Холистично управление

В днешния непрекъснато променящ се бизнес пейзаж ръководителите често не успяват да се справят със сложното взаимодействие на различни фактори, които влияят на техните организации.

По-долу ще споделя една моя идея за холистично управление – концептуален модел, вдъхновен от древни философи и съвременни мислители, който предлага цялостен подход за мениджмънт, основан на баланса и интеграцията на всички главни аспекти на една организация.

Вярвам, че този модел би могъл да е от реална полза за предприемачи и мениджъри, които искат да виждат “голямата картина” на нещата, за да постигат повече ефективност и устойчивост в управлението.

Какво е “холистично управление”?

Какво е “холистично управление”? Да стартираме с кратка дефиниция.

Холистично управление е стратегически подход за управление, който балансира материални, емоционални, интелектуални и духовни аспекти на организацията за постигане на оптимална ефективност и резултати.

Чия отговорност е холистичното управление? Отговорност е на висшите мениджъри на организации, но така също и на мениджърите от среден ранг. Уточнявам, че когато става дума за холистично управление, навсякъде по-долу за краткост ще използвам понятието “организация”, но в него включвам и организационни единици като дирекция, отдел и др.

За да се разбере правилно холистичното управление, е нужно да се знае какво е “холизъм”.

Още Аристотел заявява, че цялото е по-голямо от сбора на неговите части. Терминът “холизъм” означава именно “цялостност”. Холизмът е подход, който твърди, че свойствата на една система не могат да бъдат напълно разбрани единствено чрез изучаване на нейните компоненти в изолация. Вместо това, взаимовръзките и взаимодействията в рамките на цялото са от решаващо значение за разбирането на неговата природа.

Повече за концепцията “холизъм” ще научиш от статията ми “Холизъм. Идеи и приноси”. В нея посочвам кои са принципите на холизма и давам примери за двадесетина световни експерти с принос в развитието на холизма.

Но да се върнем на темата за холистичното управление.

Редица ръководители управляват своите организации “на парче”, в разрез с принципите на холизма. Те се фокусират прекомерно върху едни аспекти от организационния живот, но съзнателно игнорират други аспекти или тотално не осъзнават тяхното значение.

Това обикновено води до проблеми в организацията, например:

• Прекомерният фокус върху намаляване на разходите за сметка на благополучието на служителите може да доведе до намалена производителност и високо текучество.
• Прекомерният фокус върху подобряване на вътрешните процеси и иновациите без ясна стратегическа посока може да доведе до загуба на ресурси и влошени парични потоци.
• Прекаленият фокус върху изграждането на взаимоотношения без достатъчно внимание върху производителността и резултатите може да доведе до финансова нестабилност и да застраши бъдещето на организацията.
• Прекаленият фокус върху социално отговорни каузи и устойчиви практики без грамотно финансовото управление може да доведе до недостиг на средства и неизпълнение на целите.

В подобни ситуации мениджърите не осъзнават, че организациите са сложни системи, частите на които са взаимосвързани. Освен това, всяка подобна система е “отворена”, т.е. не функционира във вакуум, а е потопена във външна среда, с която си взаимодейства и към която е нужно да се адаптира.

Прилагането на атомистично-редукционистичен подход, при който изолирано се управлява една или друга част от организацията, лишава ръководителите от възможността за постигане на благоприятен синтез на различните елементи и синергия, при която 1 + 1 > 2.

Вярвам, че холистичното управление може да помогне подобни проблеми да се неутрализират! Защо? Защото холистичното управление включва четири критично важни и взаимносвързани аспекта на организацията.

Четирите аспекта на холистичното управление на организация са:

1. Материален аспект – материални ресурси, финансови ресурси.
2. Емоционален аспект – взаимоотношения, работа в екип, лидерство.
3. Интелектуален аспект – компетентност, вътрешни процеси, иновации.
4. Духовен аспект – мисия/визия, ценности, култура.

Холистичното управление включва взаимодействие и баланс между всички аспекти, което определя ефективността и резултатите на организацията.

