Едно от най-важните условия за постигане на успех на една организация се състои в поддържане на точна информираност как се представя тя във всяка област на нейната дейност.
Подобна информираност позволява да се знае какво работи и какво не, което е предпоставка за бързо откриване на проблемите, отстраняване на заплахите и оптимално възползване от перспективните възможности.
Всичко това изисква организацията да проследява и отчита т.нар. “ключови показатели за ефективност”. Нека ги разгледаме.
Ключови показатели за ефективност
Ключовите показатели за ефективност са количествени показатели, използвани за измерване на ефективността на организация, отдел, проект, конкретна дейност или дори човек. На английски език са известни като “Key Performance Indicators” или “KPI”.
Приходи от продажби, удовлетвореност на клиентите, текучество на персонала, трафик на уебсайта – това са все примери за ключови показатели за ефективност.
Корените на ключовите показатели за ефективност датират от времето на Династията Вей в Китай през III век, когато се е използвала 9-степенна система за оценка на представянето на императорското семейство.
Следващ важен етап в развитието на KPI е свързан със създаването на показателя “Възвращаемост на инвестициите” (ROI) – бащата на KPI, използван за първи път от венецианските търговци през XIII век. Те сравняват сумите, инвестирани в техните морски експедиции със стойността на стоките, донесени от корабите им.
Институционализирането на KPI обаче се състои при създаване на първото т.нар. “KPI табло” в шотландска памучна фабрика през 1800 г. В нея се използва система от цветни дървени кубчета, поставени над работните места с цел проследяване на представянето на всеки работник.
До началото на XX век много организации започват официално да измерват представянето на своите служители чрез концепцията за ROI.
Скоро след това във Франция се създава т.нар. “Tableau de Bord” – система за измерване на стратегически показатели за организационна ефективност, подобна на т.нар. “Балансирана система от показатели за ефективност” на Каплан и Нортън, която се появява по-късно.
Не след дълго е измислен и самият термин “KPI”, който се превръща в мениджърски инструмент за измерване на здравето на една организация и нейните отдели, проекти, хора и дейности.
Категории KPI
Повечето ключови показатели за ефективност попадат в четири различни категории, като всяка категория има свои собствени характеристики, времева рамка и потребители.
Четирите категории KPI са:
- Стратегически KPI. Те се използват от висшите мениджъри и показват моментна снимка на това как се справя организацията. Примери за подобни ключови показатели за ефективност са възвращаемост на инвестициите, приходи и марж на печалбата.
- Оперативни KPI. Те се използват от различни мениджъри и се фокусират върху по-кратки времеви периоди, като показват как организацията се справя месец спрямо месец или дори ден спрямо ден. Анализират различни процеси, които произлизат от анализа на стратегическите KPI. Примери за подобни ключови показатели за ефективност са оперативен паричен поток, време за изпълнение на поръчка, цена на реклама за клик и отсъствия от работа.
- Функционални KPI. Те се фокусират върху конкретни отдели или основни дейности в организацията. Могат да бъдат както стратегически, така и оперативни, като са различни спрямо всяка функционална област. Примери за подобни ключови показатели за ефективност са финансови, продажбени, маркетингови, производствени KPI или такива, свързани с човешките ресурси или обслужването на клиенти.
- Изпреварващи/Изоставащи KPI. Описват естеството на анализираните данни и сигнализират за нещо, което предстои или вече се е случило. Например, за измерване на паричния поток, получените плащания са изоставащ KPI, тъй като той измерва нещо, което вече се е случило – получени пари в миналото, докато издадените фактури са изпреварващ KPI, тъй като той измерва нещо, което предстои да се случи – получаване на пари в бъдеще.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.Характеристики на добрите KPI
Тъй като ключовите показатели за ефективност са в крайна сметка някакви измерители на състоянието на нещата, всяка организация теоретично може да използва стотици и дори хиляди KPI. Това обаче не е особено практично, тъй като може да доведе до прекалена бумащина и свръхпретрупаност с данни.
