Интернет навлезе бързо в живота ни, а успоредно с това и в бизнеса. Най-масовото му приложение е като средство за комуникация под формата на електронна поща. Днес дори и децата имат имейл.
Поради тази причина почти никой не обръща внимание на начина й на употреба. Но именно “малките камъчета обръщат колата”, както се казва в една поговорка още преди появата на Интернет.
Ето защо съм се постарал да събера тези “препъни-камъчета” на едно място с цел да не ги срещате по пътя на бизнеса си.
1. Препълнена поща
Някои собственици на електронни пощенски кутии нямат време да ги проверяват редовно и да изтриват ненужните писма. Това може да доведе до препълването им, като става невъзможно да се получават нови писма. Подобна ситуация влияе лошо на имиджа на фирмата. Освен, че няма да може да изпрати писмо до такава кутия, в повечето случаи подателят ще го получи обратно в собствената си пощенска кутия, което ще изразходва от неговия лимит.
2. Изоставен адрес
Не закривайте тихомълком кутия, от която е водена служебна кореспонденция. (може просто да не я проверявате – резултатът е същият). Ако се отказвате от използването на даден електронен адрес, уведомете партньорите си за това и им дайте новия адрес. Хубаво е (ако съществува техническа възможност) да настроите кутията си автоматично да изпраща кратко съобщение с новия ви адрес на всички, които продължават да ви пишат на стария.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.3. Изпращане на големи по обем прикачени файлове без знанието на получателя
Такова действие би “изяло” голяма част от лимита на пощенската кутия на получателя (още повече, че тя никога не е изцяло празна). Ако не сте поискали предварително съгласието му (или не сте го уведомили преди изпращането), можете да постигнете някой от следните ефекти:
- Той да получи писмото ви, което ще изчерпи голяма част от лимита на пощенската му кутия;
- Той да не го получи, поради недостатъчно свободно място в кутията му. Затова пък много вероятно е вашето огромно писмо да се върне обратно при вас.
4. Липса на конкретно формулиран въпрос
Задаването на общ въпрос, който засяга обширна тема и изисква дълъг отговор е гаранция за липса на удовлетвореност и у двете страни. Питащият няма да получи достатъчно точен отговор. Отговарящият ще се подразни от факта, че ще си губи времето без полза и ще трябва да избира между двата сценария:
- Да отговори с 2-3 реда в същия стил или
- Да осветли темата по-обстойно, да се помъчи да уточни предполагаемия въпрос и да му отговори (без да е сигурен дали точно това е въпроса, който интересува подателя).
И в двата случая липсва удовлетворението, че е помогнал на питащия.
5. Нарушаване на логическата връзка между писмата
Чрез писмата се обменят информация, която е логически свързана. Това е почти същия разговор, който бихме провели “наживо”, но разкъсан във времето.
Отговаряйте на поставените ви в писмото въпроси, преди да зададете своите. Ако само задавате въпроси, без да отговаряте на зададените към вас, това започва да прилича на разпит и показва силно неуважение към кореспондента ви.
Укажете, че текущо разглежданата тема е приключила за вас, преди да преминете към друга.
6. Неочаквано прекъсване на кореспонденцията
Добрият стил на поведение изисква от питащия да укаже ясно кога кореспонденцията прекъсва. Най-лесно това е възможно да стане като се благодари за оказаното съдействие. В противен случай този, който прави услуга (отговаря на питане) не знае какво става: дали писмото му е получено, достатъчно ли е информацията като обем, доволен ли е питащият от отговора, има ли нужда от още информация…
7. Писане на писмата само на латиница
Използването на латиницата се прави с цел да се подсигурите във всички случаи, че получателят ще може да прочете съобщението ви. Много хора обаче забравят, че това е резервния вариант.
Никой не е длъжен да срича писма написани на български език само с латински букви. Добрият стил изисква писмото да бъде написано на кирилица, а допълнително може да е дублирано на латиница.
8. Недобре написани или оформени писмата
Преди да е установен личен контакт сайтът и електронната поща са средствата, чрез които човек представя себе си и фирма във виртуалното пространство. Всички правила, важащи за обикновената кореспонденция са валидни и тук, но въпреки това те все още биват нарушавани, като например:
- Лош правопис или стил на писане;
- Използване на груб разговорен стил или жаргон;
- Липса на обръщение и приветствено заключение в писмото;
- Използване само на главни букви (в Мрежата това е равносилно на крещене);
- Даване на повърхностни отговори на поставени въпроси или изпращане на непълна документация.
