GAP анализ

Изключително важно е една организация да има правилните цели пред себе си и да работи систематично, за да ги постига в срок.

Но как организацията може да е сигурна, че стъпките, които предприема във връзка постигане на една или друга своя цел, ще я доведат на правилното място?

Известен е добър и полезен инструмент, наречен “GAP анализ”, който помага в преценката дали организацията не допуска някакви пропуски по пътя към постигане на целта, преди да настъпи крайния срок. Този инструмент е подходящ за всякакви организации – производствени, търговски, както и от сферата на услугите.

Нека го разгледаме.

GAP анализ

Най-напред нека уточним, че думата “gap” на английски език означава “празнина”, “пролука”, “несъответствие”.

На езика на управлението, GAP анализът е сравнение на текущата ситуация и бъдещото желано състояние на една организация, отдел, цел или проект, както и задачите, които трябва да се изпълнят, за да се запълни тази празнина.

Известни са няколко начина за извършване на GAP анализ. По-долу ще разгледаме прост процес от три стъпки, който може да се използва, а именно:

1. Определяне на бъдещото желано състояние;
2. Анализ на текущата ситуация;
3. Действия за запълване на празнината.

1. Определяне на бъдещото състояние

GAP анализът трябва да започне с определяне на бъдещото желано състояние, т.е. целите, които трябва да се постигнат. Определянето на бъдещото състояние се прави от ключовите ръководители на една организация.

Ако си ръководител на организацията си, помисли за следното:

• Каква е мисията на организацията? Какъв е смисълът, поради която тя съществува? Кой е основният й бизнес и кои са нейните клиенти?
• Каква е визията на организацията? Какво иска да постигне тя и в какво се стреми да се превърне в дългосрочен, средносрочен и краткосрочен план?
• Какви са ценностите на организацията? Кои са важните и трайни убеждения или идеали, споделяни от членовете на организацията, за това какво е добро или лошо, желателно или нежелателно, правилно или неправилно? Как иска организацията да се представя пред обществото?
• Каква е целта (целите)? Какво трябва да се постигне?

Яснотата по мисия, визия и ценности е много важна, тъй като тя дава облика на бъдещото желано състояние, което организацията иска да постигне. А колкото по-добре е определена една или друга цел с помощта на Правилото SMART, толкова по-добре, за да се премине към следващата стъпка.

2. Анализ на текущата ситуация

GAP анализът продължава със следващата стъпка – анализ на текущата ситуация. Този анализ има смисъл да се прави само ако има яснота по бъдещото желано състояние, т.е. яснота по целите.

Текущата ситуация се определя от всички служители на организацията. Със своите нагласи и конкретни действия (или бездействие), всички мениджъри и служители оформят облика на своята организация и нейното състояние.

Помисли за следното:

• Какви са силните и слабите страни на организацията? Какво показва твоя SWOT анализ?
• Как се постигат целите? Какво показват данните – статистики, отчети, справки, мнения?
• Какви са възприятията на служителите относно текущата ситуация? Какво смятат те относно ефективността в постигането на целите?

Анализът на текущата ситуация може да използва както количествени, така и качествени измерители. Това зависи най-вече от целите и задачите, които се подлагат на анализ.

Например, ако се прави анализ на дейността на отдел “Продажби”, анализът може да покаже, че има изоставане с 25% от плана за продажби за периода, или това може да е сумата от 50 000лв. (количествени измерители). Но, ако се прави GAP анализ на атмосферата за работа в екипа, тогава анализът на текущата ситуация може да разкрие, че моралът в екипа е нисък (качествен показател).

3. Действия за запълване на празнината

Финалната стъпка в GAP анализа е да се определят действията, които ще помогнат да се запълни празнината между желаното и текущото състояние на нещата. Подобна стъпка има смисъл да се прави само след като са направени първите две.

Един от ключовите моменти тук е да не се фиксираш само върху това колко далеч изоставаш от целта, а да разбереш защо съществува празнина на първо място. Трябва да има някаква причина за възникването на празнина и ако не я установиш, подобна празнина ще възниква отново и отново в бъдеще.

Един модел, който може да ти бъде полезен в това отношение, е Моделът 7S на Маккинзи. Използвай седемте елемента на модела, за да прецениш кой от тях може да е причината за съществуващия проблем.

Друга полезна техника да стигнеш до основната причина на проблема е, като пет пъти попиташ “Защо?”. Прочети повече в статията “Как да разрешаваш проблеми с техниката “5 Защо”.

На база на твоя анализ, изготви списък с действия, които следва да се предприемат, за да се запълни празнината. Аргументирай ги с факти, ако трябва да получиш одобрението на висшестоящ ръководител, преди да се пристъпи към действие.

Когато изготвяш списък с действия за запълване на празнината:

• Съобрази действията с фактите и информацията, открити по време на GAP анализа;
• Отчети разходите на пари, усилия и време, които ще трябва да се направят;
• Определи сроковете, в които ще се извършат действията.

И още нещо – внимавай да не се опитваш да затваряш твърде много празнини едновременно.

Когато празнините са взаимносвързани една с друга, това може да е добър ход. Ако обаче празнините са разнородни, опитите да се запълнят всички едновременно може да доведе до твърде голям стрес за цялата организация. В подобни ситуации вероятно е по-добре празнините да се запълват една по една, а не едновременно.

В резюме

GAP анализът сравнява текущата ситуация с желаното бъдещо състояние, което трябва да се постигне по отношение на определена цел или проект.

GAP анализът е полезен, тъй като откроява пропуските в работата и посочва какво трябва да се направи, за да се преодолеят.

GAP анализ може да се използва периодично в основните етапи от работата по определена цел или проект. Инструментът може да се насочи към всяка област от дейността на организацията, която се нуждае от подобрения.

Прочети повече: Модел за организационна промяна на Бърк и Литвин.