В работните отношения е необходимо мениджърът регулярно да подава ефективна обратна връзка на своите сътрудници относно начина, по който се справят с работата.
Но получаването на обратна връзка от даден сътрудник е само част от предизвикателството. След като я получи, той следва да я анализира, да я разбере и да помисли как да действа спрямо нея.
Под името “Матрица за обратна връзка” е известен инструмент, който прави този процес по-структуриран и лесен. Нека го разгледаме.
Матрица за обратна връзка
Матрицата за обратна връзка предлага прост начин за конструктивен подход към подадената обратна връзка с цел да се постигне позитивна промяна в работното поведение.
Един мениджър може да хвали или да критикува свой сътрудник, като това може да се случва очаквано или изненадващо за него. Възможни са различни ситуации, но обикновено те могат да се отнесат към две измерения на обратната връзка:
- Позитивна или негативна;
- Очаквана или неочаквана.
Матрицата за обратна връзка е основана на тези две измерения и формира четири квадранта с различен тип обратна връзка:
- Позитивна/Очаквана – Отпразнувай.
- Негативна/Очаквана – Действай.
- Позитивна/Неочаквана – Създай навик.
- Негативна/Неочаквана – Изследвай.
В зависимост от това дали обратната връзка, която служителят получава е позитивна или негативна, очаквана или неочаквана, той може да извърши по-задълбочен анализ на поведението си, да затвърди добрите моменти в него и да идентифицира “слепи петна” и странични фактори, на които си струва да обърне по-сериозно внимание.
Матрицата за обратна връзка е представена на диаграмата по-долу:
Нека разгледаме по-подробно четирите квадранта на Матрицата за обратна връзка.
1. Позитивна/Очаквана обратна връзка
Първият квадрант от Матрицата за обратна връзка е този, в който обратната връзка е позитивна и очаквана.
Това е ситуация, в която мениджърът регулярно отбелязва положителни моменти в работата на служителя, който на свой ред получава добра представа за дейностите и задачите, които върши добре.
Подобна похвала е повод за гордост и заслужава да се отпразнува.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.2. Негативна/Очаквана обратна връзка
Вторият квадрант от Матрицата за обратна връзка е този, в който обратната връзка е негативна и очаквана.
Това е ситуация, в която мениджърът системно отбелязва отрицателните моменти в работата на служителя, който на свой ред получава яснота за дейностите и задачите, които не върши добре.
На основа на това, служителят следва да обърне внимание на критиката, да помисли кои са нагласите и действията, които са довели до нея и да действа с цел промяна.
Добра практика е да си създаде план за действие със SMART цел, която да постигне, за да подобри представянето си.
3. Позитивна/Неочаквана обратна връзка
Третият квадрант от Матрицата за обратна връзка е този, в който обратната връзка е позитивна и неочаквана.
Това е ситуация, в която мениджърът изненадващо за служителя отбелязва положителни моменти в работата му, което действа мотивиращо, вдъхновяващо и го зарежда с положителни емоции.
В подобна ситуация служителят следва да обърне внимание на похвалата, да помисли какви са действията, които са допринесли за нея и да си създаде навик, като ги включи по-активно в ежедневието си. По този начин може да развие ново умение, което да прилага осъзнато в работата си занапред.
4. Негативна/Неочаквана обратна връзка
Четвъртият квадрант от Матрицата за обратна връзка е този, в който обратната връзка е негативна и неочаквана.
Това е ситуация, в която мениджърът изненадващо за служителя отбелязва отрицателни аспекти на работата му. Подобна обратна връзка често е най-трудна за приемане и разбиране, тъй като е наситена с негативен емоционален заряд. В същото време, именно тя може да бъде източник на преоткриване, израстване и усъвършенстване, затова си струва да се изследва по-задълбочено.
Неочакваната и негативна обратна връзка нерядко е свързана с области, за които служителят не иска да си признае, че не се справя добре. Лесно е той да заеме отбранителна позиция, докато изпитва гняв, срам или разочарование. Ако подходи конструктивно и анализира обективно случващото се, би могъл да открие “слепи петна” в поведението си и да предприеме решителни крачки за позитивна промяна.
Приложение
За да се използва ефективно Матрицата за обратна връзка, е необходимо да се имат предвид няколко важни момента.
Най-напред, с Матрицата за обратна връзка и с нейните четири квадранта следва да се запознаят както мениджърът, който подава обратната връзка, така и служителят, който я получава. Нужно е да се разбере целта и съдържанието на всеки квадрант, тъй като това означава, че обратната връзка ще се подава и получава по целенасочен и смислен начин.
Освен това, обратната връзка следва да се подава по конструктивен начин, навременно, уважително и на основа на обективни факти. Само така анализът на обратната връзка от страна на служителя би имал практическа полза.
И най-накрая, в обратната връзка трябва да има място както за положителни, така и за отрицателни неща, т.е. необходим е балансиран подход, който на свой ред води до по-справедливо оценяване и поддържа благоприятна работна атмосфера.
В резюме
Матрицата за обратна връзка е инструмент за конструктивно получаване на обратна връзка, който има четири квадранта:
- Позитивна/Очаквана обратна връзка;
- Негативна/Очаквана обратна връзка;
- Позитивна/Неочаквана обратна връзка;
- Негативна/Неочаквана обратна връзка.
С помощта на този инструмент обратната връзка може да се използва ефективно, за да се постигне значителна положителна промяна.
Прочети повече: Коефициент на Лосада. Баланс между позитивното и негативното.
