Как да подобрите уменията си за преговори

Много хора гледат на преговорите като на неприятен, стресиращ момент, който следва да бъде избягван на всяка цена. И тъй като се чувстват некомфортно да преговарят, да се конфронтират и да поемат риск, тези хора често пъти предпочитат да съкратят и да приключат набързо преговорния процес.

Успехът в преговорите може да увеличи заплатата ви, да ви донесе по-добро място в служебната йерархия, да спечели подкрепа за проекта или отдела ви, да получите одобрение на желания бюджет, да подобри шансовете ви за успех в работата.

Следователно, има смисъл да преодолеете неохотата си към преговорите и да подобрите уменията си как да ги провеждате.

Можете да получите незабавно подобрение в уменията си за преговори просто като следвате предложенията ми, представени по-долу.

Преговорите „Аз печеля – Ти печелиш”

Когато си представят ситуация на преговори, голяма част от хората смятат, че ще се случи едно от двете неща: или ще спечелят, или ще загубят. Професионалистите в преговорите обаче не гледат така на този въпрос. Те са наясно, че успешните преговори са онези, при които и двете страни се чувстват победители… поне в известна степен.

Когато сядате на масата за преговори, не се опитвайте да сте победител по абсолютно всяка точка от дневния ред. Печелете големите битки и отстъпвайте в малките неща. Запитайте се: „Кое е онова, от което мога да се откажа без да ми коства кой знае какво, и което би направило отсрещната страна доволна?”

Всичко може да се договаря

Много делови хора смятат, че определени фирмени политики и процедури не подлежат на промяна и договаряне, все едно са десетте божи заповеди. На практика обаче, нищо не е константно, всичко може да се договаря.

Да осъзнаеш този факт е силно преимущество в преговорите. На един консултант-инженер например, договаряйки хонорара си с потенциален клиент, му било съобщено, че компанията не е в състояние да приеме условието му за частично авансово плащане. „Аз лично нямам нищо против да заплатим авансово известна част”, обяснил проектният мениджър, който бил служител в компанията-клиент. „Фирмената ни политика обаче не разрешава да заплащаме, докато поне известна част от работата не е извършена.”

Консултантът знаел по-добър начин от този да се съгласи с новината, която му съобщили. Той отговорил:

„Бил, разбирам, че това е начинът, по който обикновено работите с доставчиците си. Аз обаче съм независим консултант и получавам авансово плащане от хората, които искат да ме наемат.

Знам, че фирмената политика, за която споменаваш е просто насока за работа, зададена от мениджмънта на компанията ви и че мениджмънтът може да я заобиколи, ако поиска. И твърдя, че този път ще трябва да заобиколите вашето правило, ако искате да ме наемете.”

Седмица по-късно консултантът получил поръчка и чек за една трета от хонорара си.

Правилото на тройката

Преди да седнете да преговаряте, следва да сте си изяснили много точно три конкретни цифри:

• Максимумът – най-високата цифра. Това е най-високата цена, която възнамерявате да поискате без да се страхувате, че незабавно ще откажете отсрещната страна.
• Минимумът – най-ниската цифра. Това е най-ниската цена, на която бихте приели сделка.
• Целта – реалистична цифра, която имате добър шанс да отвоювате. Целта ви вероятно ще бъде между 50 и 75 процента от максимума.

Ще ви се отплати, ако сте оптимистично настроени, когато определяте вашия максимум.

Например, един учен иска да отправи молба за закупуване на ново лабораторно оборудване и преценява, че подобна машина може да се закупи за 15 000 до 50 000 долара. Ако поиска 50 000 долара, а ръководството намали бюджета му наполовина, ученият ще разполага с 25 000 долара. Но ако предварително увеличи искането си с 20% и кандидатства за 60 000 долара, редуциране наполовина ще осигури на учения бюджет от 30 000 долара, т.е. той ще разполага с машина за 5 000 долара повече като капацитет и възможности.

Когато преговаряте, стремете се към постигане на целта си, но бъдете подготвени да приемете и всяка друга оферта между вашия минимум и максимум. В някои случаи ще се изненадате като разберете, че исканият от вас максимум се приема без възражения. В други случаи, отсрещната страна няма да иска и да чуе дори за минимума. Ако това се случи, ще бъдете принудени да предприемете по-драстични мерки, като например да проведете разговор с мениджъра на съответния служител, с когото преговаряте, да заплашите, че ще напуснете преговорите или да смените работата си.

Вие определяте правилата

Човекът, който контролира преговорите обикновено е този, който е определил основните насоки на разговора. Направете така, че този човек сте вие, а не вашият опонент.

За да сторите това, кажете:

„Преди да започнем, бих искал да направим преглед на ситуацията в момента и да очертаем какво очакваме да постигнем заедно.”

След това продължете, като опишете нещата през вашата гледна точка. Отсрещната страна обикновено ще се съгласи с вас, като ще се намеси само тогава, когато иска да направи някои (дребни) бележки и коментари на онова, което като цяло е вашата позиция. По този начин, когато преговорите започнат, вие ще контролирате ситуацията – защото вие сте я дефинирали.

