В теорията и практиката за управление е известно, че организационната структура на фирмата е важно средство в ръцете на мениджърите, за да имат успех и да постигат организационните цели.
Същевременно и теорията, и практиката на управление доказват, че организационната структура на управление може и да нанесе опасни вреди на дейността, да попречи на изпълнението на целите, дори да доведе до провал цялата организация.
Затова и пред мениджмънта на всяка фирма стои вечно актуалният въпрос каква организационна структура на организацията да се използва. Този въпрос може да бъде решен, но е нужно да се стъпи на здрава основа. А под “здрава основа” имам предвид да се изясни смисъла, който влагаме в понятието “организационна структура”.
Дългогодишната ми работа в тази сфера ме кара да мисля, че е правилно да мислим за два типа организационни структури, съответно да използваме две понятия. Това са понятията:
- Организационна структура НА управление на организацията
- Организационна структура ЗА управление на организацията
Във висшите учебни заведения, в които се изучава мениджмънт, разбиранията за организационните структури се поднасят недостатъчно точно. По-конкретно, не се прави разграничаване на двете понятия от по-горе, не се изясняват разликите между тях и ползите, които студентите трябва да имат предвид, за да могат да прилагат в бъдеще в работата си една или друга организационна структура.
Типичен пример в това отношението са учебниците за висшите училища у нас по дисциплини като “Теория на управлението”, “Основи на управлението” и др. Би следвало тези две важни понятия – „организационна структура НА управление” и „организационна структура ЗА управление” да имат своите определения и разяснения. Само че в учебниците най-често се правят опити за разкриване на същността и параметрите на тези понятия по неправилния начин, а именно като се използва системна терминология, без да се използва системен подход.
Какъв е резултатът?
Резултатът е, че са налице не само спорни, но и погрешни определения и разяснения само на едно единствено понятие – това е понятието „организационна структура на управление”. Най-често то се представя като структура на организационната система за управление на една фирма. Намирам това за грешка и ще обясня защо.
1. Не се взема предвид неделимата връзка на структура и система
От теорията на системите става ясно, че за структура се говори само тогава, когато в дадено явление могат да се различат ясно определени елементи и връзки между тях, които формират едно цяло. Така че структурата съществува в рамките само на конкретна система и извън нея няма смисъл.
Нека сега да пренесем това виждане към организацията – към една фирма например. Всяка фирма притежава управление. Следователно, можем да я разглеждаме в две насоки: като организационна система НА управление и като организационна система ЗА управление.
- Организационната система на управление е съвкупността от организационни единици, на които е декомпозирана организацията (фирмата), органите и звената на тяхното управление (елементите на тази система) и взаимните връзки помежду им. Взети заедно, те формират едно цяло. Важно е да знаем за него, т.е. за да използваме потенциала, който съдържа от гледна точка на управление на организацията.
- Организационната система за управление представлява съвкупността от органи и звена за управление на организацията (елементите на тази система), които с връзките помежду им, формира друго цяло. Важно е да знаем, че го има, за да използваме неговите лостове, така както използваме лостовете на първата организационна система – организационната система на управление.
Двете системи са две качествено различни системи. Всяка една от тях има своята структура. Но и двете системи са йерархични.
Ще дам условен пример, да речем за производствена фирма, която е декомпозирана на следните организационни единици:
1– Фирма; 2 – Поделения-предприятия; 3 – Цехове; 4 – Бригади; 5 – Работници.
Всяка организационна единица от 1 до 4 има своите управляваща и управлявана организационни подсистеми, а всяка управлявана организационна подсистема от 2 до 4 също се състои от управляваща и от управлявана организационни подсистеми.
Управляващата организационна подсистема от равнище 1 е такава по отношение на равнище 2 – предприятията, но всяко предприятие включва в себе си всички равнища до 5. Всяко предприятие от равнище 2 има своя управляваща организационна подсистема от органи и звена за управление по отношение на 3, но 3 включва всичко до 5 и т.н.
Какво се вижда от примера?
Виждаме, че организационната система ЗА управление е йерархия от няколко управляващи организационни подсистеми на организационните единици, получени от декомпозирането (разчленяването) на фирмата.
Същевременно, организационната система НА управление е йерархия от управлявани организационни подсистеми на организационните единици, а всяка една от тях има своята управляваща и управлявана организационни подсистеми.
Това, което става в работата на повечето фирмие, че различията между двете организационни системи са размити и поради това настъпват управленски недоразумения от типа на:
- Не е ясно кой възлага цели и задачи;
- Липсва делегиране;
- Няма я истинската координация в работата;
- Не се знае кой на кого е подчинен и как и за какво да се отчита изпълнението на целите и задачите;
С една дума, има сериозен риск фирмата работи на бавни обороти, в погрешна посока, което се отразява на качеството на вътрешните бизнес процеси и естествено на процеса на цялостно изпълнение на фирмените цели.
2. Не се взема под внимание, че „структурата не функционира”
Нека да поставим нещата в ред. Това, което може или не може да функционира, е организационната система на управление, а не нейната структура. Организационната система на управление е управляема система. А както е известно, целта на всяко управление е да се постигне някакво целенасочено поведение. Поведението на организационната система на управление е една от най-съществените нейни характеристики, но то зависи в голяма степен и от нейната структура.
По-конкретно въздействието върху тази система се акумулира по различен начин в зависимост от три характеристики:
- Качеството и количеството на елементите на организационната система на управление на фирмата
- Качеството и количеството на връзките между елементите на организационната система на управление
- Подредеността на връзките между елементите в организационната система на управление на фирмата
Нека добавя, че организационната система на управление може да променя своето поведение, съответно да променя и резултатите си, като променя и трите характеристики, взети заедно. Както и като променя поотделно своите три характеристики, или в някаква произволна комбинация между тях.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.Как да се разглеждат и разбират двете понятия за организационна структура?
Както вече казах, от това зависи дали организацията ще има успех. Моето мнение е следното.
- Организационната структура НА управление– това е характеристика на строежа и вътрешната форма на организация на организационната система на управление. Именно затова организационната структура на управление предопределя колко, какви, доколко добре (или лошо) работещи са елементите, връзките между тях и подредеността на връзките на организационната система на управление. Организационната структура на управление не е тъждествено на организационната система на управление. Думите „структура” и „система” са различни думи, различни понятия!
- Организационната структура ЗА управление – това е качествената и количествена определеност във времето и пространството на съвкупността от елементи, съвкупността от вътрешни връзки между тях и на подредеността на връзките между елементите на организационната система за управление. Отново да припомня, че думите „структура” и „система” са различни думи, различни понятия!
В резюме
Приведох два аргумента защо трябва да отличаваме ясно двете организационни структури във фирмата, ако искаме тя да успее в изпълнението на своите цели.
Убеден съм, че ако изучаваме правилно понятията в управлението, ще имаме по-успешна управленска практика. Ролята на преподавателите по мениджмънт в това отношение е много отговорна.
Прочети повече: Принципи за изграждане на организационна структура на управление.
