Кайзен. Философия за непрекъснато усъвършенстване

Непрекъснатите промени във външната среда налагат на всеки индивид или организация да се променя, за да се адаптира, оцелява или просперира.

Понякога промяната може да е много голяма и да изисква значително време, сериозен бюджет и огромен обем работа, за да се осъществи. В други случаи обаче е възможно да се извършват малки, но непрекъснати подобрения, които чрез натрупване да доведат до чувствително усъвършенстване.

Вероятно най-разпространената философия за непрекъснато усъвършенстване е философията “Кайзен”. Идеите й се простират във всевъможни аспекти на професионалния и личен живот.

Философията “Кайзен”

Думата “кайзен” е с японски произход и се състои от думите “кай” – промяна и “зен” – добро. Или, кайзен означава “промяна за добро”.

През 1986 г. японският експерт по управление на качеството Масааки Имаи публикува книгата си “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success”, с което въвежда официално термина “кайзен” за западния делови свят. Оттогава организации от всякакви географски локации и калибър изповядват кайзен като систематизиран подход за бизнес усъвършенстване, който носи отлични резултати.

Кайзен е философия, която е основана на убеждението, че всичко може да се подобри, дори ако изглежда, че работи добре в момента. Освен това, всички проблеми трябва да се разглеждат като възможности за подобряване на нещата.

Това означава, че организации, които изповядват кайзен, не гледат на своята ситуация като на фиксирано статукво, а непрекъснато полагат усилия за подобряване на дейността си. Така се постигат малки, често незабележими оптимизации, които с течение на времето създават съществени усъвършенствания, без да се преминава през радикални и нерядко мъчителни процеси на кардинални промени.

Масааки Имаи отбелязва следното:

“Кайзен значи подобрение. Нещо повече, кайзен значи непрекъснато подобрение – в личния живот, у дома, в социалния живот, в професионалния живот. Когато се отнесе към работното място, кайзен значи непрекъснато усъвършенстване, което включва всички – мениджъри и работници.”

Според кайзен всички служители на организацията са отговорни за идентифициране на пропуските и неефективността. Всеки, на всяко ниво в организацията, може да предлага идеи за осъществяване на подобрения.

Тъй като кайзен е философия, а не толкова специфичен метод или техника, можем да открием приложение на идеите й в най-различни системи и методи за управление, като например в тотално управление на качеството или в методики от типа на Agile и Lean.

Принципи на кайзен

Като философия за непрекъснато усъвършенстване, кайзен се опира на пет фундаментални принципа:

1. Познавай клиента. Разбери какво иска твоят клиент и как можеш да подобриш неговото преживяване на база на това, което той цени. Това е ключът към създаване на стойност.
2. Премахвай загубите. Всеки в организацията трябва да бъде фокусиран върху намаляване и елиминиране на загубите (излишното). Кайзен се фокусира върху постигане на нулеви загуби – невъзможна задача и именно поради това – вечна. Кайзен никога не спира.
3. Отиди в Гемба. “Гемба” е японски термин, който означава “конкретно място”. Следвай движението и развитието, за да откриеш къде се създава стойност и отиди там, за да приложиш кайзен. Кайзен изисква от ръководителя отлично да познава какво се случва на всички нива, за които отговаря в организацията.
4. Овласти хората. Организирай екипите с ясни насоки и цели, така че да поддържа приципите на кайзен. Също така гарантирай, че те имат правилните инструменти и системи, които ще са им нужни, за да бъдат успешни.
5. Бъди прозрачен. Използвай реални данни, за да покажеш подобренията и резултатите, които променят организацията, така че те да бъдат “осезаеми и видими” за всички.

За да прилага успешно принципите на кайзен, е от огромно значение организацията да скъса със статичното мислене, фокусирано към статуквото и да насърчава динамично мислене, насочено към растеж.

Това означава хората в организацията да спрат да защитават старите (и удобни) начини за правене на нещата, дори ако те са в графата “най-добри практики”. Често “добрите практики” са просто удобно извинение, за да се поддържа статуквото и да не се променя нищо. Кайзен започва с подлагане на съмнение на най-добрите практики.

За целта е важно ръководители и служители в организацията да държат ума си отворен за промяна. Ако твърде дълго мисленето на хората е приковано от определена идея, е нужно тя да се подложи на съмнение чрез мислене от типа “Какво би се случило, ако вярваме в обратното?” и “Какво би се случило, ако направим обратното?”

Кайзен и намаляване на загубите

Съществува японски термин, който е пряко свързан с кайзен и това е “муда”, което значи “загуба”, “боклук” или “отпадък”. За баща на този термин в бизнес контекст се счита Таичи Оно – архитектът на производствената система на Toyota.