За да илюстрирам идеята си, ще използвам холистична матрица – прост инструмент за разбиране на сложни системи, който се състои от четири квадранта, подредени в двуизмерна мрежа 2×2.

Представен с холистична матрица, моделът за холистично управление изглежда ето така:

Със своите четири квадранта, холистичната матрица на управлението е аналогична на холистични матрици от други сфери на живота, сред които метафизизика, психология, професионално-личностно развитие, бизнес.

Например, налице са ясни аналогии със следните модели:

• Четирите елемента на Емпедокъл
• Четирите измерения на самообновяването на Кови
• Четирите психични функции на Юнг
• Йерархия на потребностите на Маслоу
• Балансирана система от показатели за ефективност на Каплан и Нортън

Нека разгледаме по-подробно всеки квадрант от холистичната матрица на управлението.

1. Материален аспект

Материалният аспект на холистичното управление включва грижа за материалните и финансови ресурси на организацията.

Материалният аспект на управлението има близки аналогии с други холистични модели, например:

• Елемент: Земя (по Емпедокъл).
• Измерение: Физическо (по Кови) или Тяло.
• Психична функция: Усещане (по Юнг).
• Потребност: Физиологическа и Сигурност (по Маслоу).
• Показател за ефективност: Финанси (по Каплан и Нортън).
• Въпрос: Какво?

Земята, според метафизиката, символизира стабилност, материя и физическа реалност. В разговорната реч е известна фразата “Твърд като скала”. В контекста на холистичното управление материалният аспект са всички материални активи и инфраструктура, които формират “тялото”, разбирай основата, фундамента на всяка организация.

Това включва финансови активи, физическа инфраструктура, суровини, материали, технологии. Ефективното управление на материалния аспект от дейността на организацията е от решаващо значение за осигуряване на оперативна ефективност, контрол на разходите и финансова стабилност.

Материалният аспект на управлението е осезаем, може да се усети. Сгради, машини, автопарк, компютърна техника, пари – всичко това може да се види и пипне. Материалните и финансови ресурси носят усещане за сигурност и надеждност и без тях организацията няма как да извършва дейността си.

Ключови управленски практики относно материалните ресурси са:

• Управление на веригата за доставки. Наблюдение на потока от стоки и услуги, от суровини до крайния потребител, за оптимизиране на ефективността и рентабилността.
• Контрол на запасите. Управление на нивата на запасите за балансиране на търсенето и предлагането, минимизиране на разходите и предотвратяване на изчерпване или свръхналичност.
• Управление на активите. Оптимизиране на използването и жизнения цикъл на физическите активи, включително оборудване, имущество и превозни средства, за да се увеличи максимално тяхната стойност и да се минимизира амортизацията.

Ключови управленски практики относно финансовите ресурси са:

• Бюджетиране и прогнозиране. Разработване на подробни финансови планове, прогнозиране на бъдещи приходи и разходи и съответно разпределяне на ресурси.
• Анализ на рентабилността. Оценка на финансовите резултати на организацията, идентифициране на силни и слаби области и вземане на решения, базирани на данни.
• Управление на риска. Идентифициране на потенциални финансови рискове, оценка на тяхното въздействие и прилагане на стратегии за смекчаването им. Това включва застраховки, хеджиране и планиране при извънредни ситуации.

Големият въпрос, който всеки ръководител следва да си зададе, когато разглежда материалния аспект на своята организация/отдел, е “Какво?”:

• Какво е това, което правим или искаме да правим?
• Какви стратегии за управление на материалните и финансовите ресурси следва да прилагаме?
• Какви са метриките за проследяване на ефективността на управлението на материалните и финансовите ресурси?

Въпросите “Какво?” са очевидни и се идентифицират относително лесно. Добрият холистичен мениджър трябва да е в състояние да им отговори.

2. Емоционален аспект

Материалният аспект на холистичното управление включва взаимоотношенията между хората, работата в екип и стилът на лидерство в организацията.

