Как една организация да обезпечи нужната ефективност на своите производствени процеси? Как да разрешава проблемите така, че да премахва загубите, за да постига по-ниска себестойност и по-високо качество на продукцията си?
Подобни въпроси са важни за всеки собственик или управител на фирма, но не е нужно да се открива “топлата вода”, за да им бъде отговорено. Практиката на управление вече познава методи, с които да се постигнат желаните резултати.
Един подобен метод е известен като “Генчи генбуцу”. Нека го разгледаме.
Генчи генбуцу
“Генчи генбуцу” е управленски принцип, който в превод от японски език означава “Отиди и виж” – практика, създадена през 50-те години на XX век от Таичи Оно, архитект на производствената система на Toyota.
За да могат мениджърите да вземат информирани решения и да разрешават по подходящ начин проблемите в звената, за които отговарят, те първо трябва да познават добре реалната ситуация.
На свой ред, това изисква да отидат до източника и да видят как работи процесът в реална практическа обстановка. Ако не отидат и не видят сами, те никога няма да са сигурни, че наистина разбират която и да е част от някой бизнес проблем.
В буквален превод, “генчи” значи “действително местоположение”, а “генбуцу” – “действителни материали или продукти”. В Toyota често използват като синоним думата “гемба” – “действително място”, като изискват от своите ръководители да отиват в гемба като първа стъпка в процеса по разрешаване на някакъв проблем, разработване на нов продукт или оценка на работата на сътрудник.
Винаги трябва да се започва с това – да се улови действителната ситуация на място, а не да се приема нещо за даденост или да се изгражда становище по приказките на други хора. Мениджърите имат нужда от знания, придобити от първа ръка. Това е неизменна част от кайзен – философията на непрекъснато усъвършенстване, залегнала в основата на производствената система на Toyota.
Има много истории за начина, по който Таичи Оно е учил младите ръководители и инженери да прилагат принципа на генчи генбуцу. Една такава история разказва за т.нар. “Кръг на Оно”.
В една от тези истории, предадена от Джефри Лайкър, автор на книгата “Пътят на Toyota”, японският генерален мениджър на заводите на Toyota за Северна Америка си спомня за обучението си в Toyota като млад.
Таичи Оно се появил още сутринта и поискал от него и колегите му да начертаят кръг на пода в цеха, а после им казал: “Застанете вътре, наблюдавайте процеса и мислете самостоятелно”. После дори не им дал съвет какво точно да наблюдават.
Когато Лайкър пита японския мениджър колко дълго е останал в нарисувания на земята кръг, той отговаря: “Осем часа”. В края на работния ден Таичи Оно дошъл при него и го попитал какво вижда. Младият мениджър му казал колко много проблеми в процеса е успял да забележи. Оно не му дал никаква обратна връзка, а просто му казал “Вървете си вкъщи”. Било станало време за вечеря.
Разбира се, трудно е да си представим подобен тип обучение в българска фирма – да накараш някого да стои осем часа в един кръг и да гледа. Но това е важен урок, свързан с тоталното управление на качеството и непрекъснатото усъвършенстване на всички процеси – урок за силата на задълбоченото наблюдение, която е възможно да се упражни само, ако се отиде в гемба и се приложи принципа генчи генбуцу.
В тази връзка, Таичи Оно отбелязва:
“Данните са, разбира се, важни в производството, но аз поставям най-голямо ударение на фактите.”
Генчи генбуцу влиза в противоречие с някои класически принципи в мениджмънта, съгласно които един ръководител може спокойно да взема решения дистанционно, стига само да разполага с всички необходими данни и информация. Може да се открие аналогия на генчи генбуцу с техниката за управление чрез обхождане на място, която най-вероятно е вдъхновена именно от японския принцип за мениджмънт.
Генчи генбуцу акцентира на идеята, че мениджърските решения следва да се вземат на основа на лично проверени данни. За да взема добри решения, мениджърът трябва да е в гемба. Ако не е в гемба – трябва да отиде в гемба. Ако няма възможност да отиде в гемба, то поне следва да общува с хора, които са в гемба.
Приложение
За да се прилага генчи генбуцу,мениджърът просто трябва да се намира в гемба. Често пъти това е повече от достатъчно, тъй като всяко решение, което се взема в гемба, ще е по-добро от решение, което се взема извън гемба, т.е. дистанционно.
Има обаче пет стъпки за прилагане на принципа генчи генбуцу, които позволяват по-добра структурираност и дисциплина в действията.
Тези стъпки са:
- Отиди в мястото на проблема. Просто отиди и виж ситуацията със собствените си очи. Под “проблем” трябва да се разбира всяко ненормално състояние на работната система. Ако всичко до този момент е било наред, а сега не е – значи има проблем. Или, може би е изглеждало, че всичко е наред, но сега се е появила нова информация – значи има проблем. Отиди и виж.
- Огледай се. Всичко съществува в някакъв контекст, който има своите особености, които пък биха могли да са важни за вземането на решение. Провери средата, в която съществува проблемът. Огледай всички фактори на производството – машините, материалите, хората.
- Вземай решения на място. Това е важно, тъй като вземането на решения извън гемба означава вземане на решения извън реалността, в която съществува проблемъхт, което увеличава риска да се вземе неправилно решение. Това трябва да се избягва.
- Намери причината. Нужно е да се проучи и разследва това, което причинява проблема. Всички проблеми възникват поради някакви причини. Една полезна техника за по-задълбочено разбиране на причините за проблемите е техниката “5 Защо” – откритие на Сакиши Тойода, един от бащите на японската индустрия.
- Направи профилактика. Трябва да помислиш за това как да предодвратяваш подобни проблеми чрез подходящи превантивни мерки. По този начин няма да се налага да се връщаш в гемба отново и отново, за да вземаш решения, което би било тежко бреме.
Показателни са следните думи на Таичи Оно, цитирани във вътрешнофирмения документ “Стилът на Touota”:
“Наблюдавайте производствения цех без предубеждение и с освободено съзнание. За всеки проблем повторете пет пъти “Защо?”.
Принципът генчи генбуцу не предписва конкретно как трябва да се извършва всяка от петте стъпки. Това означава, че всеки мениджър трябва да се ориентира с помощта на своите лични знания, умения и навици.
Главното послание обаче е ясно – отиди и виж какво става в гемба и действай оттам.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.В резюме
Принципът за управление “генчи генбуцу” изисква от мениджърите да отидат до източника и да видят как работи процесът в реална практическа обстановка, за да са сигурни, че наистина разбират проблема и могат да вземат най-доброто решение.
Въпреки, че е възникнал в производствената среда на огромна организация, генчи генбуцу спокойно може да се практикува и във всякакви други организации, например малки или средни, в т.ч. и от сферата на услугите.
Прочети повече: 14 принципа на управление в Toyota.
