Школа на административното управление. Идеи и приноси

Школата на административното управление е класически подход в мениджмънта, който се занимава със систематизация на общия процес на управление с цел подобряване на ефективността в работата и бизнеса.

Административното управление разчита на професионално изпълнение на функциите на ръководителя, както и на прилагане на ясни принципи за извършване на административната дейност в организацията.

Кои са хората с най-голям принос за развитието на школата на административното управление? Какви са най-важните им открития? И какво е значението на идеите им в наши дни?

Какво е “административно управление”?

Административното управление е теория в мениджмънта, която анализира и синтезира ролята на мениджмънта чрез принципи и правила за администриране на дейността в организацията.

Административното управление се заражда в самото начало на XX век почти паралелно с появата на доктрината на научното управление на Фредерик Тейлър. И двете школи се утвърждават в период на интензивно икономическо развитие, станало възможно благодарение на т.нар. “Втора индустриална революция”.

За разлика от почитателите на тейлъризма, които се занимават с проблеми, характерни за производствената площадка, представителите на школата на административното управление се фокусират върху проблемите на мениджмънта, в частност на висшия мениджмънт на една организация.

Нека видим кои са хората с най-голям принос в развитието на школата на административното управление.

Анри Файол

Създател на школата на административното управление е Анри Файол (1841-1925) – френски инженер и мениджър от практиката. Неслучайно административното управление е известно и като “Файолизъм”.

След като в продължение на близо 30 години управлява група компании от сферата на минното дело и металургията, през 1916 г. Файол публикува своя най-важен труд – книгата книгата “Administration Industrielle et Générale” (“Индустриална и обща администрация”). Книгата го превръща в безспорен авторитет във Франция, но поради липсата на превод, тя остава непозната в англоезичните страни. Едва през 30-те години на XX век книгата му е преведена на английски език и незабавно се превръща в задължителен стандарт за изучаване от ръководителите на предприятия в САЩ и Великобритания.

Една от най-големите заслуги на Файол е доктрината му за функциите на ръководителя. Тя предизвиква широк отзвук сред промишлените кръгове. Според него, една организация следва да бъде разчленена на отдели, които да изпълняват различни функции. Счита, че дейностите, които имат място в едно предприятие, са: технически, търговски, финансови, охранителни, счетоводни и административни дейности.

Файол се интересува най-вече от административните дейности и счита, че те са главна част от управлението на всяко предприятие. Той първи очертава т.нар. “мениджърски функции”, т.е. какво точно трябва да върши един добър администратор (мениджър) на предприятие.

Петте мениджърски функции според Анри Файол са:

1. Планиране – изучаване на бъдещето и съставяне на програма с действия;
2. Организиране – привеждане в действие на хората, на персонала;
3. Разпореждане – изграждане на материалния и социален механизъм на предприятието;
4. Координиране – свързване и обединяване на усилията и действията на хората;
5. Контролиране – наблюдаване, така че всичко да протича съобразно установените правила и разпореждания.

Файол е на мнение, че петте функции на мениджмънта са неделими и следва да се разглеждат като едно цяло, а не като отделни и независими едно от друго. Те са универсални и приложими както за частни фирми, така и за държавни служби.

В основата на административната доктрина на Анри Файол са положени 14 принципа за управление, от които зависи “здравото функциониране на социалния организъм” (по думите на самия Файол).