Вие избирате времето и мястото

За да успеете в преговорите, трябва да сте подготвени физически и психически.

За да ви разконцентрира, отсрещната страна може да се опита да ви изненада. Например шефът си подава главата през вратата и отправя към вас въпрос, по който иска незабавен отговор. Или, внезапно звъни телефонът и някакъв клиент иска да получи на момента цена по проект, който се обсъждали съвсем общо преди цели няколко месеца.

Не се оставяйте да ви вкарат в ситуация, за която не сте подготвени. Кажете на шефа: „Шефе, точно в момента правя нещо много спешно. Мога ли да мина през офиса ти днес следобяд?”. Отговорете на клиента: „В момента не съм сам, а и ще ми отнеме малко време да сметна цифрите. Ще ви се обадя утре”. Нито един разумен човек няма да откаже на подобни аргументи, а вие ще спечелите време да се подготвите подобаващо. Също така, че можете да се възползвате от предимството да проведете преговорите във време и място, което вие сте избрали.

Арсеналът от факти

Най-добрият начин да се подготвите за преговори е да съберете информация за всички факти, статистики, казуси, случки, документи и други доказателства, които могат да подкрепят вашата позиция.

Отпечатаните доказателства са особено полезни. Хората са скептични към устните аргументи, но биха приели, че думи, които са отпечатани в статия, книга или доклад са истина. Съберете изследвания, проучвания и статии в папка, направете копия и подчертайте или оцветете с маркер ключовите факти, за да изпъкват на страниците. Прибегнете към тази мощна подкрепа от доказателства когато почувствате, че губите почва под краката си относно някой ключов момент от преговорите.

В крайна сметка, може да се наложи да използвате само малка част от всички подготвени материали, но във всички случаи ще преговаряте с по-голяма увереност, просто като знаете, че разполагате с тях. Опитът доказва, че хората, които успяват в преговори и дебати обикновено са хората, които разполагат с най-много факти.

Не бързайте

Хората, които мислят логически обикновено търсят по-бързо затваряне на преговорите. Затварянето е финалното, ясно и добре дефинирано решение на проблем. Много хора, в това число технически ориентираните специалисти, търсят затваряне, защото са обучени да откриват точни решения.

Животът обаче не е математическо уравнение. Преговорите и други проблеми, свързани с хора не винаги могат да бъдат „опаковани” в математически доказателства.

Когато преговаряте, следва да очаквате и да сте готови да приемете известна неяснота в това, което договаряте. Ако 90% от въпросите са разрешени и преговарящите вече са уморени, оставете останалите 10% да почакат малко. Не настоявайте да обсъдите и решите всички, дори най-малките детайли в същия този ден, в противен случай рискувате да раздразните хората срещу себе си и да изгубите предимството, което до сте спечелили този момент.

От друга страна, не се предавайте пред опонента си само защото сте се изморили и ви се прибира в къщи. Вместо това, поискайте почивка. Преценете до къде сте я докарали и предложете нова среща, на която да решите всичко останало… където, благодарение на няколкото дни пауза, всяка страна ще подходи към преговорите със свежи идеи и… свеж ум.

Човешко отношение

Най-много от всичко помнете, че в преговорите си имате работа с човешки същества, не с машини.

Ще имате предимство, ако сте узнали възможно повече за опонента си, още преди да седнете да преговаряте. Направете си преценка с каква личност ще разговаряте и нагодете стила си за продажби според случая. Висшите мениджъри, например, обикновено искат бързичко да претупат детайлите. Те се интересуват от „голямата картина” и не искат да си губят времето с дреболии.

От друга страна, мениджърите по производството или поддръжката например, искат да докажат, че са запознати с всички новости в бранша си… дори когато са именно ръководители, а не просто обикновени работници или служители. Така че, преди да одобрят някой проект, те могат да поискат от вас да им обясните всеки отделен детайл до последната и най-малка подробност.

Поетът Хенри Уадсуърт Лонгфелоу е казал: „Ако можехме да прочетем тайната история на враговете си, щяхме да открием, че в живота на всеки мъж има скръб и страдания, достатъчни да обезоръжат всяко враждебно намерение.” Може да не харесвате опонента си или да сте му ядосани за това, че възпрепятства намерения ви, но преговорите ви с него следва да са учтиви и проятелски, не бурни и враждебни. Запазвайте самообладание, ако ви атакуват и отговаряйте със солидни аргументи и подкрепящи факти. Без викове и изблици на нервност.

Винаги, когато е възможно, се опитвайте да очертаете общите цели и точки, в които имате съгласие с отсрещната страна. В крайна сметка, това не е война, а просто преговори. В повечето случаи и двете страни ще имате близки цели, разликата е в намеренията ви как да постигнете тези цели. Когато отговаряте, използвайте фрази, които показват емпатия към позицията на другата страна, като например „Това е добра гледна точка” или „Споделям повечето неща, казани от вас, но…” Накарайте отсрещната страна да се чувства като победител – така и двамата заедно ще бъдете такива.