Емоционалният аспект на управлението има близки аналогии с други холистични модели, например:

• Елемент: Огън (по Емпедокъл).
• Измерение: Емоционално-социално (по Кови) или Сърце.
• Психична функция: Чувстване (по Юнг).
• Потребност: Обвързване (по Маслоу).
• Показател за ефективност: Взаимоотношения (по Каплан и Нортън).
• Въпрос: Кой?

Огънят, според метафизиката, представлява енергия, страст и трансформация. В разговорната реч е известна фразата “Горещо сърце”. В контекста на холистичното управление емоционалният аспект са хората – “сърцето” на всяка организация, и динамиката на взаимоотношенията помежду им.

Това включва комуникация, справяне с конфликти, изграждане на доверие, работа в екип, лидерство и менторство. Този квадрант подчертава важността на човешките връзки и насърчаването на позитивна работна среда, които са от решаващо значение за успеха на организацията.

Човешкият фактор е движещата сила зад иновациите, производителността и организационната култура. Ефективното управление на емоционалния аспект се фокусира върху развитие на мотивирана, квалифицирана и сплотена работна сила.

Ключови управленски практики относно взаимоотношенията между хората са:

• Комуникационни умения. Ефективна вербална и невербална комуникация, активно слушане и съпричастно разбиране за насърчаване на връзките и сътрудничеството между хората.
• Разрешаване на конфликти. Конструктивен подход към несъгласия и спорове чрез преговори, посредничество или други техники за решаване на проблеми.
• Изграждане на доверие. Създаване на атмосфера на психологическа сигурност и откритост за създаване на силни междуличностни връзки, основани на взаимно уважение и доверие.

Ключови управленски практики относно работата в екип са:

• Споделени цели и задачи. Ясно дефинирани общи цели и съгласувани показатели за ефективност.
• Баланс на роли. Подходящо съчетаване на мислещи, правещи и чувстващи роли в екипа за постигане на по-висока синергия между специфичните приноси на всеки.
• Развитие на екипа. Насърчаване на доверието, изграждане на близки взаимоотношения и предоставяне на възможности на членовете на екипа да растат и да учат заедно.

Ключови управленски практики относно лидерството са:

• Ролеви модел. Демонстриране на желаното поведение, ценности и лидерски качества, за да се вдъхновява и насочват членовете на екипа.
• Ситуационно лидерство. Адаптиране на лидерския стил към индивидуалните нива на развитие на всеки отделен сътрудник.
• Мотивация. Признаване и оценка на приносите, отпразнуване на успехите и осигуряване на подходящи стимули.

Големият въпрос, който всеки ръководител следва да си зададе, когато разглежда емоционалния аспект на своята организация/отдел, е “Кой?”:

• Кой е отговорен за насърчаването на позитивен и подкрепящ климат в организацията?
• Кой трябва да участва в екипни взаимодействия за постигане на определени цели?
• Кои са ключовите заинтересовани страни, чието емоционално благополучие значително влияе върху представянето на организацията?

“Кадрите решават всичко”, както е известно, затова въпросите “Кой?” са ключови. Неподходящите кадрови решения за лидерски или екипни роли могат да се отразят негативно на резултатите на организацията и дори да доведат до проблеми с разрушителен ефект.

3. Интелектуален аспект

Интелектуалният аспект на холистичното управление включва грижа за компетентността, вътрешните процеси и иновациите.

Интелектуалният аспект на управлението има близки аналогии с други холистични модели, например:

• Елемент: Вода (по Емпедокъл).
• Измерение: Умствено (по Кови) или Ум.
• Психична функция: Мислене (по Юнг).
• Потребност: Уважение и Самореализация (по Маслоу).
• Показател за ефективност: Вътрешни бизнес процеси, учене и растеж (по Каплан и Нортън).
• Въпрос: Как?