14-те принципа на Файол са:

1. Ясно разделение на труда, което да доведе до ясна специализация на функциите и разделението на властта в предприятието;
2. Власт на ръководителя, който трябва да има правото да дава разпореждания и да изисква тяхното изпълнение;
3. Дисциплина от всеки, т.е. подчинение, усърдие, активност и изразяване на уважение към ръководителя от страна на неговите сътрудници;
4. Единство на разпореждането, т.е. никой не бива да получава разпореждане от повече от един началник;
5. Единство на ръководството, т.е. хората, които работят за постигане на някаква цел трябва да спазват един план за действията, които предстоят да бъдат осъществени;
6. Подчинение на личния интерес на общия, в смисъл, че интересът на индивида или на групата не може да бъде по-важен и за сметка на интереса на предприятието;
7. Възнаграждение, т.е. трудът на персонала трябва да е справедливо заплатен и да удовлетворява както работника, така и работодателя;
8. Централизация, т.е. централизацията и децентрализацията на властта трябва да са в съотношение, което е най-благоприятно за преприятието;
9. Йерархия – ясен път, по който преминават съобщенията от “горе-надолу” и “отдолу-нагоре”;
10. Ред – предварително определяне на мястото, което всеки и всичко имат в предприятието;
11. Справедливост, в смисъл съчетаване на доброжелателност с правосъдие, което позволява да се постигне една умерена степен на строгост в разпорежданията, без това да изключва предаността на работниците и добрата им воля в работата;
12. Стабилност на състава на персонала, така че служителите да бъдат задържани на една и съща длъжност за по-продължително време;
13. Инициатива на работниците, която трябва да се поощрява, защото така се превръща във важен стимул на поведението;
14. Единство на персонала, т.е. сред работещите трябва да има хармония и общ дух, които следва да се създават и развиват.

Научи повече в статията “14 принципа за управление на Файол”.

Концепциите на Анри Файол стават основа, върху която се развиват и формулират принципите на формалните структури и цялостното управление на организациите.

Някъде по същото време, но независимо от Файол, собствена конпцепция за мениджмънт на организациите разработва Макс Вебер.

Макс Вебер

Макс Вебер (1864-1920) е германски юрист, икономист и социолог.

Като социолог, Макс Вебер се интересува от темата за властта на ръководителя и търси отговор на един от най-старите въпроси на политическата теория, а именно: “Защо хората приемат властта на своя ръководител?”

Макс Вебер формулира три вида власт на ръководителя, възможни в чист вид:

1. Законна власт – в основата й лежи вярата в законността на правилата, а така също и вярата в правото на този, който е на власт и в неговата система да се разпорежда.
2. Традиционна власт – в основата й лежи вярата в традицията и законността на статуса на властимащите.
3. Харизматична власт – в основата й лежи уважителното отношение към необичайна автентичност, образцови качества или героизъм на определена личност, а така също и вяра към решенията и разпорежданията на тази личност.

Научи повече за трите вида власт и за взаимовръзките между тях в статията “Трите вида власт на Вебер”.

Макс Вебер е първият експерт, който използва и обяснява термина “бюрокрация”. Той формулира шест характеристики на бюрокрацията като система за управление на организация:

1. Специализация и разделение на труда;
2. Йерархична структура за управление;
3. Внимателен подбор на персонал;
4. Управление чрез правила;
5. Безлична среда;
6. Кариерно развитие според постиженията.

Колкото повече от тези шест характеристики присъстват в една организация, толкова повече тя ще разполага с ефективно управление, според Вебер.

Хари Хопф

Хари Хопф (1882-1949) е британски консултант по мениджмънт, който емигрира като много млад в САЩ и развива кариерата си там.

Хопф е привърженик на идеите на научното управление на Тейлър, но е привлечен и от идеите на административното управление на Файол. Стреми се да открие път за рационализация и съчетаване на най-доброто от двете системи.

От дългогодишната си практика, Хари Хопф е дълбоко убеден, че управлението трябва да бъде професия, т.е. мениджмънтът на организациите следва да е в ръцете на професионални ръководители.

