Кафето в офиса като инструмент за управление

Най-хубавото кафе, което някога съм пила е италианско еспресо в едно непретенциозно кафене на площад “Сан Марко” във Венеция. Все още не мога да го забравя, макар че това беше в далечната 1967 г. Една малка бяла, семпла порцеланова чашка, а в нея – кафе с неустоим аромат и сила.

Другото хубаво кафе за мен е кафето в офиса на Нова Визия. Голяма жълта чаша и кафе, което се предлага на българския пазар. Е, ароматът на кафето в офиса не e така перфектен в сравнение с аромата на онова венецианско еспресо, но въпреки това се чувствам страхотно в неговата ежедневна свежа и желана от мен компания.

Пиенето на кафе е важен акцент в моята работа. Като човек, който работи много, аз го свързвам с няколко неща.

Първо, свързвам го със задачата, върху която работя. Второ, с хората, с които работя съвместно. Трето, с това, което се случва около мен.

Добивам настроение не толкова от самото кафе, колкото от задачата, хората и атмосферата. И съм склонна да преглътна не толкова перфектното качество на кафето ако задачата, хората и атмосферата на работа са значими, интересни и вълнуващи.

Ето защо, аз приемам кафето по-скоро като “работен акцент”, “работен фон”, без който определено си признавам, че не мога, отколкото като “повод за почивка”. Доколкото виждам колегите ми имат почти същите възприятия и нагласи.

Разбира се, това е стил на живот и особеност на нашия офис. Другите офиси имат своя стил на пиене на кафе. Той безспорно е подчинен на културата (ценността и нагласата) към кафето като напитка.

Кафето в офиса

Така например, САЩ са най-големият пазар на кафе и продукти, свързани с кафето, а след САЩ е Германия. Финландия е страната, в която консумацията на кафе на глава от населението е най-голямата в света. В Средния Изток, Африка, Южна Америка и Азия кафето е нещо повече от цигарата. Там то се пие успоредно с разговорите за социализация между хората.

На мнение съм, че ако наблюдаваме как служителите пият своето кафе, бихме могли да разберем някои скрити послания за самата компания. Например, какви са служителите, какви са фирмените правила и ценности, какви са взаимоотношенията между служителите, какво най-често си говорят, какво е това, което никога не е тема на разговор, когато пият кафе.

Оценявайки ролята на кафето в работата на служителите, някои компании имат задължителни кафе паузи.

Типичната “coffee break” е с американски произход. Има продължителност 10-20 минути и обикновено се прави, когато отмине една трета от работното време. Мястото за пиене на кафе в кафе паузата е или кафетарията на компанията или кафенета, които са в близост до сградата на компанията.

“Coffee break” е време, което е подходящо и за изпушване на цигара, но основното е разговорът със събеседник от службата.

Шведите, които са едни от най-големите консуматори на кафе в света, също пият кафе с колегите си по работа. Имат си специална дума – “fika”, т.е. “почивка от работата и изпиване на чаша кафе”. Когато сте в шведски офис и ви поканят на “fika”, това означава “да отидем да изпием едно еспресо”. Това е нещо съвсем различно от “да си направя почивка по време на работа и да изпия едно кафе”.

“Fika” е пиене на кафе извън офиса, в компанията на колега, приятел, член на семейството. Освен кафе се консумират бисквити, парче сладкиш, сандвич, но основното е разговорът, а вероятно и самата възможност за комуникация.

Иначе в стила на повечето компании е да предоставят правото на служителите да работят, отпивайки кафе от чаша, която е на работното бюро.

По друг начин постъпват в централата на “Сименс”. Там на всеки етаж в сградата имат обособен кът с кафе машина за еспресо. Ако искаш да изпиеш кафе, както и да си кажеш няколко думии с колега от твоя офис или колега от съседен офис – имаш правото за около 10 минути да си в този кът. Преди няколко години бях впечатлена да видя с очите си, че служителите на “Сименс” не злоупотребяваха с това правило.

Кафето като инструмент за управление

Джон Рех, специалист по управление, казва следното:

“Един от вашите най-добри начини за управление е чашата кафе.

Простичкото нещо, което можете да направите е да поканите някой от вашите служители, да поседнете с него на чаша кафе, да слушате и да се учите.”

По-долу ще обясня защо, как и кога чашата кафе става чудесен инструмент за управление. Но преди това, нека видим два примера какво означава “на кафе с шефа” по български.

Първи пример

Шеф и служители – всички заедно, засядат в служебното барче. Това е традиция в живота на групичката, винаги, когато е “почивката”. Сглобяват, без да питат барманката (тя вече им е свикнала) “обща маса” и я отрупват с кафе, кола, минерална вода, бисквити, вафли, шоколадчета. Започват разговорите – всичко друго, но не и нещо, свързано с работата. Смях. Шегички. Просто начин да са заедно.

Няма лошо. Хората трябва да си отдъхнат от работа и после да се върнат свежи към нея. Шефът се смее безобидно (и той е човек). Понякога и той казва нещо… и така почивката свършва.

Втори пример

Шеф и служител – двамата са поседнали, пак в служебното барче. Пият си кафенцето и си говорят “тет а тет”. Явно темата е поверителна и служебна. Гледат се в очите като влюбени, говорят си тихичко. После стават и тръгват към работните си места, а останалите гледат със завист колегата, който е имал честта да бъде поканен на “шефско” кафе.

И тук няма нищо лошо. Ако шефът е избрал някой от своите служители, за да изпият по едно кафе, колегите считат, че шефът си има свой избранник особено, когато поканените са едни и същи всеки път.

А сега нека разгледаме две управленски техники, в които участва кафето и с какво помага то на мениджърите.

Чашата кафе помага на мениджъра да събере информация

Всеки мениджър има нужда от информация. Тя му помага при анализ, вземане на управленско решение и други поводи, с които е изпъстрено неговото ежедневие. Не става дума за изслушване на клюки “кой, какво говори и с кого”. Нито за задаване на въпроси като “Какво мислиш за…”

Информацията е “качеството” на посланието, а споделянето на факти или експертни мнения на чаша кафе е много добро начало на процеса на събиране на информация.

Чашата кафе може да насърчи изпълнението на възложена задача

Става дума за мотивация на служителя, който е получил някаква задача. Получавайки задача в една къде-къде по непринудена обстановка, която чашата кафе може да създаде, служителят е по-вероятно да се чувства насърчен да се справи добре със задачата.

И най-накрая…

Има едно условие чашата кафе да се превърне в истински инструмент за управление. Става дума за умението на мениджъра да слуша активно, докато се пие кафето.

Това умение няма нищо общо с мълчаливото изслушване. Умението да се слуша активно означава гъвкаво съчетание на конкретната ситуацията с различни видове и техники за слушане.

Прочети повече: 8 лесни правила за управление на хора в малка фирма.