Матрица за управление на вниманието на Томас

В съвременния свят, ние сме непрекъснато бомбардирани от всевъзможни неща, които ни разсейват и ни пречат да се фокусираме върху най-важните и продуктивни дейности.

Поради това не е случайно, че уменията за ефективно управление на времето все повече излизат на преден план и са решаващи за постигане на високи резултати.

Един от важните аспекти на доброто управление на времето е свързан с т.нар. “Управление на вниманието”. Нека разгледаме тази идея и възможностите, които предоставя тя.

Управление на вниманието

Управление на вниманието е концепция, според която човек следва проактивно (а не реактивно) да насочва вниманието си в определена посока. Това означава човек осъзнато и целенасочено да взема решения какво иска да върши и в същото време да не позволява на външни обстоятелства да решават вместо него.

Днес, в ерата на интернет и мобилните телефони, често изглежда невъзможно да фокусираме трайно вниманието си върху едно единствено нещо в даден момент. Ние сме изложени на непрекъснат поток от информация и изобилие от сигнали, които ни разсейват, карат ни да губим концентрация и намаляват нашата продуктивност.

Именно в тази връзка е полезна концепцията за управление на вниманието. Това е практика по извършване на няколко едновременни дейности:

• Фокус;
• Концентрация;
• Внимание;
• Присъствие;
• Поток.

За по-добро разбиране на идеята за управление на вниманието е полезно да опознаем т.нар. “Матрица за управление на вниманието”.

Матрица за управление на вниманието

Матрицата за управление на вниманието е разработена от Маура Томас – експерт по управление на вниманието, водещ на обучения в тази област и автор на книгата “Attention Management: How to Create Success and Gain Productivity – Every Day”.

Маура Томас предлага модел, в който за по-ефективна работа е нужно да обръщаме внимание на два важни фактора от нашето поведение – внимание и контрол.

В зависимост от това дали обръщаме ниско или високо внимание на определена тема, както и в зависимост от количеството контрол, който упражняваме върху нашето внимание, възниква модел на матрица с четири квадранта, както следва:

1. Разсейване;
2. Мечти;
3. Фокус;
4. Поток.

Всеки квадрант представя състоянието на нашето внимание, предизвикано от съответното усилие за упражняване на контрол.

Матрицата за управление на вниманието на Томас е представена на диаграмата по-долу:

Нека разгледаме по-подробно всеки от четирите квадранта на матрицата за управление на вниманието.

1. Разсейване

Първият квадрант на матрицата за управление на вниманието е квадрант “Разсейване”.

Това е ситуация, в която осъществяваме нисък или дори нулев контрол върху вниманието си. В подобна ситуация, човек се разсейва много лесно и обръща внимание на всякакви вътрешни или външни сигнали, които отнемат от времето му.

Ето пример за човек, който функционира в квадрант “Разсейване”.

Да си представим, че някакъв служител работи по определена задача – например изготвя доклад до прекия си ръководител. Точно в този момент до бюрото му идва негов колега и го пита “Имаш ли минутка?”, след което започва да му задава куп въпроси, свързани с някаква тема. Съответно, служителят отваря браузъра си, за да провери някаква информация. След като разговорът приключи, нашият служителят се опитва да се върне към основната си работа, но забелязва, че е получил два нови имейла и отваря първия, за да го прочете. Преценява, че не може да даде незабавен отговор и преминава към втория имейл. След като му отговаря и затваря имейл програмата, забелязва в отворения браузър линк към статия с интересно заглавие и кликва този линк. Отваря му се нова страница, в която служителят започва да чете текста, както и пуска вграденото видео в статията. В този момент служителят забелязва, че е получил нов имейл и решава да го отвори и прочете…

Дотук са изминали 45 минути, а главната задача на служителя – да изготви доклад, стои все още непокътната.

Подобен сценарий е типичен за много хора. Те се разсейват непрекъснато и за тях е трудно да отделят пълно внимание на една задача за повече от няколко минути.

Резултатът е, че подобно непрекъснато разсейване за превръща в навик. Човек свиква да работи по този начин и действа в сходен стил през целия ден. За такъв служител изглежда буквално невъзможно да извършва дейности, които изискват повече от няколко минути концентрация на вниманието.

Дори когато човек не е на работа, навикът да се разсейва продължава да го преследва, като една от най-честите причини е занимавката с мобилния телефон. Например, едно изследване на Apple от 2016 г. показва, че потребителите на iPhone отключват телефоните си средно по 80 пъти на ден, а оттогава досега тази цифра най-вероятно е значително увеличена!

2. Мечти

Вторият квадрант на матрицата за управление на вниманието е квадрант “Мечти”.

Ситуации на “мечтаене” се случват в промеждутъчни моменти, например когато се возим в асансьор, излизаме от офиса и отиваме към колата си или чакаме на опашка някъде. В подобни ситуации нашият ум е относително по-спокоен, т.е. в състояние сме да го контролираме, въпреки, че не фокусираме вниманието си към нещо определено.