В помощ на мениджърите, Хопф формулира 10 правила, които стават известни като “Кодекс на управлението”:

1. Установете ясна цел на предприятието.
2. Определете общите принципи на дейността.
3. Определете задачите на началниците.
4. Назначете отговорни за изпълнението хора, които са способни успешно да изпълняват задачите.
5. Дайте на групата изпълнители критериите за изпълнение на работата, които позволяват точно да се измери нейното количество и качество.
6. Изучете резултатите от работата и определете тенденциите в нейното изпълнение.
7. Съгласувайте заменяемостта на членовете на изпълнителската група с необходимостта от съхраняване на качеството на работа.
8. Обръщайте особено внимание на връзката между възрастта на сътрудниците и тяхната производителност.
9. Анализирайте всички динамични елементи с цел да се определят случаите на действието на закона за снижаване на приноса на всеки елемент, заменяйки, където това е възможно, с интуицията на измерване.
10. Определете оптималния размер на организацията на равнище, на което може да се достигнат най-благоприятни резултати от работата в пределите на зададените обекти и линии на поведение, без да се допуска претоварване в нито една точка на организацията.

В периода между Първата и Втората световна война значителен принос към науката за управление, в частност и към школата на административното управление, прави Линдъл Ъруик.

Линдъл Ъруик

Линдъл Ъруик (1891-1983) е британски експерт по мениджмънт и виден систематизатор на идеите на административното управление.

Линдъл Ъруик съчетава задълбочена теоретична подготовка с практическа работа в бизнеса. През 1945 г. пише най-известната си книга – трилогията “Making of Scientific Management”, която се превръща за онези години в първия труд, в който на ясен и прост език се разяснява развитието и приложението на управленската наука.

Ъруик е голям застъпник за рационализация в управлението. По този повод той отбелязва:

“Рационализацията е съвкупност от организационни и технически методи, с чиято помощ се свежда до минимум разхода на ресурси. Към рационализацията се отнасят научната организация на труда, стандартизацията на материалите и изделията, опростяването на производствените процеси и оптимизация на системите за маркетинг и доставки.”

Подобни думи ясно сочат, че Ъруик е застъпник на научния мениджмънт и идеите на Фредерик Тейлър. В същото време, на основа на консултантската си практика, той оценява идеите на Анри Файол и ги надгражда, като формулира 10 принципа на организацията, които се превръщат в класически за школата на административното управление.

Според Ъруик, всяка организация, без значение предмета й на дейност, следва да се основава на следните принципи:

1. Принцип на целта.
2. Принцип на специализацията.
3. Принцип на координацията.
4. Принцип на властта.
5. Принцип на отговорността.
6. Принцип на яснотата.
7. Принцип на съответствието.
8. Принцип на обхвата на контрол.
9. Принцип на баланса.
10. Принцип на непрекъснатостта.

Един от десетте принципа е свързан с концепцията за т.нар. “обхват на контрол”. Ъруик е известен с изследванията си в тази област и търси отговор на въпроса за оптималния брой на подчинени, които един ръководител може да има. Открива, че един ръководител не е в състояние да контролира ефективно повече от 5-6 преки подчинени, с чиято работа има пресечни точки. Според него, по-тесен обхват на контрол – по-добре.

Линдъл Ъруик е съвременник и колега на друг важен теоретик на школата на административното управление – Лутър Гълик.

Лутър Гълик

Лутър Гълик (1892-1993) е американски експерт по мениджмънт и влиятелен теоретик на школата на административното управление.

Като се опира на петте функции на мениджмънта на Анри Файол, Лутър Гълик доразвива съдържанието на тези функции и ги представя по следния начин в своя модел POSDCORB:

1. Планиране. Това е подготовката на задачите, които предстоят да бъдат изпълени, както и посочване кое е решението, за да може организацията да постигне своите цели.
2. Организиране. Това е създаване на формална структура на подчинение, на основата на която се изграждат разделението на работите между производствените подразделения, определя се и се коригира дейността им и всичко това е насочено към постигането на вече определената цел.
3. Комплектоване на щата. Това е работа с личния състав – подбор и подготовка на служителите, създаване на необходимите условия за трудова дейност.
4. Ръководство. Отнася се до вземането на решения и оформянето им във вид на заповеди, инструкции, разпореждания.
5. Координиране. Отнася се до осигуряването на съгласувани действия на всички подразделения в организацията, благодарение на които образуват едно единно цяло от действия.
6. Отчетност. Това е осигуряване на информация за висшестоящите инстанции чрез отчети, доклади, проверки.
7. Бюджетиране. Отнася се до съставянето на финансовите планове и осъществяването на финансов контрол.

