5 основни вида екипи

Когато една организация преценява дали да заложи на работата в екип, едно от важните решения, които трябва да вземе е какви точно видове екипи ще създава и развива. Видовете екипи са важни, доколкото от избора на екип зависи и целите, които ще преследва той, както и средствата, с които ще се постигат тези цели.

Една от най-практичните класификации на видовете екипи е според тяхното предназначение, т.е. за какво са създадени и каква е тяхната основна функция.

На основа на това са възможни пет основни вида екип:

1. Работен екип
2. Проектен екип
3. Паралелен екип
4. Мениджърски екип
5. Неформален екип

Всеки вид екип се създава със специално предназначение, затова и има своите собствени отличителни белези, преимущества, както и приноси за компанията.

1. Работен екип

Работен екип е екип, който е създаден с предназначението да произвежда продължително време някакъв продукт, чиято стойност сериозно подпомага компанията да се справя с непрекъснато възникващи проблеми в организационната ефективност, конкуренцията, пазарите и потребителите.

Уникалните характеристики на работния екип са:

• Има статут на организационна единица. Не го наричат “отдел”, а “екип”. Позицията му в организационната структура е ясно дефинирана, ясни са неговите граници (кой участва в екипа, как ще работи екипът), ясно дефинирана е и неговата цел и какво следва да се получи, след като екипът изпълни целта си.
• Произвежда конкретен екипен продукт за сравнително продължително време, например детски играчки, автомобили, перални, хляб, козметични продукти, медицински услуги, юридически услуги, финансови и др. Уникалността на продукта на работния екип е в това, че оказва по-бързо и по-директно влияние върху ефективността и конкурентоспособността на компанията, отколкото един отдел. Обяснението е, че работният екип се грижи не само за производството, но и за подобряване на качеството, усъвършенстване на стандартите, удовлетворяване на изискванията на клиентите и всичко останало най-важно.
• Може да е овластен да управлява, например да съставя бюджет, работни графици, производствени графици, да назначава нови служители, да се самоконтролира.
• Ръководи се от мениджър, чиято роля се различава от традиционната роля на мениджъра на група. Мениджърът на работния екип има отношение към определянето на екипните цели, дава насоки за работа на членовете на екипа, грижи се за екипните процеси (комуникации, вземане на решения и изпълнение на решения), дава обратна връзка и работи за мотивацията и развитието на участниците в екипа.
• Носи обща отговорност за изпълнение на целта.
• Има постоянен и внимателно подбран състав от участници. Тези участници участват не само защото са експерти в нещо, а така също и защото имат силни прояви в някоя от 10-те екипни роли.

Практиката на компаниите в света показва, че подходящите поводи за създаване на работен екип най-често са:

• “Разклатено” финансово здраве на компанията.
• Висок процент на брак в производството.
• Увеличаване на рекламациите и недоволните клиенти.
• Свиване на пазарния дял.
• Слаба координация между отделите (особено по отношение на качеството).
• Влошаване на качеството на продукта.
• Спад в морала (дисциплината, нагласите към компанията).

2. Проектен екип

Проектен екип е екип, който е създаден с предназначението да произведе еднократен резултат.

“Проект” е полагане на временни усилия, за да се създаде уникален продукт. Проектът има конкретна цел, използва ресурси, оперира в конкретно време, има бюджет, както и изисквания за качеството на продукта, който ще създаде.

Проектният екип е традиционна практика в много компании и това е обусловено от политиката на постоянни иновации, внедряване на новости, подобрения и организационни промени в компаниите, както и от самия предмет на дейност и спецификата на работа.

Специфичните характеристики на проектния екип са:

• Статут на организационна единица, независимо от това, че е с временен характер и се разформирова след приключване на проекта. Проектният екип има ясни граници, състав, позиция в организацията, срокове, бюджет, цели, които да изпълнява.
• Управлява се “хоризонтално” (вместо “вертикално”) – мениджърът на проектния екип е част от екипа. В този смисъл изпълнява еднакво добре две роли – на мениджър на проект и на лидер.
• Създава еднократен продукт и работата в него се отличава с нерутинния си характер.
• Включва хора, които са много добри професионалисти в своето направление, но същевременно са и със силни изяви в някоя от възможните 10 екипни роли.
• Поддържа директни връзки с други екипи и звена в компанията, както и извън нея, за да си осигури суровини, информация, пари, технология и други ресурси. Поддържа също така директни връзки с потребителите на крайния продукт на проекта.
• Може да е овластен да се самоуправлява и да взема решения за бюджет, хора, процес на производство, график на работа и т.н.

Практиката на компаниите показва, че подходящите поводи за създаване на проектен екип са:

• При нужда от промяна в продукта и технологията на компанията.
• При нужда от концепция за предстоящата промяна в организацията на работа.
• При предстоящо сертифициране, разширяване на материалната база, ново строителство на офиси или обект и др.

3. Паралелен екип

Паралелен екип е екип, който се създава с предназначението да формулира независими от ръководството препоръки, идеи, предложения във връзка с бързото разрешаване на някакъв проблем в качеството, координацията между отделите, подобряването на изпълнението на някоя дейност в компанията.

Това са все неструктурирани и комплексни (сложни) проблеми и задачи, с които много по-трудно може да се справи който и да е функционален отдел.

