Концепция TEAM за висока продуктивност

За да постигаме повече в професионалния и личния живот, ние се нуждаем от висока продуктивност.

С други думи, нуждаем се от такъв стил на работа или живот, в който да получаваме по-ефикасна отплата за усилията, които влагаме за някакъв период от време.

Известна е т.нар. “Концепция TEAM за висока продуктивност”, която очертава четирите елемента на високата продуктивност, които гарантират изпълнението на по-голям обем смислена работа и постигането на повече резултати.

Нека разгледаме тази концепция.

Концепция TEAM за висока продуктивност

Според концепцията TEAM, ако човек желае да бъде максимално производителен, той следва да обезпечи в ежедневието си наличието на четири важни елемента на високата продуктивност.

TEAM е абревиатура, образувана именно от първите букви на всеки елемент (от английски език).

Тези елементи на високата продуктивност са:

1. T (Time) – Време;
2. E (Energy) – Енергия;
3. A (Attention) – Внимание;
4. M (Motivation) – Мотивация.

Четирите елемента от концепцията за висока продуктивност TEAM работят в синергия един с друг, като своеобразен екип (team).

Може да се каже, че човек, който постига сериозни резултати в работата или живота, всъщност е намерил начин да интегрира и четирите TEAM елемента на високата продуктивност в ежедневието си. И обратно, почти всеки проблем на ниската продуктивност е плод на дефицит на един или повече от четирите TEAM елемента.

Елементите от концепцията TEAM за висока продуктивност са представени на диаграмата по-долу:

Нека разгледаме по-подробно всеки от елементите на високата продуктивност.

1. Време

Времето е първият елемент на високата продуктивност от концепцията TEAM.

Времето е и най-важният ресурс в живота на човека. Няма как да свършим каквото и да е било, ако не разполагаме с време за него.

Освен това, колкото повече време отделяме на една задача, толкова по-малко време ни остава за всичко останало, което трябва да свършим.

Следователно, нужно е да си дадем реална сметка какво е времето през деня, с което разполагаме, след което трябва да вместим важните за нас задачи в това време и да ги изпълним.

Например, много хора погрешно мислят, че на работното си място разполагат с много време. При един типичен работен ден, който започва в 9 сутринта и свършва в 18,00 следобяд, с един час за обедна почивка по средата, на пръв поглед сметката показва, че наличното време за работа е 8 работни часа.

Това не е така. Голям процент от времето се губи в дейности като срещи и оперативки, неизбежна офис комуникация, пътувания и др. Освен това, човек се нуждае и от време за пренастройване между отделните дейности.

Изследванията показват, че в рамките на един типичен работен ден в една средностатистическа организация, един служител разполага с около 3-4 часа чисто време за работа. Останалото време се губи във второстепенни и третостепенни дейности.

За да можем да използваме пълноценно това време, ние следва да си определяме в работния календар блокове от време – 30-90 минути, в които никой не ни прекъсва и в които можем да работим върху някоя важна задача.

Подобен блок от време за работа в пълна концентрация е известен като “фокус сесия”. В рамките на нейната продължителност, телефонът следва да е на безшумен режим, имейл програмата да е затворена, както и да не се допуска разсейване от колеги или външни лица.

Следва също и да се освободим от всичко, което изяжда от времето ни. За целта можем да се запитаме:

• Мога ли да не се занимавам с тази задача?
• Мога ли да отложа тази задача за по-подходящ момент?
• Мога ли да делегирам тази задача на някой друг?

Обикновено внимателният анализ разкрива, че над 50% от задачите, които изникват пред нас, могат да бъдат елиминирани, планирани за друго време или възложени на друг.

Научи повече за това от статията “Метод GTD за управление на времето на Алън”.

2. Енергия

Енергията е вторият елемент на високата продуктивност от концепцията TEAM.

Веднъж, когато човек има достатъчно време, той трябва да вложи своята енергия по подходящ начин. Това означава да знае как да определи своите приоритети, да организира времето си и същевременно да поддържа добра физическа и психическа кондиция.

Тъй като времето през деня е ограничено и е по-малко от това, с което ни се струва, че разполагаме, от първостепенна важност е да сме наясно кои са нашите главни приоритети.

Нашите главни приоритети следва да са големите проекти, които изискват високо усилие от нас, но и ще ни донесат висока отплата. Не бива да си поставяме за приоритет работа по неблагодарни задачи или задачи “пълнеж”. Научи повече за това от статията “Матрица на приоритетите”.

Когато знаем приоритетите си, ще знаем кои задачи са истински важни за нас и кои са просто спешни. Така можем по-ефективно да планираме и организираме времето си в унисон с правилата на матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови.

Не на последно място, приоритетите ни трябва да са цели и задачи от нашия кръг на влияние – важни неща, които са в сферата на нашия контрол, като нашето здраве, професионалното ни развитие, взаимоотношенията ни с най-важните за нас хора в живота (брачен партньор, деца, родители, шефове, колеги, подчинени) и др.

В работния ни календар следва да присъстват най-вече задачи от върховите Топ 20%, които носят максимална отплата, съгласно Закона на Парето, според който приблизително 80% от резултатите се дължат на 20% от причините.