Водата, според метафизиката, е адаптивност, съзидание и промяна. В разговорната реч е известна фразата “хладен ум”. В контекста на холистичното управление интелектуалният аспект е именно “умът” на организацията, който стимулира появата на ефикасни вътрешни процеси и креативни иновации.

Това включва знания, умения, опит и таланти, съчетани заедно в организация, в която информацията тече свободно и компетентността непрекъснато се надгражда.

Интелектуалният аспект на управлението е свързан с непрекъснато обучение, иновации и подобряване на процесите, които са от съществено значение, за да остане организацията конкурентоспособна.

Ключови управленски практики относно компетентността:

• Управление на таланта. Планиране, привличане, развитие и задържане на служители със знания, умения и поведение, необходими за успешно изпълнение организационните цели.
• Управление на изпълнението. Свързване на компетенциите с показателите за ефективност, предоставяне на редовна обратна връзка, отдаване на признание и възнаграждаване на постиженията.
• Управление на знанието. Придобиване, запазване и споделяне на ценна информация в организацията, осигуряване на приемственост.

Ключови управленски практики относно вътрешните бизнес процеси са:

• Доказани системи. Използване на утвърдени системи и методи за подобряване на бизнес процесите и управление на качеството като тотално управление на качеството, ISO 9001, методологията Lean, Six sigma, картографиране на процесите, анализ на първопричините, бенчмаркинг и т.н.
• Непрекъснато усъвършенстване. Насърчаване на култура на постоянна оценка и подобряване на процесите чрез участие на служителите в духа на философията кайзен.
• Управление на промяната. Промяна на съществуващи процеси, развиване на нови компетенции и управление на трансфера на знания, необходим за успешно постигане на целите.

Ключови управленски практики относно иновациите са:

• Подход, ориентиран към клиента. Отдаване на приоритет на разбирането на нуждите, желанията и проблемите на клиентите, за да се разработват решения, които създават стойност.
• Култура на поемане на риск. Създаване на безопасна за служителите среда, в която да предизвикват статуквото, да експериментират и да се провалят без страх от негативни последици.
• Работилници за идеи. Провеждане на структурирани сесии за брейнсторминг и генериране на нови идеи в позитивна среда, която насърчава откритата комуникация и сътрудничеството.

Големият въпрос, който всеки ръководител следва да си зададе, когато разглежда интелектуалния аспект на своята организация/отдел, е “Как?”:

• Как да се привличат, развиват и задържат талантливи служители?
• Как да се насърчава култура на непрекъснато учене и споделяне на знания между служителите?
• Как да се насърчават иновациите?

Въпросите “Как?” са неимоверно важни, защото те водят до по-задълбочено разбиране, критично мислене и иновации, с които да се печели вниманието на потребителите и да се постигне диференциация спрямо конкуренцията.

Но има дори и по-важни въпроси и те са свързани с духовния аспект на управлението на организация.

4. Духовен аспект

Духовният аспект на холистичното управление включва внимание към мисия/визия, ценности и култура на организацията.

Духовният аспект на управлението има близки аналогии с други холистични модели, например:

• Елемент: Въздух (по Емпедокъл).
• Измерение: Духовно (по Кови) или Душа.
• Психична функция: Интуиция (по Юнг).
• Потребност: Самотрансцеденталност (по Маслоу).
• Показател за ефективност: Визия и стратегия (по Каплан и Нортън).
• Въпрос: Защо?

Въздухът, според метафизиката, въплъщава визията, царството на идеите и винаги присъстващия дух. В контекста на холистичното управление духовният аспект е “душата” на организацията. Той подчертава важността на вдъхновяващата мисия/визия, значението основните ценности, които ръководят вземането на решения и поведение, както и силната организационна култура.

Става въпрос за съгласуване на дългосрочните цели на организацията с нейните действия, като се гарантира, че всички заинтересовани страни работят за постигане на общата цел.

Духовният аспект на управлението е неосезаем, не може да се види или пипне. Той е абстрактен и касае идеи за идентичността и смисъла на съществуване на организацията. Мисията, визията, ценностите и културата задават посоката и служат за вдъхновение.