За разлика от проектния екип, който има бюджет и срокове, паралелният екип е по-различен. Специфични характеристики на паралелния екип са:

• Динамична организационна единица – няма постоянен състав , разширява се и намалява според конкретния случай. Работи 1-2 седмично или по-рядко, но въпреки това има статут, цели, правила за работа и очаквания за изпълнение на определена цел. Възприема се като “трета” страна, която успява “да разнищи” проблемите, независимо, че в компанията има и други отдели, които работят в същото направление.
• Автономия и овластяване, за да е в състояние да разработи своите идеи, препоръки, предложения.
• Въпреки, че в състава му влизат служители от различни отдели на компанията, сред основните критерии за работа е силната изява на участниците в някоя от 10-те екипни роли.
• Спира да функционира щом представи своите идеи, предложения и препоръки пред колегите от компанията и успее да ги убеди, че са подходящи за разрешаването на съответния проблем.

Практиката на компаниите показва, че подходящите поводи за създаване на паралелен екип са:

• При нужда от разрешаване на някакъв проблем, без да се променя фундаментално структурата на организацията.

4. Мениджърски екип

Мениджърски екип е екип, който се създава с предназначение да подобри координацията между мениджърите на отдели (в “най-високата” йерархия на компанията), за да преодолее натиска на конкурентната среда или да подобри показателите на организационната ефективност.

Мениджърският екип се различава от мениджърския борд или управителен съвет по своите специфични характеристики:

• Има статут на екип, за разлика от мениджърския борд, който е структуриран като традиционна група. Директно управлява ресурси, бюджет, стратегия и бизнес процеси, така че компанията да преодолее конкурентния натиск или да повиши ефективността. За сравнение, в борда, който също извършва оперативно управление, мениджърите най-често следват поведението на “мениджър на отдел”, а не на участник в екип.
• Целта на мениджърския екип е отвъд координацията на дейностите между отделите. Целта е или справяне с конкуренцията (конкретна ситуация), или справяне с ефективността (също конкретна ситуация).
• Всичко друго, което се прави в “мениджърския екип” (както често пъти сега се назовава мениджърския борд) от сорта на изслушване на текуща информация, вземане на оперативни решения и др., не е цел на истинския мениджърски екип.
• Съставът на мениджърския екип е строго фиксиран – в него влизат само мениджъри от висшите нива на компанията, но задължително е да имат силни изяви в някоя от 10-те екипни роли.
• Автономия и овластяване, за да може да се справи с поставената цел.
• Работата на мениджърския екип се управлява от ръководител със силно изявени мениджърски и лидерски способности.
• Ефективността на работа в мениджърския екип е зависима в голяма степен от нагласите на мениджърите за сътрудничество, вместо на съперничество, тъй като мениджърският екип има за цел да разреши конкретен проблем в компанията. За съжаление нерядко се случва така, че не всеки висш мениджър е с готовност да забрави позицията, която заема и това пречи както лично на него да е ефективен участник в мениджърския екип, така и на ефективността на целия екип.

Практиката в различни компании досега показва, че подходящите поводи за създаване на мениджърски екип са:

• Kогато има влошаване на показателите на организационната ефективност.
• Kогато е налице неизпълнение на взети управленски решения, поради “прехвърляне на топката” от един отдел на друг.
• Kогато в компанията има дисфункционални конфликти в мениджърския борд.
• Kогато се появява нов конкурент, който застрашава компанията.
• Kогато липсват свежи идеи в борда и има групово единомислие – символ на влошаване на работата на борда.

5. Неформален екип

Неформален екип е екип, чието предназначение е насърчаването на по-голямо сътрудничество и координация в компанията.

Все повече и повече компании използват неформалния екип като форма на сътрудничество и координация с организации, които са техни клиенти или доставчици, като по този начин се разрешават проблеми, които са все още в зародиш.

Същевременно, участието в неформален екип повишава мотивацията на участниците, съдейства за бързата обратна връзка от страна на доставчици и клиенти, обямана на опит. Често пъти неформалният екип прераства в проектен екип или паралелен екип.

Ето някои специфични характеристики на неформалния екип:

• Статут на екип, но без фиксирани граници. Всички в компанията знаяр, че съществува и работи такъв екип и че от него се очакват определени резултати. Членството в неформалния екип обаче е доброволно, а съставът не е строго фиксиран.
• Възниква спонтанно. Например, група служители са били на семинар, а след завръщането си от него, мениджърът ги насърчава да се обединят в неформален екип, за да развият и обогатят идеите, които са почерпили от семинара в полезна за компанията концепция.
• Участниците в екипа се обединяват в обща работа според техните силни екипни изяви и роли, независимо, че екипът е спонтанен и доброволен.

Практиката показва, че подходящите поводи за инициирането на неформален екип са:

• Липсата на свежа и достоверна информация за мнението на клиенти, доставчици, дистрибутори.
• Отдели, които работят изолирано и сами за себе си.
• Наличие на ентусиасти в компанията, чийто потенциал не се използва достатъчно пълноценно.
• Все още неизползвани начини за стимулиране на сътрудничеството и творчеството на служителите.

Прочети повече: Десетте екипни роли на Христови.