дисциплиниран начин, спазвайки определена последователност от стъпки. Методът 8D е въведен във всички подразделения на компанията като световен стандарт за работа.
Първоначално в Метода 8D се използват осем стъпки, номерирани с цифрите от 1 до 8. Няколко години по-късно е добавена една нова стъпка, с номер 0.
Ето кои са стъпките в метода 8D на Ford:
- Планирай;
- Изгради екип;
- Опиши проблема;
- Изпълни временно решение;
- Определи и елиминирай основната причина;
- Провери решението;
- Изпълни трайно решение;
- Вземи мерки проблемът да не се повтаря;
- Отпразнувай успеха на екипа.
Метод 8D за решаване на проблеми на Ford е представен на диаграмата по-долу:
Методът 8D е създаден, за да помага главно на екипи в решаването на комплексни проблеми, но може да се използва и от отделни хора.
Ако си мениджър и искаш да използваш Метода 8D, ето как следва да действаш.
Стъпка 0: Планирай
Всичко започва с тази стъпка. Преди да започнеш работа по решаване на проблем, трябва да планираш действията си. Това означава да направиш общ преглед на всичко, което предстои – кой ще бъде включен в екипа, с какво време разполагаш и от какви ресурси имаш нужда.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.Стъпка 1: Изгради екип
В екипа, който ще събереш за работа по проблема, трябва да попаднат хора с необходимите умения да решат проблема.
Екип, в който присъства разнообразие и баланс на десетте екипни роли, вероятно ще бъде по-ефективен спрямо екип, в който всички членове си приличат по знания, умения и нагласи към проблема и работата.
Всички в екипа следва ясно да чуят от теб каква е екипната цел. Всеки в екипа трябва да знае своята роля и приносите, които се очакват от него. Нужно е също така да сториш необходимото, за да може между членовете на екипа да се утвърди атмосфера на доверие един към друг. Липсата на доверие е първата и основна слабост при работа в екип, която може да саботира екипната работа.
Стъпка 2: Опиши проблема
Тук е моментът ясно да очертаеш проблема – какво се случва, защо, как, кога, колко често и т.н.
В тази стъпка от Метода 8D не се търси главната причина за проблема – това се прави по-нататък.
Стъпка 3: Изпълни временно решение
Веднъж, когато екипът ти ясно осъзнава в какво се състои проблема, трябва бързо да се открие временно решение. Това е много важно, ако проблемът засяга много други хора.
Например, проблемът може да засяга множество клиенти. Или, може да влошава качеството на продукта. Или, може да забавя работните процеси. Независимо от проявленията на проблема, необходимо е бързо решение, което поне за момент да потуши “пожара”.
В това отношение например Ford имат разработена специална процедура, известна като “Правилото на 24-те часа”. Целта е да се действа експедитивно за откриване на решение, с което да не се забавят или влошават всички останали процеси.
Временното решение може да бъде изготвено, като се използва брейнсторминг или метода “Дисни”, например. Веднъж, когато е налице добра идея за временно решение, е нужно да се изясни какво ще коства тя и колко време ще отнеме, за да се реализира.
Стъпка 4: Определи и елиминирай основната причина
Веднъж, когато временното решение е открито и приложено, трябва да помислиш за това каква е основната причина за проблема и как да се отстрани тя.
Определянето и елиминирането на основната причина изисква отделяне на повече време, за да бъде извършен добър анализ. Впрегни в действие чувството за перспектива и разсъдливост на целия екип, за да стигнете до обективната причина за проблема. Задавай достатъчно въпроси чрез техниката “5 Защо”, за да откриеш истинската причина за проблема.
Само когато се открие истинската причина, която стои зад проявата на определен проблем, ще има смисъл да се подходи с креативост и критично мислене в търсенето на трайно решение на проблема. Дори още по-добре е, ако се разработят няколко варианта за трайни решения на проблема.
Стъпка 5: Провери решението
След като екипът ти обсъди всички работещи алтернативи за трайно решение на проблема, трябва да се премине към тестуване на най-доброто предложение. Решението не бива да се въвежда в практиката без съответната проверка.
В тази стъпка от процеса е удачно да се използва метода “Шест мислещи шапки”, за да се подложи на задълбочен преглед възможното решение на проблема, неговите плюсове и минуси.
Стъпка 6: Изпълни трайно решение
След като обсъжданията, тестовете и симулациите покажат, че откритото трайно решение е подходящо, следва да се премине към изпълнение на трайното решение в практиката.
Трайното решение е нужно да се наблюдава от твоя страна отблизо, за да е сигурно, че наистина носи резултати и няма изненадващи нежелани странични ефекти.
Стъпка 7: Вземи мерки проблемът да не се повтаря
Когато възникне определен проблем е важно не просто той да се разреши, а и да се използва като “обица на ухото” и да се направи така, че той да не се допуска повече.
За целта може да се наложи да се предприемат определени мерки – промяна в стандартите за работа; в процедурите, политиките и системите, които се използват; в начина, по който се провеждат обучения.
Възможно е проблемът да е плод на неподходящ стил на управление. Стига това да е така, следва да се промени мениджърското поведение, като в идеални условия то трябва да е гъвкаво и адекватно на ситуациите, по правилата на ситуационното управление.
Стъпка 8: Отпразнувай успеха на екипа
Ако всичко до този момент е успешно и справянето с проблема е завършило успешно, време е за отпразнуване на успеха заедно с екипа.
Изкажи благодарност към всички, кажи “Браво!” и “Благодаря!”. Хваленето и отдаването на признание на хората за добре свършената работа е мощно средство за увеличаване на вътрешната им мотивация и неслучайно е една от трите тайни на Едноминутния мениджър.
Ако проблемът е бил сериозен и работата по неговото отстраняване е отнела време и усилия на целия екип, може да се организира специално парти, на което всички да отпразнуват успеха. Няколко добри думи, отправени към всеки поотделно и общо за екипа винаги са добре дошли по време на подобно парти, за да се напомни на хората за тяхната роля и принос в решаването на проблема.
В резюме
Методът 8D за решаване на проблеми е създаден от Ford Motor Company, за да се решават с негова помощ значими производствени проблеми и проблеми, свързани с качеството.
Осемте стъпки в метода 8D за разрешаване на проблеми са:
Ето кои са стъпките в метода 8D на Ford:
- Планирай;
- Изгради екип;
- Опиши проблема;
- Изпълни временно решение;
- Определи и елиминирай основната причина;
- Провери решението;
- Изпълни трайно решение;
- Вземи мерки проблемът да не се повтаря;
- Отпразнувай успеха на екипа.
Методът 8D не се ограничава само до автомобилната индустрия, нито пък само до производствената сфера и може да се използва от всякакви фирми и екипи. Въпреки, че акцентът на метода е върху екипната работа, той може да се използва и от отделни хора, за решаване на техни проблеми.
Прочети повече: Как да разрешим проблем.