Ключови управленски практики относно мисията и визията са:

• Определяне на предназначението. Ясно формулиране на причината за съществуването на организацията, нейната основна функция и стойността, която предоставя на своите заинтересовани страни.
• Определяне на дългосрочни цели. Установяване на амбициозни, но постижими цели за бъдещето на организацията, очертаване на желаните резултати и постижения.
• Разработване на стратегически план. Създаване на пътна карта за осъществяване на мисията и постигане на визията на организацията, очертаваща конкретни цели, стратегии и разпределение на ресурсите.

Ключови управленски практики относно ценностите са:

• Основни убеждения. Определяне на основните принципи, които ръководят решенията и действията на организацията.
• Етично поведение. Установяване на ясни етични насоки и очаквания към служителите.
• Социална отговорност. Демонстриране на ангажимент за положителен принос към обществото и околната среда.

Ключови управленски практики относно културата са:

• Норми на поведение. Установяване на очаквано поведение и взаимодействия, които са в съответствие с мисията и ценностите на организацията.
• Служителско преживяване. Създаване на позитивна и приобщаваща работна среда, която насърчава ангажираността и благосъстоянието на служителите.
• Споделена идентичност. Развиване на силно чувство за принадлежност и единство сред служителите чрез споделени ценности и цели.

Големият въпрос, който всеки ръководител следва да си зададе, когато разглежда духовния аспект на своята организация/отдел, е “Защо?”:

• Защо организацията съществува и прави това, което прави?
• Защо ценностите на организацията са такива?
• Защо на света трябва да му пука за организацията?

Питайки “Защо?” се няма предвид, че организацията съществува, за да печели пари, например. Парите, по подобие на славата или престижа, следва да са само краен резултат. Необходима е по-значима причина за съществуване на организацията, свързана с целите и най-дълбоките й убеждения.

Интегриране на четирите квадранта

Истинската същност на холистичното управление се крие в интеграцията и взаимосвързаността на четирите квадранта на холистичната матрица.

Точно както елементите земя, огън, вода и въздух си взаимодействат в природата, така и тези четири аспекта на отговорност трябва да бъдат интегрирани в една организация.

Например:

• Ресурси и хора. Адекватните ресурси позволяват на служителите да изпълняват задачите си ефективно, а на свой ред мотивираните служители гарантират оптимално използване на ресурсите.
• Хора и знание. Компетентните и мотивирани служители стимулират иновациите и високите постижения.
• Знание и мисия. Ясната мисия фокусира на усилията за обучение, иновации и промяна.
• Мисия и ресурси. Мисията на организацията оформя нейния подход към разпределението на ресурсите.

Ефективното управление изисква балансиран подход, който гарантира, че нито един от четирите квадранта не е пренебрегнат. Пренебрегването на който и да е квадрант може да доведе до дисбаланси и неоптимална производителност.

Приложение

За много организации, които работят “на парче”, прилагането на холистичен подход за управление изисква промяна на парадигмата, т.е. промяна в начина, по който те възприемат и управляват своите операции.

Това включва:

1. Оценка. Провеждане на задълбочена оценка на текущите практики във всеки квадрант.
2. Интеграция. Разработване на стратегии за интегриране на управленски практики в четирите квадранта.
3. Комуникация. Осигуряване на ясна комуникация на мисията и ценностите в цялата организация.
4. Непрекъснато подобрение. Редовно оценяване и усъвършенстване на управленските практики, за да се гарантира съответствие с холистичния подход на управление.

В заключение

Настоящата статия представя концептуален модел за управление, основан на баланс и интеграция между четири аспекта:

1. Материален аспект;
2. Емоционален аспект;
3. Интелектуален аспект;
4. Духовен аспект.

Възприемайки холистична перспектива, ръководителите могат да отключат пълния потенциал на своите организации и така да създадат по-хармонично, ефективно и устойчиво бъдеще.

Прочети повече: Кратка история на мениджмънта.