Муда е всяка дейност, която консумира ресурси, но не създава стойност. На свой ред, кайзен се стреми да намали излишните загуби (муда) по всички нива в организацията, като елиминира свръхпроизводството, подобри качеството, ограничи престоя, намали ненужните дейности и направи процесите по-ефикасни.

Обикновено загубите в организацията приемат някоя от следните форми:

• Движения – загуби от движение на ресурси и хора напред-назад, без това да добавя стойност;
• Време – загуби от престой на машини и хора, които бездействат и не създават стойност;
• Дефекти – загуби от некачествена продукция, което изисква преработка или бракуване;
• Свръхпроизводство – загуби от производството на ненужно голямо количество продукция;
• Отклонения – загуби от производството на многобройни вариации на продукта, вместо един стандартизиран продукт.

Намаляването на загубите не може да стане изведнъж или изцяло, но все пак е възможно при отворено съзнание и позитивна нагласа в организацията. Съществуват десетки и стотици начини да се иновира и да се откриват креативни решения за подобрение и усъвършенстване.

За внедряване на философията кайзен, хората в организацията трябва непрекъснато да се стимулират да откриват нови начини да вършат нещата по-просто, по-бързо, по-евтино, по-добре.

Инструменти на кайзен

Известни са различни методи и техники за прилагане на кайзен.

Сред тях ще откроим следните:

• Кайзен събития. Това са краткосрочни сесии за брейнсторминг и практическо приложение, които имат за цел да подобрят определен процес. Ръководители и служители се събират заедно, за да обсъдят текущия процес, който използват, да обсъдят начини този процес да се подобри, както и да определят конкретни действия, за да се случи това. Кайзен събитията могат да бъдат дневни (т.нар. кайзен-блиц) или по-продължителни (например 5-8 дни).
• Техника “5 Защо”. Техниката “5 защо” има за цел да стигне до основната причина на определен проблем, като пет пъти се попита “Защо?”. За създател на техниката се смята Сакиши Тойода – един от бащите на японската индустрия, изобретател и основател на Toyota. След задаване на пет “Защо?” обикновено се разполага с яснота относно причините за проблема и могат да се обмислят различни решения.
• Генчи Генбуцу. На японски, “генчи генбуцу” означава “отиди и виж”. Това значи, че за да се вземат информирани решения и да се разрешават по подходящ начин проблемите, първо трябва да се знае реалната ситуация. На свой ред, това изисква да се отиде до източника и да се види как работи процесът в реална практическа обстановка. Кайзен изисква и от ръководители, и от служители да имат отлична представа и лични наблюдения за процесите и свързаните с тях проблеми и предизвикателства.
• Цикъл на Деминг. Цикълът на Деминг е популярен модел от четири стъпки, с чиято помощ се търсят начини за подобряване на качеството и непрекъснато усъвършенстване. Стъпките са планиране, изпълнение, проверка и действие.

Кайзен и подобрение от 1%

Много организации се опитват да разрешат проблемите си изведнъж и изцяло. За кратко време искат да постигнат успеваемост от 100%.

Това рядко се случва на практика.

Философията кайзен подхожда по напълно различен начин. Вместо да се опитваме за една вечер да въведем и реализираме някаква радикална промяна, е по-добре да започнем с малки, но ежедневни подобрения. Фокусът при кайзен е върху 1% подобрение на ден, всеки ден.

Дори 1% постигнато подобрение е добре, според кайзен! Но е изключително важно да не се спира, а да се действа всеки ден.

В началото подобрение от 1% ще изглежда пренебрежимо малко и незначително. Постепенно, натрупванията ще започват да се забелязват и ще се превърнат в двигател за по-съществена и позитивна промяна сред хората.

Подобен начин на мислене изключва незабавните резултати и изисква търпение. Изглежда скучно и досадно, но е ефективно.

Принципът да се търсят подобрения с по 1% всеки ден е напълно приложим и в личния живот, независимо дали става дума за отслабване, постигане на спортни или интелектуални постижения, търсене на работа, на партньор в живота или скъсване с вреден навик.

В резюме

Кайзен е философия, която проповядва постоянното усъвършенстване чрез малки, но непрекъснати действия, насочени към постигане на по-висока ефикасност.

На индивидуално ниво, кайзен помага на отделните служители да подобрят собствената си работа, като елиминират излишното в нея.

На организационно ниво, кайзен подпомага мощно цели екипи в работата им по откриването на подобрения за намаляване на загубите, като в същото време насърчава съпричастността, мотивацията и съвместната работа.

Прочети повече: Кратка история на мениджмънта.