Какво трябва да съдържа добрата длъжностна характеристика?
За да се отговори на този въпрос, е важно да се има предвид следното:
- Длъжностната характеристика е документ, който се отнася до конкретна длъжност в конкретна компания.
- Длъжностната характеристика е ключов инструмент за управлението на изпълнението на служителя, както и за определяне на потребността му от обучение, развитие. Също така, тя служи и за намиране на нов служител, когато длъжността е вакантна.
Това означава, че т.нар. “готови” длъжностни характеристики няма да ти вършат работа. По-добре е да създадеш свои собствени характеристики, валидни само за длъжностите, които съществуват в твоята компания.
Какво следва да включва една добра длъжностна характеристика?
Пет неща:
- Наименование на длъжността;
- Предназначение на длъжността;
- Основни задачи;
- Очаквани резултати;
- Изисквания.
Нека разгледаме по-подробно петте неща, които следва да съдържа добрата длъжностна характеристика.
1. Наименование на длъжността
Може да звучи елементарно, но с наименованието на длъжността започва всичко. То следва правилно да отразява в една или няколко думи каква е длъжността.
Например, ако длъжността вклюва конкретни мениджърски задачи и отговорности, то тогава наименованието може да съдържа думата “Мениджър”. Но ако не включва нищо кой знае какво, което да е свързано с управлението, е безсмислено да се формулира наименование на длъжността от типа “Мениджър по…” Нещо по-скромно, но по-точно като наименование ще свърши по-добра работа.
Наименованието следва да е кратко и да отразява реално същината на длъжността.
2. Предназначение на длъжността
Предназначението на длъжността е кратко резюме на значението, ролята и/или приносите на длъжността за фирмата, продукта, клиентите. Подобно резюме може да е от 1-2 изречения и следва да се постави най-горе в длъжностната характеристика, веднага след наименованието на длъжността.
Целта на предназначението на длъжността е да ориентира човека, който чете длъжностната характеристика относно това за каква точно длъжност, работа, отговорности и резултати става дума.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.3. Основни задачи
Основните задачи на длъжността не са нито задължения, нито правила, нито отговорности, нито изисквания. Аз лично се придържам към правилото, че длъжностната характеристика трябва да включва не повече от десетина основни задачи, а често пъти и много по-малко.
Наскоро ми се наложи да изготвя длъжностна характеристика за една компания, чиято дейност подпомагаме. Цялата работа, която се извършва от тази длъжност сведох до две основни групи задачи.
Колкото по-просто и точно са формулирани основните задачи, толкова по-добре за хората, които ще използват подобна характеристика.
4. Очаквани резултати
“Резултати” са това, което се очаква от изпълнението на основните задачи в длъжностната характеристика. Ако основните задачи са конкретни и точно дефинирани, то да се определят личните отговорности и очакваните резултати няма да е трудно.
Ето един пример от длъжностната характеристика на сервитьор в един ресторант. Една от основните му задачи е “Обслужва гостите на ресторанта според вътрешните стандарти за обслужване”, а резултатът, който собственикът на ресторанта очаква от тази задача е “Удовлетворени клиенти”.
Възможно е, разбира се, личната отговорност и очакваните резултати от работата на сервитьора да се определят и по друг начин. За собственика на въпросния ресторант обаче е от значение сервитьорите да се придържат стриктно към вътрешнофирмени стандарти за обслужване, за да правят клиентите доволни, щастливи и искащи да се върнат отново в ресторанта след време.
Можеш да определяш няколко отговорности за резултати за всяка длъжност. Аз лично се придържам към не повече от три отговорности за определени резултати.
5. Изисквания
Става дума за изисквания най-вече за образование, знания, умения и трудов опит.
Отново въпрос на избор е какъв би искал да е служителят, който заема конкретната длъжност. Затова бъди внимателен, когато пишеш тези изисквания.
Изискванията не бива да са прекалено амбициозни, защото може би няма да можеш да намериш хора с такива профили. От друга страна, изискванията не бива да са и прекалено посредствени. Така че не вдигай и не сваляй драстично летвата на изискванията. Определи изисквания, които са необходими, важни и значими за длъжността.
В резюме
Добрата длъжностна характеристика дава отговори на въпросите:
- Какво е наименованието на длъжността?
- Какво е предназначението на длъжността?
- Каква е работата (основните задачи), която се върши на тази длъжност?
- Какви са резултатите (отговорностите), които се очакват от тази длъжност?
- Какви са изискванията към служителя, който заема тази длъжност?
Успееш ли да се справиш с формулировката на тези пет неща, ще имаш длъжностна характеристика, която ще ти служи като стабилна основа за управлението на хората, които заемат длъжността в твоята организация.
Прочети повече: Пълно ръководство за успешно управление на човешките ресурси.
