Критични фактори за успех

Понякога мениджърите и служителите нямат единно мнение относно това кое е най-важното, към което да се стреми тяхната организация, за да се сдобива с успехи.

Някои смятат, че са важни едни неща. Други клонят към други. Кое е правилно да се избере, за да се осъществи мисията на организацията?

На помощ идва концепцията за т.нар. “Критични фактори за успех”, която помага да се определят ключовите фактори за просперитета и устойчивото развитие на една организация.

Критични фактори за успех

Концепцията за “Критични фактори за успех” (Critical Success Factors) е разработена от Роналд Дениъл – партньор и мениджър в консултантска компания “Маккинзи & Къмпани”. В своя статия от 1961 г. в списание Harvard Business Review, Дениъл очертава за първи път важността на използването на критични фактори за успех в работата.

През 1979 г. идеята за критичните фактори за успех е доразвита и популяризирана от Джон Рокарт от Училището по мениджмънт към Масачузетския технологичен институт.

Рокарт дефинира критичните фактори за успех на организацията по следния начин:

“Критични фактори за успех са ограничен кръг от области, в които резултатите, ако са удовлетворителни, ще осигурят успешно и конкурентно функциониране на организацията.

Критичните фактори за успех са няколко ключови области, в които нещата трябва да вървят добре, за да профъфтява бизнесът.

Ако резултатите в тези няколко ключови области не са добри, резултатите на организацията в съответния момент няма да са удовлетворителни.”

От казаното по-горе излиза, че критичните фактори за успех на организацията са нещо, което следва постоянно да се наблюдава и да се полагат адекватни усилия и грижи от страна на мениджърите.

Концпецията за критичните фактори за успех е свързана по естествен начин със Закона на Парето (Правилото 80/20), а именно, че високи резултати в приблизително 20% от областите (факторите за успех) ще обезпечат 80% от успеха на организацията. За организацията е важно да открие този малък брой области, в които е длъжна да преуспява, за да е успешна и просперираша като цяло.

Четири вида критични фактори за успех

Рокарт идентифицира четири основни групи критични фактори за успех:

1. Фактори на бранша. Тези критични фактори за успех произлизат от специфичния бранш, в който оперира организацията. Това са нещата, които организацията може да прави, за да поддържа висока конкурентоспособност в своята пазарна ниша. Например, ако организацията работи в областта на високите технологии, критичен фактор за нейния успех е логично да са иновациите.
2. Фактори на външната среда. Тези критични фактори за успех произлизат от влиянието на средата върху организацията. Това са неща като състояние на икономиката, бизнес климат, конкуренция, технологично развитие и др. Един добър PEST анализ би могъл да помогне на организацията да разбере по-добре тези фактори.
3. Стратегически фактори. Тези критични фактори за успех произлизат от конкретната конкурентна стратегия, която организацията изповядва. В това отношение е полезно да се имат предвид трите конкурентни стратегии на Портър.
4. Временни фактори. Тези критични фактори за успех произлизат от динамиката на развитие и промяна на организацията и обикновено са краткосрочни. Например, една бързоразвиваща се компания може да има като критичен фактор за успех увеличаване на продажбите в определени локални или международни пазари.

Специфика на критичните фактори за успех

Съществува тънка, но ясно определима граница между няколко на пръв поглед сходни понятия – критични фактори за успех, ключови показатели за ефективност и цели на организацията.

Критичните фактори за успех произтичат от мисията и стратегическите цели на организацията. В зависимост от това какво е предназначението на организацията, нейните ценности, норми и генерална стратегия на поведение, се извеждат малка група критични показатели за успех, обикновено пет или по-малко.

Веднъж, когато критичните фактори за успех са изяснени, могат да бъдат дефинирани и ключови показатели за ефективност (Key Performance Indicators или KPI). Ключовите показатели за ефективност са конкретни и измерими критерии, които мениджърите използват, за да оценяват изпълнението на заложените цели. Ключовите показатели за ефективност позволяват да се прецени дали се покриват изискванията на критичните фактори за успех, както и дали се постигат набелязаните цели.

Например, една организация може да определи като свой критичен фактор за успех следното: “Да се увеличат продажбите на продукт X на вътрешния пазар”. Съответно, за ключов показател за ефективност може да се определи следното: “Да се увеличат продажбите на продукта X на вътрешния пазар с 20% спрямо предходната година.”

Както става ясно, критичните фактори за успех винаги стоят едно ниво над ключовите показатели за ефективност. Първите посочват някакъв основен приоритет на организацията, а вторите измерват доколко е постигнат този приоритет.

Примери за критични фактори за успех

Възможни са десетки различни критични фактори за успех, към които една организация да се насочи. По-долу ще изброя само няколко типични примера:

• Увеличение на продажбите;
• Увеличение на пазарния дял;
• Увеличение на лоялността на клиентите;
• Продуктови иновации;
• Кратки срокове за развойно-внедрителска дейност;
• Поддържане на определена производствена себестойност;
• Маркетингови инвестиции в растящи пазари;
• Изграждане и поддържане на стратегическо партньорство;
• Изграждане на силен и разпознаваем бранд;
• Предодвратяване на ценови войни.

Възможни са и много други критични фактори за успех, разбира се.

Как да се определят критичните фактори за успех?

За да се определят критичните фактори за успех на една организация, следва да се премине през този процес:

1. Определи мисията и визията на организацията.
2. Определи стратегията на организацията, в т.ч. и нейните основни стратегически цели, които иска да постигне.
3. За всяка стратегическа цел, се попитай: “В коя област от дейността на организацията трябва да се постигне успех, за да се постигне тази цел?” Всичко, което ти дойде наум, са потенциални критични фактори за успех.
4. Оцени потенциалните критични фактори за успех и избери най-важните от тях – тези, без които постигането на стратегическите цели е невъзможно.
5. Разработи ключови показатели за ефективност, за да можеш да наблюдаваш и оценяваш дали се постигат критичните фактори за успех.
6. Разпространи критичните фактори за успех сред всички, които имат отношение към постигане на целите на организацията.
7. Прави периодична преоценка на критичните фактори за успех, тъй като те могат да варират или променят във времето, с оглед на промените във вътрешната и външна среда на организацията.

В резюме

Критичните фактори за успех са от жизненоважно значение за успеха на една организация.

Критичните фактори за успех могат да бъдат създадени за конкретен отдел в организацията или за организацията като цяло, но винаги са пряко свързани със стратегията на компанията и се създават от висшето ръководство.

Прочети повече: Модел STAR за организационен дизайн на Галбрейт.