Преди ерата на смартфоните, хората са имали много повече подобни моменти през деня. Но днес подобни тихи и спокойни ситуации ни се струват буквално скучни и непродуктивни, все едно не вършим нищо, и тъй като сме свикнали да се ровим в телефоните си с повод и без повод, най-често решаваме да посегнем именно към тях, за да сме “заети” с нещо.

Това е порочно разбиране на концепцията за продуктивност и е вреден навик. Да, в подобни ситуации е трудно да се издържи на изкушението да се извади мобилния телефон. Но в същото време трябва да сме наясно, че мозъкът ни има нужда от свободно време за мечти, за да генерира идеи и да ражда “Аха!” моменти. Всеки, който някога е бил осенен от добра идея под душа разбира чудесно за какво става дума.

Ето защо, управление на вниманието не означава просто да се фокусираме върну някаква тема или въпрос. Управление на вниманието означава още да дадем на мозъка ни възможност да се възстанови в ситуации, в които не се налага да се фокусира върху нищо конкретно, за да може успешно да обработва и консолидира информацията, която постъпва.

3. Фокус

Третият квадрант на матрицата за управление на вниманието е квадрант “Фокус”.

Това е квадрантът, в който мнозина биха желали да прекарват повече време. Да бъдем в този квадрант обаче изисква да положим сериозни усилия.

Всички ние имаме периоди, в които трябва да се фокусираме, т.е. да насочим изцяло енергията си към една конкретна задача или въпрос за определен период от време. За да постигнем това е нужно да сме в среда без разсейващи странични фактори.

Ето как можеш да създадеш подобна среда на работното си място, стига да се налага да се фокусираш:

• Затвори вратата на офиса си;
• Изключи звука на телефона си;
• Дай сигнал на всички твои колеги, че предпочиташ да не те безпокоят;
• Изключи всички други канали за комуникация, които могат да те разсеят – приложения за чат, социални мрежи, електронна поща и т.н.

Изглежда елементарно, но на практика е трудно да се постигне. Ние сме толкова привикнали към едновременното вършене на няколко неща (мултитаскинг), че ни се струва странно да се изключим дори за кратък период от време от комуникация с околния свят. И когато се налага да се фокусираме, ние просто не искаме да го сторим.

В същото време, можем да превъзпитаме мозъците си. Един от начините за това, според Маура Томас, е като практикуваме осъзнатост, например чрез медитативни техники. Ако правим медитация регулярно, ще можем да превъзпитаме мозъците си да внимава повече и по-лесно да се фокусира. Така ще можем по-лесно да разпознаваме ситуации, в които се разсейваме и ще съумяваме да се пренастроим за по-фокусирана работа.

4. Поток

Четвъртият квадрант на матрицата за управление на вниманието е квадрант “Поток”.

Състоянието на “поток” е впечатляващо състояние на пълна концентрация, отдаденост и поглъщане в някаква задача, при което човек буквално забравя за всичко около себе си. Концепцията “поток” (flow) е изследвана и описана подробно от професора по психология Михай Чиксентмихай, посветил й своя едноименна книга.

Когато човек изпадне в състояние на “поток”, той практически попада в друга реалност, в резултат на което чувства дълбоко удовлетворение от работата, която върши. В “поток” дори много трудните задачи изглеждат приятни и интересни за вършене.

Няма как да влезем в квадрант “Поток” просто като го поискаме. Но ако налице са подходящи условия и ако съзнателно се фокусираме за по-дълъг период от време, е възможно да попаднем в “поток”. Това състояние се случва, когато една част от мозъка ни се изключи и отпадне нуждата да контролираме ситуацията и самите себе си.

В “поток” няма нужда от контрол. Когато сме в “поток”, фокусирането става по естествен път, без да полагаме усилия. В този смисъл, “поток” не е поведение, а състояние на мозъка, когато са налице подходящите условия за това.

Самият Михай Чиксентмихай, когото споменахме по-горе, определя разкрива, че за да постигне човек състояние на “поток”, той се нуждае от:

• Предизвикателна цел – нещо важно, отговорно и трудно, което да се постигне или осъществи.
• Експертни умения – значителни знания, умения и опит.

В резюме

Управлението на вниманието включва преминаване от един квадрант към друг, ако е необходимо. Трябва да знаем какво ниво на внимание и контрол изисква дадена задача или ситуация.

За да започнем да подобряваме способността си да управляваме вниманието си е нужно да помислим колко време прекарваме във всеки от четирите квадранта в един типичен ден и колко добре ни се отразява това.

Без значение какъв е правилният микс, практиката на управление на вниманието и познаването на тези четири квадранта може да ни помогне да си възвърнем контрола над вниманието, да осъзнаваме по-добре преживяванията си и напълно да развихрим гения и творческите си способности.

Прочети повече: Матрица за управление на времето на Айзенхауер и Кови.