Яснотата по главните ни приоритети, в комбинация с добре организиран календар със седмични и дневни задачи, ще фокусира енергията ни в продуктивна посока и ще ни спести безразборното й пилеене в маловажни и безсмислени дейности. Това ще ни осигури повече спокойствие, че имаме контрол над ситуацията, което на свой ред означава и по-малко стрес.

И най-накрая, от съществено значение за високи нива на енергия е да поддържаме добро здраве и физическа форма. Правилното хранене, редовните тренировки и достатъчното време за сън и почивка са задължителни за по-високата продуктивност в дългосрочен план.

3. Внимание

Вниманието е третият елемент на високата продуктивност от концепцията TEAM.

Няма значение колко време и енергия имаме, ако не можем да посветим вниманието си на определена дейност или задача и непрекъснато се разсейваме с всевъзможни странични неща. Да действаме с внимание всъщност означава да действаме с лазерен фокус.

Сред нещата, които ни разсейват, спадат:

• Прекъсвания;
• Някои телефонни разговори, имейли, срещи, отчети;
• Спешни, но маловажни въпроси;
• Разговори с хора, които ни губят времето;
• Приятни странични дейности (Facebook, Instagram).

Управлението на вниманието се свежда до проактивно (а не реактивно) насочване на вниманието в определена посока. В противен случай ще се разсейваме непрекъснато и продуктивността ни ще е ниска.

Нужно е да се контролираме и осъзнато и целенасочено да вземаме решения какво искаме да вършим и в същото време да не позволяваме на външни обстоятелства да решават вместо нас. Научи повече по тази тема от статията “Матрица за управление на вниманието на Томас”.

Това, което трябва да правим в практически план е:

• Да контролираме технологиите. Да се посветим изцяло върху някаква задача, като поставим телефона на тих режим и излезем от имейл програмата си, както и профилите си в социалните мрежи.
• Да създадем подходяща физическа среда. Да открием място, където можем да работим необезпокоявано. Да използваме силата на музиката, осветлението, цветовете и дори употребата на растения и вещи за украса, за да създадем продуктивна среда.
• Да не вършим по няколко неща едновременно. Така нареченият “мултитаскинг” – способността да изпълняваме едновременно повече от една задача, не дава добро качество при сложни задачи и води до хронично разсейване, отлагане и загуба на време.
• Да почиваме повече встрани от компютъра. Да се раздвижваме, излизаме на чист въздух, правим кратка гимнастика или просто малки кратки почивки за презареждане.

За подобряване на фокуса и вниманието могат да се използват разнообразни техники за управление на времето, както и специални софтуерни приложения.

4. Мотивация

Мотивацията е четвъртият елемент на високата продуктивност от концепцията TEAM.

Ако човек е робот, при наличието на достатъчно време, енергия и внимание той би постигал много високи резултати и би бил максимално продуктивен.

Но ние не сме роботи. За висока продуктивност, освен време, енергия и внимание, ние се нуждаем и от висока мотивация – силно желание да действаме за постигане на определена цел.

Без мотивация, в дългосрочен план усилията, които влагаме постепенно ще затихват, а ще се увеличава фрустрацията ни и наличието на т.нар. “бърнаут” – емоционално изтощение по отношение на някаква дейност.

Известни са множество теории, които обясняват човешката мотивация, сред които:

• Теория за йерархията на потребностите на Маслоу
• Теория за двата фактора на мотивация на Хърцбърг
• Теория за трите потребности на Макклеланд
• Теория за мотивацията на Хенди
• Теория за трите фактора на мотивация на Сирота
• Модел за вътрешна мотивация на Пинк
• Теория за прогреса на Амабил и Креймър

Всички тези и много други теории обясняват човешката мотивация и е полезно да се познават. Ако ние сме наясно с основните потребности, които се стремим да задоволим, можем много по-осъзнато да посветим усилията си в определена посока.

Във всички случай, главното е да поддържаме висока т.нар. “вътрешна мотивация”. Това е мотивацията, която произлиза от нас самите – от желанието ни да постигнем нещо значимо; от предизвикателството; от удоволствието, което работата ни доставя.

За целта е полезно да сме наясно с нашите основни ценности. Кои са нещата, на които държим най-много в живота? Какво искаме да постигнем? Какво ценим истински? Какво обичаме да правим?

Отговорите на тези въпроси ще ни помогнат да определим по-лесно приоритетите си, което на свой ред е ключ към по-високата вътрешна мотивация.

За разлика от парите, славата или статуса (външна мотивация), вътрешната мотивация има доказано много по-силен ефект върху продуктивността, при това в дългосрочен план.

В резюме

Според концепцията TEAM, четирите елемента на високата продуктивност са:

1. Време;
2. Енергия;
3. Внимание;
4. Мотивация.

Четирите елемента от концепцията TEAM работят в синергия един с друг. Колкото повече от тях присъстват в ежедневието ни, толкова по-производителни сме. Колкото повече от тях отсъстват, толкова по-ниска е нашата ефективност.

Прочети повече: Най-добрата формула за високи резултати и постижения.