Матрица на приоритетите

Всички ние сме заети хора.

За да управляваме несекващия поток от задачи, ни се налага непрекъснато да вземаме решения върху какво да се фокусираме. Не съумяваме ли да степенуваме задачите по степен на важност, няма да успяваме и да постигаме ключовите си цели.

Съществува инструмент, известен като “Матрица на приоритетите”, който е полезен за избора на приоритети. Той помага да се изберат дейностите, които трябва да свършим, както и дейностите, които трябва да избягваме, ако искаме да сме по-ефективни.

Матрица на приоритетите

Матрицата на приоритетите улеснява вземането на решения за това кои дейности да бъдат завършени навреме и кои дейности да бъдат пропуснати или изпълнени по-късно.

Матрицата на приоритетите взема предвид два ключови фактора на една задача или дейност – усилие и въздействие.

В зависимост от въздействието, което една задача ще има за нас, както и в зависимост от усилието, което задачата ще изисква, за да се изпълни, съществуват четири възможности, съответно възникват четири квадранта.

Четирите квадранта на Матрицата на приоритетите са:

1. Бързи победи;
2. Големи проекти;
3. Пълнеж;
4. Неблагодарни задачи.

Матрицата на приоритетите е представена на диаграмата по-долу:

В известна степен, този инструмент напомня на една друга матрица – т.нар. “Матрица на Айзенхауер и Кови”, която също обяснява в кои задачи следва да инвестираме по-голямата част от времето си и кои задачи трябва да избягваме, за да управляваме времето си по-ефективно.

Да разгледаме по-подробно четирите квадранта на Матрицата на приоритетите.

1. Бързи победи

Бързите победи са комбинация от високо въздействие, но ниско усилие.

Това са най-привлекателните дейности и задачи, които носят висока възвращаемост с цената на сравнително малки усилия. Могат да се изпълняват почти рутинно и подпомагат цялостния процес или цел.

Препоръчително е да се фокусираме върху постигането на бързи победи колкото е възможно повече. Особено в кризисни ситуации, при въвеждане на голяма промяна или когато нов мениджър поеме управлението на група от хора, бързите победи са винаги необходими.

2. Големи проекти

Големите проекти са комбинация от високо въздействие и високо усилие.

Това са дейности и задачи, които имат висока възвращаемост, но отнемат много време и енергия, за да бъдат завършени. Важно е да се обръща голямо внимание на тези проекти, тъй като те допринасят в много силна степен за изпълнение на дългосрочните цели.

Трябва да се внимава да не се допускат ситуации, в която един голям проект, поради своята комплексност, да измести множество бързи победи. По големите проекти трябва да се работи бързо и ефикасно, за да има време и за бързи победи.

3. Пълнеж

Пълнежът е комбинация от ниско въздействие и високо усилие.

Това са дейности и задачи, които не си заслужават. Могат да се вършат, когато има време за тях, но и да не се свършат – не е фатално, тъй като възвращаемостта от вложеното време и енергия не е висока.

В работата на един мениджър, това са много подходящи за делегиране задачи.

4. Неблагодарни задачи

Неблагодарните задачи са комбинация от ниско въздействие въпреки високото усилие.

Тези дейности и задачи изсмукват времето и енергията, като в същото време не носят достатъчна възвращаемост.

Най-добре е да не се губи време в подобни задачи, а те да бъдат пренасочени към експерти, които могат да се справят по-ефективно с тях. Спечеленото време и енергия могат да се пренасочат към бързи победи или големи проекти.

Как да се използва Матрица на приоритетите?

Матрицата на приоритетите може да се използва по следния начин:

• Състави списък с всички твои текущи задачи и дейности. Списъкът следва да съдържа всички основни задачи, които трябва да се завършат.
• Оцени всяка задача/дейност. Може да се използва скала с точки от 0 до 10, в зависимост от въздействието и усилието, което се очаква за всяка отделна задача. Например, оценка 0 би означавала, че задачата ще изисква минимални усилия и че ще има минимално въздействие. Оценка 10 би означавала, че задачата ще изисква максимални усилия и ще доведе до максимално въздействие.
• Нанеси всички задачи върху Матрицата на приоритетите, с оглед на получените оценки. По-ниските оценки ще попаднат в квадрантите “Пълнеж” или “Неблагодарни задачи”, а по-високите оценки – в квадрантите “Бързи победи” и “Големи проекти”.
• Подреди задачите по степен на приоритетност и започни да ги изпълняваш една по една. Делегирай задачите, които не са много важни за теб или просто ги елиминирай от работния си график.

В резюме

Матрицата на приоритетите е полезен инструмент за определяне на най-важните неща, върху които да се фокусираме в работното си ежедневие.

Четирите квадранта на Матрицата на приоритетите са:

1. Бързи победи;
2. Големи проекти;
3. Пълнеж;
4. Неблагодарни задачи.

Всичко, което не е “Бърза победа” или “Голям проект” следва да делегираме на друг или просто да елиминираме.

Прочети повече: Метод GTD за управление на времето на Алън.