Как организацията да реши кои са добрите ключови показатели за ефективност в нейната дейност?
Известни са пет характеристики на добрите KPI:
- KPI трябва да са прости. Ако мениджърът не може да погледне един KPI и незабавно да разбере значението му, тогава е малко вероятно това да е добър KPI за него. Добрият KPI е създаден по принципа KISS – прост е по своята същност и представя ясна моментна снимка на дадена част от цялата информация за организацията.
- KPI трябва да са смислени. Не е добра практика да се използват стотици KPI, вместо това е по-добре да се изберат малка група наистина важни показатели, които имат значение и смисъл за конкретната организация.
- KPI трябва да са свързани с целите. За какво да се измерват различни KPI, ако те не са свързани с определени цели на организацията?
- KPI трябва да са свързани със стратегията. Добрите KPI следва да са адекватни на стратегията на организацията и да подпомагат нейното стратегическо планиране и вземане на решения.
- KPI трябва да са приложими. Сами по себе си, KPI са метрики, насочени върху производителността и ефективността в работата. Следователно, поведението на организацията следва да се променя в съответствие с движението на ключовите показатели за ефективност. Ако определени KPI не влияят на поведението на организацията, значи не са достатъчно добри за нейната ситуация.
Колкото повече ключовите показатели за ефективност са прости, смислени, свързани с целите, свързани със стратегията и приложими, толкова по-полезни са те в ежедневната дейност на организацията.
Ако KPI са прекалено голям брой или са прекалено сложни, не са свързани с целите или стратегията, не касаят предизвикателствата в организацията и не водят до промяна в поведението й, то това са лоши ключови показатели за ефективност.
Примери за KPI
По-долу следват примери за различни ключови показатели за ефективност, разделени по функционален признак.
KPI в продажбите:
- Ръст на приходите от продажби;
- Таргети за продажби;
- Средна стойност на поръчка.
KPI в маркетинга:
- Разходи по привличане на нов клиент;
- Доживотна стойност на клиента;
- Конверсия на ландинг страница.
KPI във финансите:
- Оперативна печалба;
- Паричен поток;
- Марж на печалбата.
KPI в производството:
- Производствен цикъл;
- Работно време на машините;
- Процент на дефектите.
KPI в човешките ресурси:
- Средна заплата на персонала;
- Средно време за набиране на персонал;
- Производителност на служителите.
Ползи от KPI
Всяка организация може да получи сериозни ползи от използването на ключови показатели за ефективност.
Сред главните ползи спадат:
- Вземане на по-добри решения. Проследяването на напредъка по определен ключов показател за определен период от време дава възможност на мениджърите да идентифицират ясно силни и слаби страни, възможности и заплахи, с което да вземат по-аргументирани решения.
- Фокус в действията. KPI по дефиниция са най-важните показатели за “здравето” на организацията, които са пряко свързани с целите и стратегията й. Използването им създава фокус в действията, тъй като прозрачно съобщава на всички служители какво се очаква от тях в ежедневната им работа.
- Създаване на среда за учене. Наличието на информация по определени ключови показатели за ефективност хвърля светлина върху области, които иначе биха били пренебрегнати, както и дава контекст, когато нещата не вървят по план, или вървят добре. Това обезпечава по-задълбочено разбиране на причинно-следствените връзки, които водят до успеха или неуспеха на организацията и гарантира, че тя ще намери начини за иновации и промяна, за да се върне отново на правилния път.
В резюме
Ключовите показатели за ефективност (KPI) са количествено измерими метрики, които помагат на организациите да проследяват напредъка си към постигане на своите ключови цели.
Чрез редовно наблюдение на KPI, организациите могат да определят дали са на прав път в развитието си или е необходимо да направят корекции в своите стратегии и поведение.
Създаването на организационна култура, управлявана от ключови показатели за ефективност, е предпоставка за по-високи резултати и постижения.
Прочети повече: Критични фактори за успех.
