Работят ли служителите според очакванията? Фокусирани ли са върху правилните методи за работа? Използват ли времето си ефективно?
Това са все въпроси, които би следвало да интересуват живо всеки добър ръководител.
Под името “DILO анализ” е известен метод за разкриване на по-пълна и обективна картина относно работата на служителите. Нека го разгледаме.
DILO анализ
“DILO” е съкращение от “Day In the Life Of”, т.е. “Един ден от живота на”. За първи път терминът се появява в статията “Spending a Day in the Life of Your Customers” на Франсис Гуярт и Фредерик Стърдивант през 1994 г.
DILO анализът е наблюдение върху ежедневната работа на даден индивид по време на негов стандартен работен ден. Наблюдателят прави писмени записи на всяка дейност, извършвана от индивида, в т.ч. и записва цитати и коментари, които индивидът прави по време на работата си.
Целта на DILO анализа е да даде представа за работните операции, които добавят стойност в ежедневната работа на индивида, както и да откроят дейностите, които не добавят стойност, за да могат те да бъдат елиминирани с цел повишаване на ефективността на работа.
DILO анализът се извършва от мениджърите, а благодарение на него служителите и екипите придобиват по-добра представа за собствения си стил и методи на работа, както и за дейностите, които отнемат много време, но не допринасят за постигане на висока продуктивност.
Резултатите от DILO анализа могат да са изненадващи и за мениджъри, и за служители.
Например, ръководителите могат да мислят, че служителите им работят по определен начин, но прекарвайки един работен ден заедно с тях да установят, че те вършат съвсем различни неща.
На свой ред, служителите могат да си мислят, че работят по правилен начин, но запознавайки се с резултатите от DILO анализа да осъзнаят, че допускат грешки, че някои от действията им са нископроизводителни и че не водят до добавяне на стойност.
С други думи, истинската сила на DILO анализа е, че той дава началото на диалог между ръководители и служители за това как трябва да се работи – какво следва да се прави, кой да го прави и как да го прави.
DILO анализът включва шест стъпки:
- Определяне на обхвата;
- Съобщаване на целите;
- Идентифициране на ключовите дейности;
- Идентифициране на задачите;
- Анализ на задачите;
- Създаване на план за подобрения.
Стъпките за DILO анализ са представени на диаграмата по-долу:
Нека видим малко по-подробно как да се извършва DILO анализ.
1. Определяне на обхвата
Първата стъпка в DILO анализа е да се определи обхвата на това, което ще се наблюдава.
Ръководителят, който ще извършва DILO анализ следва да реши върху какво ще се фокусира – кой отдел или служител ще наблюдава и какви процеси извършва съответният отдел/служител.
Освен това, трябва да се определи и времевата рамка на DILO анализа. Един работен ден е възможен вариант, но може да се използва и цяла работна седмица или друго. Колкото по-дълга е времевата рамка за DILO анализ, толкова по-точна картина ще се получи.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.2. Съобщаване на целите
Втората стъпка в DILO анализа е да се съобщят целите му.
Ръководителят, който ще извършва DILO анализ трябва да обясни на служителя или отдела каква е целта на анализа и как планира да използва събраната информация.
Това дава яснота на служителите, разсейва техните подозрения и ги стимулира да съдействат възможно по-конструктивно и открито в процеса на анализ на работните операции, което се отразява благоприятно на качеството на събраната информация.
Ако тази стъпка липсва, хората могат умишлено да променят начина си на работа, защото ще смятат, че са наблюдавани, за да бъдат критикувани или съдени.
3. Идентифициране на ключовите дейности
Третата стъпка в DILO анализа е да се идентифицират ключовите дейности, които извършва служителят или отделът, който ще бъде наблюдаван.
Това значи предварително да се определят категориите с работни дейности и задачи, извършвани от служителите, което поставя основата, на която по-късно DILO анализът ще направи своите заключения.
Например, дейностите може да се категоризират като рутинни работни задачи, работни срещи, работа с документи, време за пътуване и изчакване, провеждане на интервюта и т.н.
4. Идентифициране на задачите
Четвъртата стъпка в DILO анализа е да се констатират реалните дейности и задачи, които се извършват на работното място.
В тази стъпка се извършва същинският анализ на работните операции. Ръководителят попълва работен лист, в който описва всяка задача, която извършват наблюдавания от него служител, като я категоризира съгласно Стъпка 3.
Добра практика е към всяка задача да се добави и информация за нейната продължителност. В работния лист трябва да има място и за по-детайлни бележки, цитати, коментари и всякакви други наблюдения, които добавят щрихи с полезна информация за изграждане на обективна и цялостна картина.
Всяка задача, наблюдавана по време на DILO анализа, може да се оценява на момента в работния лист с рейтинг спрямо нейната ефективност, както и да се етикира с VA (value-added) или NVA (non-value-added) в зависимост от това дали добавя стойност или не добавя стойност.
5. Анализ на задачите
Петата стъпка в DILO анализа е да се анализират данните, събрани в работния лист.
Работните листи на всички наблюдавани служители в периода на DILO анализа следва да се съберат и обработят. Специално внимание трябва да се отдели на дейностите, които не добавят стойност. Някои от тях, въпреки всичко, биха могли да се окажат необходими и тогава те следва да се етикират като NVAU (non-value-added unavoidable), докато други, като например прекомерното прекарване на време в четене на новини в интернет, биха могли да се етикират като NVAA (non-value-added avoidable) и да се елиминират от работния процес.
От обобщените данни могат да се набележат възможности за подобрения, като например нужда от повече ресурси или допълнителен персонал в определени часове на деня, както и да се откроят проблеми за разрешаване, като например лошо управление на времето и прекъсване на работата с неспешни задачи в натоварени часове от работния ден.
6. Създаване на план за подобрения
Шестата стъпка в DILO анализа е да се създаде план за подобрения в работата, който да бъде споделен с хората.
Основната цел на DILO анализа е да подобри ефективността на работната среда. Препоръчително е ръководителят да сподели информацията, която е събрал с членовете на екипа, когато анализът приключи, и да поиска тяхната обратна връзка. Служителите нерядко са в състояние да предложат добри решения и нови начини на оптимизация на работа и повишаване на производителността.
Съвместното създаване и обсъждане на план за подобрение е както мотивиращо, така и стимулиращо за хората. Така те по-лесно биха могли да осъзнаят своите вкоренени погрешни модели на поведение, а новите идеи за осъществяване на промяна биха получили по-широка подкрепа.
В резюме
DILO анализът е наблюдение върху ежедневната работа на даден индивид по време на негов стандартен работен ден, което има за цел да определи работните операции, които добавят стойност, както и да открои дейностите, които не добавят стойност в работата.
DILO анализът включва шест стъпки:
- Определяне на обхвата;
- Съобщаване на целите;
- Идентифициране на ключовите дейности;
- Идентифициране на задачите;
- Анализ на задачите;
- Създаване на план за подобрения.
Прочети повече: VRIO анализ.