Лутър Гълък е първият представител на школата на административното управление, който дава отговор на важния въпрос “Какви критерии трябва да се използват при разпределение на функциите между подразделенията на организацията?”

Гълик счита, че съществуват четири форми на специализация на организационните подразделения. По тях извежда и четири критерия за разчленяване на административната дейност на подразделенията.

• Цели на административната дейност – критерий за специализация, според който вътре в организацията могат да се разпределят задачи, групирани по видове дейности и именно те са, които способстват за постигането на целта (или решението на някаква задача).
• Процеси – критерий за специализация, с който в едно административно подразделение могат да бъдат събрани всички видове дейности, които имат еднотипни процеси или използват еднаква техника.
• Пазар – каква категория потребители се обслужва.
• Местоположение – всички въпроси, свързани с конкретен географски район могат да се решават само в едно структурно подразделение.

Когато пълномощията на подразделенията се пресичат или пък когато се припокриват, работата на мениджъра значително се усложнява. Поради това основната управленска функция на ръководителя е да намалява противоречията, за да осигури спокойна работа. Това според Гълик може да стане с помощта на развитието на желанието и готовността за съвместна работа от страна на подразделения и хора, за да бъде постигната общата цел.

Критериите на Гълик за специализацията на подразделенията в организацията лежат в основата на съвременните принципи за департаментализация на организацията.

Приложение

Идеите на школата на научното управление на Анри Файол са създадени като отговор на идеите на школата на научното управление и тейлъризма. Докато Тейлър не знае нищо за Файол, Файол изучава Тейлър и го цитира в своите трудове, като го признава за визионер и пионер в областта на мениджмънт на организации.

Същевременно, докато фокусът на Тейлър е към задачата, фокусът на Файол е към самото управление. Научното управление търси начини за увеличаване на производителността и ефикасността, докато административното управление поставя акцент на лидерството, координацията, комуникацията и хармонията между различните отдели на организацията.

Друга отличителна разлика между двете школи е в тяхното отношение към работниците. Анри Файол демонстрира по-високо уважение към тях и не споделя възгледите на Тейлър, че те ще се мотивират по-силно от от повечето пари, които биха получили.

Но главната разлика между двете класически школи за управление се изразява в това, че тейлъризмът гледа на процесите на управление отдолу-нагоре, докато файолизмът гледа на тях отгоре-надолу. Самият Файол обръща внимание на това в книгата си:

“Подходът на Тейлър се различава от този, който очертахме по това, че той разглежда фирмата отдолу-нагоре. Той започва с най-елементарните единици на дейност – действията на работниците – след това изучава ефектите от техните действия върху производителността, измисля нови методи, за да ги направи по-ефективни и прилага наученото на по-ниските нива в йерархията.”

Много от практиките на школата на административното управление са все още живи в съвременния организационен живот. Принципите на файолизма могат да бъдат открити в съвременните компании като приети практики в някои индустрии, като преработени версии на оригиналните принципи или като останки от историята на организацията, към които се добавят алтернативни управленски практики и философии.

В резюме

Школата на административното управление, създадена на основа на идеите на Анри Файол и неговите последователи, разработва научно:

1. Систематизиран подход на общия процес на управление на цялата организация.
2. Функциите на управление.
3. Принципите за управление на организацията.

Административното управление получава заслужено признание в голям брой държави по света, тъй като представя универсален процес за мениджмънт, който се състои от взаимосвързани функции и ключови принципи. Много идеи от школата на административното управление са приложими и в новите условия на съвременния свят.

Прочети повече: Кратка история на мениджмънта.