Ефективно делегиране. Защо, кога, какво и как?

Едно от най-важните умения, свързани с ефективността на всеки мениджър, е умението да се делегира.

Ползите от делегирането са големи и за мениджъра, и за служителя. Но да се делегира не е лесно. Не можем да делегираме всичко и на всеки.

Защо мениджърът трябва да делегира? Кога трябва да го прави? На кого трябва да делегира? Как трябва да го прави?

Нека разберем.

Какво е “делегиране”?

Още в началото е добре да уточним какво точно е “делегиране”.

Делегиране е предоставяне на власт от мениджър на подчинен, който трябва да изпълни конкретна задача, която иначе е присъща за работата на мениджъра.

Делегирането е една от ключовите концепции в управлението и неслучайно т.нар. “Делегиращ стил” е сред основните четири стила по правилата на ситуационното управление. Синоними на “делегиране” са упълномощаване, овластяване, предаване, прехвърляне.

Трябва да се подчертае, че когато делегира права на свой служител, мениджърът продължава да е отговорен за крайния резултат от делегираната задача. Делегирането овластява служителя да взема самостоятелни решения и той действа от свое име, но за сметка на мениджъра, който го е упълномощил.

С други думи, при делегирането има промяна на нивата, на които се вземат решения – от по-високо организационно ниво (мениджър) на по-ниско (подчинен).

Защо е важно да се делегира?

Много мениджъри не разбират защо е необходимо да се делегира. Ето двете най-важни причини.

1. Мениджърът не може да върши всичко сам

Практиката показва, че мениджърът не може да свърши всичко сам, за да постигне целите на структурната единица, която управлява – организация, отдел, екип или др. Мениджърът е отговорен за всички задължения на структурната единица, но личното изпълнение на всички задачи е непосилно и невъзможно от негова страна.

Независимо от равнището, на което се намира, всеки мениджър трябва да изпълнява едни и същи общи функции по планиране, организиране, координиране, мотивиране и контролиране. Тези функции са присъщи на всеки мениджър, но са различни по своя обем в зависимост от равнището, на което е самият мениджър.

Така например, на по-долните равнища на управление на една организация намалява обемът на функциите планиране, координиране и контрол, а се увеличава обема на функциите организиране и мотивиране.

Работата на мениджъра е да концентрира усилията върху присъщите му общи функции и да делегира (възлага) задачите, които не са му присъщи с необходимите за изпълнението им пълномощия на служителите си. Служителите, на които се делегира следва да имат специлизираните познания и умения в своята експертна област, за да се справят с възложените им задачи.

2. Делегирането повишава проактивността и отговорността на служителите

Делегирането повишава проактивността и отговорността на служителите при изпълнение на възложените им задачи. В същото време, предоставянето на повече отговорност на служителите е придружено с намаляване на контрола върху начина, по който ще се постигне желания от мениджъра резултат.

Това служителите възприемат като доверие от страна на мениджъра.

Ако делегирането се осъществява по правилата, то мениджърът не губи контрол върху задачите и резултатите от тях. Това, върху което губи контрол е начина, по който се постига резултатът.

Или, налице е един тънък момент по отношение на делегирането! Контролът върху резултатите от възложената задача не се възприема от служителите като недоверие от страна мениджъра. Системният контрол върху начина на изпълнението на задачата обаче се тълкува от служителите като липса на доверие и е известен като нежеланото състояние на микромениджмънт.

Доверието освобождава време на мениджъра да се занимава с други неща. Освен това, доверието вдъхва чувство за отговорност в служителите и им дава възможност да изявят своята проактивност, да проявят инициатива и да се развиват.

Защо много мениджъри не делегират?

За да се усвоят тайните на ефективното делегиране е важно да се разбере защо много ръководители не делегират.

Основната причина е, че за да се делегира ефективно, са нужни определени усилия. Често е по-лесно или по-бързо да свършиш нещо сам (защото си разбираш от работата и знаеш как), вместо да се занимаваш да го делегираш на някого, който може и да не се справи добре със задачата.

В дългосрочен план обаче това не е правилна политика. Все повече и повече задачи могат да връхлитат един мениджър до момент, в който той просто няма да има капацитета да ги завършва успешно. В крайна сметка, мениджърът рано или късно ще трябва да започне да делегира. По-добре да е рано.

Кога да се делегира?

Както стана ясно, делегирането е полезно мениджърско умение, но не бива да се делегира с повод и без повод. Ръководителят следва да разпознава добре ситуациите, в които следва да делегира, както и ситуациите, в които трябва да се въздържа от делегиране.