9. Използване на емотикони или акроними
Емотиконите са комбинации от знаци, използвани за да изразят чувствата на пишещия (напр. 🙂 ). Акронимите са буквени съкращения на често използвани в общуването (английски) изрази. (Напр. LOL, BTW, 10x). Прилагат се в чат, SMS и e-mail съобщения. Недопустимо е използването им в служебната кореспонденция, понеже рискувате те да не бъдат разбрани или още по-лошо – да бъдат грешно изтълкувани.
10. Спонтанен неконтролиран отговор
Не бързайте да изпратите писмото си веднага след като сте го написали. Прочетете го внимателно открай докрай преди това и проверете дали сте прикачили файловете, ако искате да изпратите такива. Почти всяко писмо има нужда от “доизглаждане”. Бързината с която пишем и фактът, че липсва невербалната комуникация с получателя, налага внимателен подбор на думите и изразите така, че да бъдем разбрани правилно. Ако обсъждате важна или деликатна тема, преценете дали не е по-добре да го направите по телефона или в личен разговор, вместо да рискувате с електронната поща.
11. Голямо закъснение на отговора или липса на отговор
В днешни дни никой не обича да чака. Електронната поща пристига почти веднага да получателя, но минава известно време, преди тя да бъде прегледана от него. Когато това е лична кутия, закъснението може да бъде от порядъка на 3-4 дни. Когато става въпрос за бизнес и водене на служебна кореспонденция, добра практика е проверката на кутията да се извършва няколко пъти на ден, като се отговаря своевременно на получените писма. За тези, които искат да бъдат перфектни трабва да спомена, че съществува софтуер, който проверява периодично съдържанието на пощенската кутия и информира своевременно за новополучени писма.
12. Използване на безплатни пощенски кутии или кутии към чужд домейн за водене на фирмена кореспонденция
Това е доста често срещано явление у нас, но не е добра атестация за фирмата. При начални контакти със западен контрагент първата му работа е да се запознае с фирмата ви, като посети домейна, към който принадлежи електронния ви адрес. Едва ли някой (извън България) би ви приел като сериозен партньор, ако се опитате да водите бизнес-кореспонденция от такава кутия.
13. Създаване на лични пощенски кутии към фирмен домейн
Това е недопустимо, освен в някои случаи, когато са предназначени за лица, свързани неразривно с фирмата (съдружници, собственик) или нещатни сътрудници към фирмата.
14. Смесване на личната със служебната кореспонденция
В писмата си не обсъждайте прекалено лична или поверителна информация, както и трети лица, защото не се знае при кого ще отиде и за какво може да бъде използвано писмото след време.
15. Водене на служебна кореспонденция от лична пощенска кутия
Масова практика у нас е да срещнете идреси от вида име@firma.com на хора, заемащи различни длъжности в съответната фирма. Малко собственици на бизнес, които позволяват такава употреба на фирмения си домейн, обаче се замислят какво би станало, когато този човек бъде преназначен. Той ще получава писма по въпроси, които вече не са в кръга от задълженията му и на които не би могъл да отговаря. Още по-лошо ще бъде ако той не работи вече във фирмата. В този случай пощенската кутия или ще бъде закрита, или няма да можете да я проверявате. Резултатът е, че всички контрагенти, с които е водена кореспонденция от този адрес го знаят и ще използват именно него, но няма да могат да се свържат със съответното длъжностно лице.
Това може да се избегне, като се създават кутии съответстващи на длъжностите, а не на служителите, например: sales@firma.com, info@firma.com, reklama@firma.com, PR@firma.com. Така би се избягнала и следващата по ред грешка.
16. Водене на лична кореспонденция от фирмена пощенска кутия
В този случай пощата ви се намира на фирмения сървър, достъп до който имат служители от IT отдела, а по всяка вероятност и вашите началници. Упражнявайки законен контрол върху фирмената кореспонденция те ще имат достъп и до личната ви кореспонденция, която водите от служебната кутия. Това не е приятно за никого, още повече че не се знае кога и по какъв начин тя може да бъде използвана срещу вас. Освен това в случай, че напуснете работа няма да имате достъп до пощенската си кутия, на която ще ви търсят вашите познати.