Ето няколко важни въпроса, които трябва да се зададат, за да се прецени дали да се делегира някаква задача:

• Има ли служител, който има нужната информация или компетентност да свърши задачата?
• Задачата дава ли възможност за изграждане и развитие на уменията на някой служител?
• Задачата ще се повтаря ли под една или друга форма в бъдеще?
• Има ли достатъчно време, за да се делегира задачата?
• Това задача, която може да се делегира ли е, или не?

Ако отговорите на повечето въпроси са „Да“, тогава задачата трябва да се делегира.

Какви задачи трябва да се делегират?

Основните видове задачи, които по правило могат да се делегират, са:

• рутинни задачи;
• задачи, които служители могат да свършат по-добре;
• задачи, които могат да донесат на служители по-голямо удовлетворение;
• задачи, които развиват компетентността на служители;
• времеемки задачи;
• задачи, които не са пряка отговорност на мениджъра.

Всички подобни задачи могат да се делегират на един или друг служител.

Какви задачи не трябва да се делегират?

Съществува набор от задачи и отговорности, които по правило не бива да се делегират. Мениджърът следва да ги върши сам, без да упълномощава за това свои служители.

Задачи, които не бива да се делегират, са:

• стратегическо планиране, определяне на мисия, визия, ценности и дългосрочни цели;
• ключови мениджърски функции – планиране, организиране, ръководство, контрол;
• наемане на нови служители;
• въвеждане на нови служители в работата;
• оценка на работата на служители;
• даване на обратна връзка на служители;
• мотивация на служители, отдаване на признание, засвидетелстване на уважение;
• наказания;
• управление на промяната;
• справяне с конфликти и управление на кризи;
• конфиденциални въпроси;
• реорганизации в екипа, отдела или фирмата;
• професионално или личностно развитие както на мениджъра, така и на неговите служители.

Всички тези задачи по правило са запазена територия на мениджъра и той не бива да ги делегира.

На кого да се делегира?

За да се прецени на кого точно да се делегира една задача, е нужно да се вземат предвид следните фактори:

• Компетентност на служителя. Подходящи ли са неговите знания, умения и опит, за да се изпълни ефективно задачата?
• Индивидуален стил на служителя. Умее ли служителят да работи автономно? Проактивен ли е? Какви са неговите основни потребности на работното място и те в унисон ли са със задачата, която му се делегира?
• Текуща натовареност на служителя. Разполага ли той с достатъчно време, за да изпълни ефективно делегираната му задача?

Как да се делегира?

За ефективно делегиране може да се следва следния план от стъпки:

• Опиши ясно желаните резултати. Служителят трябва да знае как трябва да изглежда една добре свършена задача.
• Опиши ясно правилата и ограниченията. Служителят следва да е запознат предварително с какви правомощия ще разполага, с кого ще си сътрудничи за изпълнение на задачата, от кого ще получава помощ в случай на нужда и т.н.
• Включи служителя в процеса на делегиране. Включването на служителя във вземането на решения относно задачата ще обезпечи неговата по-висока съпричастност.
• Делегирай на най-ниското възможно ниво. Хората, които на оперативно ниво са най-близо до делегираната задача, най-вероятно ще се справят най-добре с нея.
• Подкрепяй със съвети, информация. Служителят със сигурност ще има нужда, особено, ако трябва да работи по подобна задача за първи път.
• Фокусирай се върху резултатите, а не върху начините, по които ще се постигнат те. Това е основен принцип в делегирането, който следва да се спазва стриктно, в противен случай ще се получава микроменажиране.
• Избягвай да вършиш работата вместо служителя. Отново, това води до микроменажиране.
• Контролирай сроковете, етапите, графиците. При делегирането мениджърът запазва крайната отговорност за изпълнение на задачата върху себе си. Поради това, контролът е задължителен. Мениджърът следва да балансира внимателно своята контролна функция, за да е сигурен, че задачата се изпълнява в реда на нещата, като в същото време не микроменажира.

В резюме

За да делегира ефективно, от мениджъра се иска да познава отлично възможностите на служителите си, да им има доверие и да комуникира ефективно с тях.

Делегирането изисква определени усилия, но ако се извършва правилно, това носи ползи за всички. Мениджърът печели време, което да отделя на по-важните си задачи. Служителите обогатяват работата си, повишават мотивацията си и разгръщат потенциала си.

Прочети повече: 4 неща, които всяка фирма може да направи, когато мотивацията спада.

Снимка: NEC Corporation of America